Wie geht die Stadt München mit längerfristigen Erkrankungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern um?
Anfrage Stadtrats-Mitglieder Gülseren Demirel, Lydia Dietrich, Jutta Koller, Dominik Krause und Dr. Florian Roth (Fraktion Bündnis 90/Die Grünen/ Rosa Liste) vom 25.2.2015
Antwort Personal- und Organisationsreferent Dr. Thomas Böhle:
Auf Ihre Anfrage vom 25.2.2015 nehme ich Bezug. Sie haben folgenden Sachverhalt vorausgeschickt:
„Die Landeshauptstadt München ist eine große Arbeitgeberin. Mehr als 30.000 Menschen arbeiten bei der Stadt in den verschiedensten Bereichen. Vom Brunnenbau über die Zweitwohnungssteuer bis zur Schulraumplanung – die Betätigungsfelder bei der Stadt sind vielfältig und anspruchsvoll. Aus diesem Grund versucht die Stadt auch für alle Bereiche die ‚besten Köpfe’ zu gewinnen, welche sich für das Leben und die Menschen in dieser Stadt einsetzen wollen.
Oftmals ist dies jedoch nicht so einfach, Personalengpässe, gesteigerte Fallzahlen, der massive Zuzug, als dies sind Faktoren, die die Arbeit erschweren. Kommen zudem noch längerfristige Erkrankungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dazu, so wird es für alle anderen Personen in den betroffenen Abteilungen um so schwieriger.
Uns wurden einige Fälle aus der Stadtverwaltung bekannt, in denen Personen über einen längeren Zeitraum (>6 Wochen bis zu einem Jahr) krank geschrieben wurden und ihre Stellen in diesem Zeitraum unbesetzt blieben. In diesen Fällen steigt die Belastung für die übrigen Teamkollegen enorm, da diese die zusätzliche Arbeit der erkrankten Kollegin/des erkrankten Kollegen mitschultern müssen. Besonders psychische Erkrankungen haben in den letzten Jahren stark zugenom- men. Im Erkrankungsfall kann es passieren, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oftmals für Monate ausfallen und nicht in der Lage sind, ihre normalen Tätigkeiten zu erledigen. In diesen Fällen muss das Kollegium die fehlenden Kapazitäten auffangen und wenn möglich kompensieren. Es kann jedoch nicht im Sinne der Stadt und der einzelnen Referate sein, wenn viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hier eine gehörige Mehrarbeit leisten müssen, welche durch die Personalmaßnahmen vielleicht mindern ließe.“Frage 1:
Wie hoch ist der Krankenstand an langzeiterkrankten (>6 Wochen) Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Stadtverwaltung – mit der Bitte um Aufschlüsselung auf die einzelnen Referate – einschließlich des Personal- und Erziehungsdienstes?
Frage 2:
Wie haben sich die Fallzahlen von Langzeiterkrankungen in den letzten 10 Jahren entwickelt und wie schätzt die Verwaltung diese für die Zukunft ein?
Antwort:
Zu den krankheitsbedingten Fehlzeiten bei der Landeshauptstadt
München liegen seit 2007 Daten vor, die auf der Basis unseres Perso- nalmanagementsystems ausgewertet werden. Für das Kalenderjahr 2014 sind noch keine belastbaren Daten vorhanden, so dass für die vorliegende Anfrage auf den Datenbestand von 2013, wie er auch im Bericht „Personal 2013: Ziele-Daten-Analysen“ analysiert wurde, zugegriffen wurde.Frage 3:
In wie vielen Fällen von Langzeiterkrankungen konnte eine Stelle über- gangsweise besetzt werden?
Frage 4:
In wie vielen Fällen von Langzeiterkrankungen konnte/wurde die Stelle nicht während der Krankheitsphase übergangsweise besetzt?
Antwort:Die Anzahl der in den Jahren 2007 - 2014 eingerichteten Aushilfsstellen (ausgenommen Bereich RBS-Lehrdienst) wurden mittels der gespeicherten Daten ausgewertet.
Hierbei ist zu berücksichtigen, dass Aushilfsstellen nicht nur aufgrund von Krankheit, sondern auch infolge von Mutterschutz, Wehrdienst, Urlaub etc. eingerichtet werden.
Gemäß den Erfahrungswerten des Bereiches Stellenwirtschaft und Dienst- stellenbetreuuung liegt in ca. drei von vier Fällen dem Antrag auf Aushilfe eine (längerfristige) Erkrankung zugrunde.
