PCs, Laptops, Tablets, Smartphones – Leasen statt Kaufen!
Anfrage Stadtrats-Mitglieder Anne Hübner, Hans Dieter Kaplan, Haimo Liebich, Bettina Messinger und Christian Vorländer (SPD-Fraktion) vom 14.04.2015
Antwort Oberbürgermeister Dieter Reiter:
In Ihrer Anfrage haben Sie folgenden Sachverhalt vorausgeschickt:
„Derzeit werden IT-Geräte bei der Stadt nahezu ausschließlich gekauft und dann auf fünf Jahre abgeschrieben. Dies könnte dazu führen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit technisch veralteten Geräten arbeiten müssen und diese zudem häufigen und aufwendigen Reparaturaufwand auslösen.
Mit dem Modell Leasing würden sich eventuell diese Probleme lösen las- sen. Sollte das Modell Leasing auch wirtschaftlich überzeugen, sollte eine Umsteuerung von Kaufen zu Leasen erfolgen.“
In Ihrer Anfrage bitten Sie die Stadtverwaltung darzulegen, ob PCs, Laptops, Tablets und Smartphones künftig nicht besser geleast als gekauft werden. In der Analyse sind umfassende Aussagen zu Wirtschaftlichkeit, technischer Aktualität der verwendeten Geräte und Verwaltungsaufwand, der beiden Optionen Kaufen (aktuelles Modell) und Leasen (denkbares Zukunftsmodell) zu treffen. Sollte sich das Modell Leasen als das geeignetere herausstellen, sind ein Konzept und eine Zeitschiene zum Umstieg vorzulegen.
Nach eingehender Prüfung kann ich Ihnen Folgendes mitteilen:
Vor einer entsprechenden Darstellung sei darauf hingewiesen, dass die Rahmenverträge über die Lieferung von Hardware für die städtischen Arbeitsplätze im Hoheitsbereich der Landeshauptstadt München (LHM) noch bis zum 11.09.2019 laufen. Der Rahmenvertrag für das Referat für Bildung und Sport läuft noch bis zum 31.12.2017. Erst im Rahmen der jeweiligen Neuausschreibungen könnte ein Umstieg auf ein anderes Vertragsmodell erfolgen. Eine Umstellung während der Vertragslaufzeit ist vergaberechtlich nicht möglich, da dies eine wesentliche Vertragsänderung darstellen würde.
Der aktuelle Vergleich der Optionen „Kauf“ oder „Leasing“ führt zum Ergebnis, dass für eine Entscheidung über den künftigen Weg zeitnah, unter Berücksichtigung der dann aktuellen Marktsituationen bei der Neuausschreibung der Rahmenverträge (Ende 2017 für das Referat für Bildung undSport und im Jahr 2019 für den Hoheitsbereich), jeweils beide Optionen auf den Prüfstand zu stellen sind.
Für die Beschaffung von Smartphones und Tablets stellt sich die Situation anders dar. Hier gibt es einen Rahmenvertrag mit dem Netzprovider zur sogenannten „subventionierten Beschaffung“. Die Handy-Subvention ist ein Zuschuss des Providers zu den Handy-/Tabletanschaffungskosten, um dem Kunden einen Anreiz zum Abschluss eines Nutzungsvertrags für das Netz des jeweiligen Providers zu bieten. Bei einer Vertragsverlängerung kann dann ein „subventionierter“ Umstieg auf ein neues Gerät gewählt werden. Falls keine subventionierte Hardware bestellt wird, erhält die Landeshauptstadt München eine entsprechende Gutschrift. Bei dieser Vertragsgestaltung stellt sich Leasing nicht als Alternative.
Grundsätzlich ist aus heutiger Sicht festzustellen:
Der Hardwaremarkt im IT-Bereich ist aktuell starken Veränderungen ausgesetzt, die nicht nur auf dem rasanten technischen Fortschritt sondern auch auf der Dynamik der Marktpositionierung der Hersteller und der Vertriebswege beruhen. Daher wäre der Versuch einer Projektion der heutigen IST-Situation des Marktes auf die relevanten Jahre 2017 und 2019 nicht sachgerecht für eine künftige Entscheidung.
