Wie steht es um die fristgemäße Behandlung von Stadtratsanträgen seitens der Stadtverwaltung?
Anfrage Stadtrats-Mitglieder Gülseren Demirel, Sabine Krieger und Dr. Florian Roth (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen/Rosa Liste) vom 28.11.2014
Antwort Oberbürgermeister Dieter Reiter:
Auf Ihre Anfrage vom 28.11.2014 nehme ich Bezug.
Darin haben Sie ausgeführt, dass immer wieder Anträge aus dem ehrenamtlichen Stadtrat nicht in der vorgesehenen 3-Monats-Frist behandelt und um keine Fristverlängerung nachgesucht würde. Es sollte eine Bestandsanalyse vorgenommen und ggf. Abläufe und Regelungen geändert werden, damit sowohl die Rechte des demokratisch gewählten Stadtrats gewahrt blieben, als auch für die Verwaltung ein praktikabler Umgang mit Anträgen und Anfragen ermöglicht würde.
Zu den im Einzelnen gestellten Fragen kann ich Ihnen Folgendes mitteilen: Zunächst möchte ich vorausschicken, dass mir die Wahrung und Einhaltung der Rechte der Stadträtinnen und Stadträte ein großes Anliegen ist. Das Direktorium überwacht daher die fristgemäße Bearbeitung und Beantwortung von Stadtratsanträgen und -anfragen durch die Referate und ist bestrebt, das derzeitige Verfahren ständig zu optimieren.
Frage 1:
Wie viele der zwischen 1.1.13 und 31.12.13 gestellten Anträge wurden (in absoluten Zahlen und in Prozenten – und nach federführenden Referaten): a) fristgerecht innerhalb von 3 Monaten
b) innerhalb von 3-6 Monaten
c) innerhalb von 9-12 Monaten
d) innerhalb von mehr als 12 Monaten
e) bisher überhaupt noch nicht behandelt.
Antwort:
Zwischen 1.1.2013 und 31.12.2013 wurden im Direktorium insgesamt 743 Anträge registriert. Die Anzahl der zu behandelnden Anträge (in absoluten Zahlen und Prozenten) differenziert nach den vorgegebenen Behandlungszeiträumen und können Sie folgender Tabelle entnehmen. Der Vollständig-keit halber wurde zusätzlich noch der Zeitraum zwischen 6-9 Monaten aufgenommen.
25% der Anträge wurden innerhalb der seitens der Geschäftsordnung vorgegebenen 3 Monatsfrist behandelt.
29% der Anträge wurden innerhalb von 3-6 Monaten, 12% innerhalb von 6-9 Monaten, 7% innerhalb von 9-12 Monaten sowie 5% innerhalb von mehr als 12 Monaten beantwortet. Der überwiegende Anteil der Anträge wurde im Rahmen der durch die Antragstellerinnen und Antragsteller gewährten Fristverlängerungen erledigt.
20% der Anträge aus dem Jahr 2013 sind derzeit noch offen.
Frage 2:Wie viele Anträge, die vor dem 1.1.13 gestellt wurden, sind noch offen(nach federführenden Referaten in absoluten Zahlen)?Frage 3:
Trifft es zu, dass der Vermerk „Erinn.“ im Intranet-RIS (Rats-Informations-System) bedeutet, dass das Direktorium das Referat an eine nicht pünktlich erfolgte Antragsbehandlung erinnern musste, bei der auch keine vorschriftsmäßige Bitte um Terminverlängerung erfolgte, es sich also eigentlich um einen Verstoß gegen die Geschäftsordnung handelt?
Antwort:
Nicht zwingend, da es durchaus möglich ist, dass die Fachreferate Fristverlängerungen bei den Antragstellerinnen und Antragstellern beantragt haben, dieses jedoch weder dem Direktorium mitgeteilt, noch im RIS eingetragen haben.
Frage 4:
Wie oft wurde im Jahre 2013 in diesem Sinne „erinnert“?