Die Anzahl der jährlich insgesamt eingerichteten Aushilfsstellen steigt über die letzten Jahre hinweg stetig an. Der Anteil der unbesetzten Aus- hilfsstellen liegt hingegen seit Jahren konstant bei ca. 25%.
Aufgrund der kurzen Frist haben wir davon Abstand genommen, alle Referate zur Situation zu befragen. Zu den größten Personengruppen, also zum Erziehungs- und zum Lehrdienst, baten wir das RBS um einen kurzen Bericht.
Besonderheit für den Bereich RBS – Erziehungsdienst:
Bei einer Abwesenheit von mehr als 3 Monaten und einer nicht abseh- baren Rückkehr der Stammkraft können im Erziehungsdienst Aushilfe- nstellen beantragt werden.
Im Erziehungsdienst wird nur eine Aushilfenstelle eingerichtet, wenn eine feste Besetzung gefunden wird.
Im Erziehungsdienst werden die Aushilfenstellen ausschließlich aufgrund von Krankheitsausfällen eingerichtet. Vertretungen infolge von Mutterschutz werden über ein Stellenkontingent geregelt. Zu dem gibt es ein Ausfallmanagement für kurzfristige Einsätze (10% des Stammpersonals) sogenannte Hausrouliererstellen an den Ein-
richtungen. Allerdings gibt es die Vorgabe, dass diese Hausroulierer einrichtungsübergreifend im Stadtquartier und bei Bedarf auch in der Region nach Priorisierung eingesetzt werden.
Für den Bereich RBS-Lehrdienst:
Der Geschäftsleitung des Referats für Bildung und Sport liegen leider keine entsprechenden statistischen Daten vor, um eine Aussage treffen zu können, in wie vielen Fällen von Langzeiterkrankungen eine Stelle übergangsweise besetzt bzw. nicht besetzt werden konnte.
Im städtischen Lehrdienst werden für Lehrkräfte, die im Rahmen einer Vertretung befristet eingestellt werden, keine Aushilfsstellen (AH-Stellen)eingerichtet. Vielmehr hat es sich bewährt, dass jeder Schule sogenannte SV-Stellen zugeordnet sind, auf denen die befristet beschäftigten Lehr- kräfte während ihrer Tätigkeit an der Schule geführt sind.
Wir können Ihnen zu näheren Erläuterung nachfolgende Übersicht über die Entwicklung der Anzahl der sogenannten Aushilfslehrkräfte der letzten zehn Schuljahre geben.
Die Einstellung einer befristet beschäftigten Aushilfslehrkraft erfolgt in den Fällen, in denen eine Lehrkraft aus unterschiedlichen Gründen an der Dienstleistung verhindert ist. Als Vertretungsgründe kommen neben der Erkrankung auch Mutterschutz und Elternzeit, unbezahlte Beurlaubungen sowie Freistellungen im Rahmen des Sabbatjahrmodells in Frage. Dabei ist es üblich, dass die Arbeitszeit einer zu vertretenden Lehrkraft auf zwei oder mehr Aushilfslehrkräfte aufgeteilt wird.
Die Geschäftsleitung sowie die jeweils zuständigen pädagogischen Ab- teilungen im RBS bemühen sich dabei stets, die Unterrichtsversorgung an den städtischen Schulen sicherzustellen und so schnell wie mög- lich drohenden Unterrichtsausfall auch extern durch Einstellung ei- ner Aushilfslehrkraft abzudecken. Aus diesem Grund werden auch
Aushilfslehrkräfte für Zeiträume eingestellt, bei denen die Dauer der Erkrankung der Lehrkraft unter sechs Wochen liegt.
Wie aus der Übersicht erkennbar, steigen die Zahlen der Vertretungsfälle kontinuierlich. Dies liegt aber nicht ursächlich an einer steigenden Zahl vonlangfristig erkrankten Lehrkräften, sondern steht auch im Zusammenhang mit der Verjüngung des Kollegiums vor allem an den städtischen allgemein bildenden Schulen. Im Rahmen der allgemeinen gesellschaftlichen Entwicklung, wonach hauptsächlich Frauen den Lehrberuf ergreifen, steigt auch an den städtischen Schulen der Anteil an jungen weiblichen Lehrkräften, die dann Mutterschutz und Elternzeit in Anspruch nehmen. Des gleichen nehmen aber auch immer mehr junge männliche Lehrkräfte die Möglichkeit der Elternzeit in Anspruch, dies oftmals aber nur für Zeit- räume von ein oder zwei Monaten.
Grob geschätzt liegt der Anteil der Krankheitsaushilfen bei etwas mehr als der Hälfte.