Im Einzelnen ist auszuführen:
Wirtschaftlichkeit:
Unter Zugrundelegung des aktuellen Informationsangebots eines renommierten Leasinganbieters wäre für den Bereich Arbeitsplatzausstattung auf den ersten Blick die Option Leasing im gesamten 5 Jahreszeitraum um 20,3% und bei einem 4 Jahreszeitraum um 4,5% günstiger als die Option Kauf.
Bei näherer Prüfung zeigt sich jedoch, dass es notwendig ist, das Angebot der Leasingfirma um diverse Ausprägungen zusätzlich zur Basisausführung zu erweitern. Dies zieht entsprechende Zusatzkosten nach sich. Zu diesen Ausprägungen zählen unter anderem die Sicherstellung der Datenlöschung und die Versicherung der dann geleasten Geräte (anstelle der günstigen Elektronikversicherung für Geräte im Eigentum der Landeshauptstadt München). Unter Berücksichtigung aller zusätzlich entstehenden Kosten wäre dann die Option Leasing (bei heutiger Marktsituation) im 5 Jahres- zeitraum um 12% und beim 4 Jahreszeitraum sogar um 27,9% teurer als die Option Kauf.Nach Rücksprache mit der Stadtkämmerei sind bei einer Umstellung von Kauf auf Leasing aus dortiger Sicht keine besonderen Anforderungen zu erfüllen. Insbesondere in steuerlicher Hinsicht gibt es bei der Frage Leasing oder Kauf von Arbeitsplatzausstattung keine besonderen Chancen oder Risiken zu beachten. Allerdings sind auch keine steuerlichen Vorteile bzw. keine Steuerersparnis zu erwarten, da it@M kein steuerpflichtiger Betrieb gewerblicher Art ist.
Technische Aktualität der verwendeten Geräte:
Die Ausstattung eines städtischen Büroarbeitsplatzes setzt sich aus Hard- und Software zusammen. Die Anpassung der eingesetzten Technik auf den aktuellen Stand und die jeweilige Aktualisierung der Software ist sowohl bei der Option „Kauf“ als auch bei „Leasing“ im Rahmen des Ausschreibungs- und Vergabeverfahrens gleichermaßen sicherzustellen.
Verwaltungsaufwand:
Die städtischen Prozesse sind derzeit auf „Kauf“ ausgerichtet und bedürften daher bei einer Umstellung auf „Leasing“ einer Überprüfung und einer entsprechenden Anpassung.
Für den Bereich der Vergabe lässt sich feststellen, dass die zusätzliche Ermittlung der organisatorischen und rechtlichen Anforderungen an Leasing einen einmaligen Mehraufwand darstellt. Inwieweit die Umstellung auch bei weiteren Leasing-Vergaben zu einem dauerhaften Mehraufwand führen würde, kann noch nicht beurteilt werden.
Im Bereich Finanzen führt die Einführung von Leasing zu einer nicht unwesentlichen Erhöhung der Arbeitsvorfälle bei den zu verbuchenden Eingangsrechnungen sowie bei den Zahlungsausgängen. Für eine effiziente Abwicklung dieser zusätzlichen Arbeitsvorfälle wäre eine technische Umstellung in SAP notwendig. Der zusätzliche Aufwand hierfür ist aktuell nicht einschätzbar.
Technische Betreuung:
Die dIKAs in den Fachreferaten und it@M unterstützen auf der Basis aktueller Betriebssystemversionen von Linux (Ubuntu 12.04) und Windows (Windows 7) verschiedene Releases. Wenn die Umstellung auf Leasing zu einem häufigeren Modellwechsel führen sollte, müssten für alle derzeit eingesetzten Releases der LiMux- und der Windowsarbeitsplätze jedes Mal sämtliche Installationsroutinen angepasst und entsprechende Tests füralle Varianten durchgeführt werden – und dies in deutlich kürzeren Zeiträumen.
Leasing würde somit bei der technischen Betreuung der städtischen Arbeitsplätze einen erhöhten Aufwand auslösen.
Zusammenfassend stelle ich fest, dass ich den Dienstleister für Informations- und Telekommunikationstechnik (it@M) beauftragen werde, bei Neuausschreibung der Rahmenverträge im Bereich der Arbeitsplatzausstattung neben der Option „Kauf“ künftig auch die Option „Leasing“ gleichwertig zu prüfen.