Antwort:
Das Direktorium erinnert alle Referate an die Erledigung der noch offenen Anträge in 5-6-wöchigem Abstand, wenn für diese die geschäftsordnungsmäßige 3-Monats-Frist abgelaufen ist und keine Fristverlängerung beim Antragsteller beantragt, dem Direktorium mitgeteilt sowie im RIS eingetragen wurde. Eine Ermittlung aller Fälle mittels RIS-Abfrage ist nicht möglich. Es wäre vielmehr erforderlich, alle Einzelvorgänge im RIS durchzusehen, was einen unverhältnismäßigen Verwaltungsaufwand darstellt.
Frage 5:
Wie lange dauert es i.d.R. von Antragstellung bis zu dem Zeitpunkt, an dem der Antrag bei der Organisationseinheit vorliegt, die ihn zu behandeln hat?
Antwort:
Ein Antrag geht entweder im RIS oder per Email bei der Antragsregistrierung im Direktorium ein. Von dort wird die Federführung veranlasst und dem zuständigen Referat mit der Nennung der geschäftsordnungsmäßigen Frist übermittelt. Dies dauert im Regelfall 1-2 Werktage.
Im zuständigen Referat dauert es dann je nach Größe und Organisationsstruktur unterschiedlich lange, ca. 1-7 Tage.Frage 6:
Wie lange vor Behandlung im Ausschuss muss die Vorlage wegen ver waltungsinternen Verfahren fertiggestellt sein (und wie sehen diese Verfahren aus?)?
Antwort:
Eine entscheidungsreife Beschlussvorlage muss, je nach Sitzungstag für die Fachausschüsse zwischen 23 und 26 Kalendertage vor der Sitzung im Direktorium angeliefert werden. Für die Vollversammlung muss eine Frist von 20 Kalendertagen eingehalten werden. Diese Fristen sind erforderlich, damit die Vorlagen noch durch den Oberbürgermeister bzw. die Bürgermeister/in nach Prüfung freigegeben werden können und dann noch rechtzeitig vor der Sitzung dem Stadtrat zugestellt werden können (12 Kalendertage vor dem Ausschuss, 6 Kalendertage vor der Vollversammlung).
Die verwaltungsinternen Verfahrensweisen in den Referaten sind unterschiedlich, je nach Größe und Organisationsstruktur des Referats und können zwischen 6 bis 12 Wochen ausmachen.
Frage 7:
Sind aus Sicht der Stadtver waltung die vorgegebenen Fristen in der Regel realistisch?
Antwort:
Drei Monate entsprechen der Muster-Geschäftsordnung des Bayerischen Städtetages. Einem ehrenamtlichen Stadtrat er wächst aus seiner mandatschaftlichen Stellung das Recht auf zügige Behandlung seines Antrags. Daher wurde im Rahmen der Neufassung der Geschäftsordnung zu Beginn dieser Amtsperiode darauf verzichtet, dem Stadtrat eine längere Frist vorzuschlagen. Es ist jedoch nicht zu leugnen, dass die 3-Monatsfrist sicherlich für eine Reihe von Anträgen nicht ausreicht, wenn man die Komplexität einiger Themen in einer Großstadt sowie die Größe der Stadtverwaltung berücksichtigt.
Frage 8:
Wie kann aus Sicht der Stadt die Einhaltung der Geschäftsordnung verbessert (also die Zahl der Fristverlängerungen reduziert und insbesondere die Zahl der nicht erteilten Fristverlängerungen verringert werden) bzw. die Geschäftsordnung angepasst werden?Antwort:
Im Direktorium werden die Anträge und Anfragen hinsichtlich der Einhaltung der Geschäftsordnungsfristen über wacht, um Geschäftsordnungsverstöße zu vermeiden. Allerdings werden sich angesichts der Komplexität einzelner Themen Fristverlängerungen aber sicher nie vermeiden lassen, wenn die Qualität der jetzigen Beschlussvorlagen beibehalten werden soll.
Hinsichtlich einer möglichen Anpassung der Geschäftsordnung siehe Antwort zu Frage 7.
Frage 9:
Sind Sanktionsmöglichkeiten bei flagranter Verletzung der Geschäftsordnung denkbar?
Antwort:
Die Geschäftsordnung des Münchner Stadtrats sieht keine Sanktionsmöglichkeiten vor.