Frage 5:
Was sind die Gründe dafür, wenn Stellen nicht vertretungsweise besetzt werden?
Antwort:
Es gibt verschiedene Gründe bzw. Erschwernisse, warum Stellen nicht vertretungsweise besetzt werden können:
-Bei einer Erkrankung steht nicht von vornherein fest, dass es sich um eine Langzeiterkrankung handelt. Vielmehr werden Dienstkräfte von den behandelnden Ärzten bzw. Ärztinnen zunächst meist nur wochenweise krankgeschrieben. Weder der/die Betroffene selbst noch der/die behan- delnde Arzt/Ärztin bzw. Facharzt/Fachärztin können die Dauer der Er- krankung absehen.
-Zudem ist auch die Signalwirkung für die erkrankte Person zu berück- sichtigen. Eine rasche Nachbesetzung könnte auch das Gefühl hervor- rufen, in der Arbeit nicht mehr gebraucht zu werden bzw. sofort
ersetzbar zu sein. Dies kann auch negative Auswirkungen auf den
Genesungsfortschritt des/der Erkrankten haben.
-Für alle Stellen ist eine bestimmte Qualifikation erforderlich. Dies führt in der Regel dazu, dass entsprechend qualifizierte Personen erst gesucht werden müssen. Diese Suche gestaltet sich je nach
Berufsgruppe und Fachrichtung unterschiedlich schwierig. Sofern der Verwaltung keine geeigneten Initiativbewerbungen vorliegen oder das betroffene Referat eine geeignete Ersatzkraft an der Hand hat, kann die Aushilfsstelle nicht sofort besetzt werden. Eine Ausschreibung der Stelle wäre erforderlich, mit der Konsequenz der zeitlichen Verzögerung.Auch grundsätzlich geeignete Personen sind noch einzuarbeiten, was zunächst zu weiterer Belastung der Teamkolleginnen und -kollegen führt. In vielen Aufgabenfeldern wird von einer Einarbeitungszeit von wenigstens einem Jahr ausgegangen. Dieser Aufwand ist immer auch in Relation zur prognostizierten Rückkehr der/des Erkrankten zu setzen.
Frage 6:
Wie sehen die städtischen Richtlinien für übergangsweise Besetzungen von Stellen bei Langzeiterkrankungen aus?
Antwort:
Für die übergangsweise Besetzung von Stellen bei Langzeiterkrankungen gibt es derzeit keine städtischen „Richtlinien“.
Im Akutfall stehen den Dienststellen allerdings folgende Instrumentarien zur Verfügung:
-Umschichten von Personalkapazitäten und/oder Umverteilen von
Aufgaben
-vorübergehende Aufstockung der Wochenarbeitszeit bei Teilzeitkräften, soweit diese dazu bereit sind,
-ggf. Sonderfinanzierung in Fällen erheblicher und gehäufter
Leistungsminderung durch den Sozialfonds
-Schaffung von Aushilfsstellen oder befristeten Stellen,
-Einsatz von Leiharbeitskräften
-ggf. Einsatz von Springern/Roulierern bzw. Abruf von sog. Stellenpools,
Zu den letzten drei Punkten, die der Haushaltsklarheit und -wahrheit dienen, möchten wir folgende Erläuterung anfügen:
Zur Sicherstellung der Aufgabenerfüllung bei Langzeiterkrankungen besteht für die Dienststellen die Möglichkeit, beim Personal- und Organisationsreferat die Einrichtung einer Aushilfsstelle zu beantragen. Die Feststellung des Bedarfs setzt dabei lediglich die Bestätigung der Dienststelle voraus, dass die Erledigung von Aufgaben infolge des krankheitsbedingten Personalausfalls nicht gewährleistet und eine Umschichtung/Verteilung der anfallenden Aufgaben auf andere Dienstkräfte nicht möglich ist bzw. eine Verlängerung der Bearbeitungszeiten nicht akzeptabel ist.
Darüber hinaus hat die Dienststelle das Aufgabenprofil der Aushilfsstelle (weitgehend identische bzw. neue/abgeänderte Aufgaben) festzulegen sowie den Umfang (Nachersatz der vollen Stellenkapazität oder nureiner Teilkapazität), die Dauer (unter bzw. über einem Jahr) sowie die Finanzierung des zusätzlichen Personalbedarfs zu klären.
Abhängig von der Dauer und der Besetzung der Aushilfsstellen wird zwischen der Einrichtung von befristeten Pseudostellen 1(Dauer unter einem Jahr und Besetzung mit Tarifbeschäftigten), befristeten Stellen (Dauer über einem Jahr und Besetzung mit Tarifbeschäftigten) und befristeten Überplanstellen (Dauer unter oder über einem Jahr und Besetzung mit Beamten/innen) unterschieden.
Sofern seitens der Dienststelle mit dem Personal- und Organisationsreferat Vorgespräche bezüglich der Besetzung geführt wurden, kann der Antrag auf Einrichtung einer Aushilfsstelle um einen konkreten Besetzungsvorschlag ergänzt bzw. dem Antrag ein Ausschreibungs-/ Stellenbörsentext beigefügt werden.
Die Einrichtung der Aushilfsstelle durch das Personal- und Organisa- tionsreferat erfolgt i. d. R. umgehend nach Eingang des Antrags der Dienststelle.
Der Einsatz von Leiharbeitskräften kann eine Notlösung sein, um perso- nelle Engpässe kurzfristig zu überwinden. „Auf Leiharbeitsverhältnisse wird auch weiterhin nur unter engen Voraussetzungen in begründeten Ausnahmefällen, z.B. bei unvorhergesehenen Personalengpässen als Urlaubs- oder Krankheitsvertretung oder zur Abfederung von Arbeitsspitzen zurückgegriffen“ (siehe Beschluss VPA vom 17.4.2013/VV vom 2.5.2013 – Sitzungsvorlage Nr. 08-14/V 10440).
In etlichen Bereichen, wo mit sog. Springern/Roulierern oder Stellen- pools regelmäßig Personalausfälle kompensiert werden können, gibt es solche Maßnahmen bereits.
Exemplarisch für Stellenpools ist hier der Bereich RBS-Kindertagesstätten (s. oben, Ausführungen zu Frage 3 und 4) zu nennen.
Vorratsstellen für sog. Springer bzw. Roulierer sind z. B. im RBS, Bereiche Hausmeisterdienst und Sekretariate, vorgetragen.
Die Einrichtung weiterer Stellenpools ist aktuell für folgende Bereiche geplant:-im Sozialreferat, u. a. in den Bereichen Grundsicherung und wirtschaft- liche Jugendhilfe
-sowie im KVR, u.a. im Bürgerbüro und im Bereich Ausländerangele- genheiten.
Gleichwohl ist anzumerken, dass diese Stellenpools vorrangig als „Einar- beitungspools“ eingerichtet werden sollen. Ein Einarbeitungspool verfolgt das Ziel, Personal für die Aufgaben in den jeweiligen Dienststellen so zu qualifizieren, dass offene Stellen möglichst übergangslos nach- besetzt werden können. Durch die frühzeitige unbefristete Einstellung (vor dem eigentlichen Freiwerden der Stelle) kann nach der Einarbeitung die entstandene Lücke geschlossen werden. Längerfristige – auch krankheitsbedingte – Ausfälle können schneller und effizienter kompensiert werden. Dies vermeidet auch eine Mehrbelastung des Bestandspersonals.
Liegt eine erhebliche dauerhafte Leistungseinschränkung vor, kann bei Erfüllung der entsprechenden Voraussetzungen eine anteilige Finanzierung der Personalkosten durch den städtischen Sozialfonds in Frage kommen. Hierbei werden bei der Feststellung der quantitativen Leistungsminderung auch die krankheitsbedingten Fehlzeiten berücksichtigt. Der jeweils angegebene Prozentanteil der Sozialfondsfinanzierung mindert die Personalauszahlungen für die leistungsgeminderte Person. Mit diesen frei gewordenen Finanzmitteln kann die Dienststelle eine personelle Entlastung (z.B. Aushilfe, Leiharbeitskraft) finanzieren.
Frage 7:
Hat die Verwaltung ein Konzept zum Umgang mit Langzeiterkrankungen entwickelt?
Antwort:
Soweit sich die Frage auf den Umgang mit Langzeiterkrankten bezieht, fassen wir an dieser Stelle die Hauptpunkte aus der Dienstvereinbarung zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement zusammen:
Seit dem 1.1.2010 gibt es eine Dienstvereinbarung zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement. Dabei muss allen Beschäftigten, die länger als 6 Wochen krank waren, ein sogenanntes Fürsorgegespräch angeboten werden. Bei durchgängigen Erkrankungen müssen die Personen im
Krankenstand angeschrieben bzw. informiert werden.
Ziel ist, in einem gemeinsamen Gespräch Maßnahmen zu finden, um den Wiedereinstieg zu erleichtern und die Arbeitssituation zu verbessern. Durch diese Gespräche kann ggf. ein schnellerer Wiedereinstieg erfolgen.Zudem kann dieses Gespräch aufzeigen, wie lange eine Erkrankung vor- aussichtlich noch dauern kann. Natürlich nur, wenn dies dem Betroffenen selbst bekannt ist. Dieses Gespräch findet allerdings nur statt, wenn die erkrankte Person dies möchte und dem Gespräch zustimmt. Die Teilnahme ist absolut freiwillig.
Falls die erkrankte Person mit der Dienststelle keinerlei Kontakt auf- nimmt und überhaupt nicht abgeschätzt werden kann, wann mit einem Wiedereinstieg gerechnet werden kann, besteht die Möglichkeit ei- ner amts- bzw. personalärztlichen Untersuchung. Dadurch kann ggf. medizinisch allerdings nur abgeklärt werden, ob die weitere Dauer der Erkrankung eingeschätzt werden kann.
Soweit sich die Frage auf Vertretungsregelungen bzw. Ausfallsicherheiten beziehen sollte, verweisen wir auf die Antwort zu Frage 6.
Frage 8:
Wenn nein, wird ein solches Konzept erstellt?
Antwort:
Siehe Antwort zu Frage 7.
Frage 9:
Wie stellt die Verwaltung sicher, dass keine Überforderung der anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Teams durch den Ausfall von langzeiterkrankten Kolleginnen und Kollegen entsteht?
Antwort:
Aufgrund der Delegation personalwirtschaftlicher und organisatorischer Kompetenzen auf die Referate sind die Fachbereiche verpflichtet, ihre Aufgabenerfüllung so zu planen, dass Aufgabenmenge, Qualität der Aufgabenerfüllung und die zur Verfügung stehenden Ressourcen
(Personalkapazität und Sachmittel) in Einklang stehen und rechtzeitig die notwendigen Schritte für eine sachgerechte Personalausstattung eingeleitet werden. Diese Verantwortung liegt bei den Führungskräften vor Ort. Diese werden durch Geschäftsleitungen, Personalstellen und Fachbereichsleitungen unterstützt.
Die verfügbaren Instrumentarien gilt es verantwortlich zu nutzen (s. Antwort zu Frage 6)Frage 10:
Strebt die Verwaltung an, in Zukunft öfter Stellen von erkrankten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vertretungsweise zu besetzen?
Antwort:
Für die Verwaltung agieren in erster Linie die Referate und Eigenbetriebe in eigener Zuständigkeit. Die Regularien sind grds. bekannt. Wie weit diese auch angewendet werden, liegt nicht im Ermessen des Personal- und Organisationsreferats.
Eine zentrale Problematik bei der Zuschaltung von Ersatzkräften ist immer auch die Finanzierung. Es gibt derzeit für die Referate keine speziellen Finanzmittel, die im Falle einer Erkrankung eingesetzt werden können. Die Steuerung erfolgt in der Regel über die vorhandenen Planmittel. Soweit die Differenz zwischen Plan und Ist z.B. aufgrund von Vakanzen Möglichkeiten bietet, kann das betroffene Referat als Ersatz Kapazität zuschalten. Bei längerfristigen Erkrankungen im Tarifbereich fallen ohnehin keine zusätzlichen Auszahlungen an, wenn die erkrankte Dienstkraft aus der Lohnfortzahlung fällt.
Da das Personal- und Organisationsreferat für das Haushaltsjahr 2016 eine Änderung des Planungsverfahrens Personalkosten auf der Grundlage einer Vollfinanzierung des bereinigten Organisationsstellenplans beabsichtigt, werden künftig Mittel für Krankheitsaushilfen wegen Vakanzen an anderer Stelle in ausreichendem Maß zur Verfügung stehen.
Frage 11:
Wenn ja, wie stellt die Verwaltung sicher, dass diese Vertretungsbesetzungen schnell und unbürokratisch erfolgen?
Antwort:
Siehe Antwort zu Frage 10.
Die Fragen wurden so umfassend wie möglich im Hinblick auf Ihren Wunsch nach einer fristgemäßen Beantwortung bearbeitet. Weiter- gehende Auskünfte konnten mit vertretbarem Aufwand in der Kürze der Zeit nicht eingeholt werden. So ist auch eine stadtweite Abfrage in den Referaten und Eigenbetrieben unterblieben.
Die Gleichstellungsstelle für Frauen hat mit Schreiben vom 2.3.2015 eine Beteiligung erbeten. Die Stellungnahme der Gleichstellungsstelle fürFrauen ist am 20.3.2015 per E-Mail im Personal- und Organisationsreferat eingegangen. Wunschgemäß wird sie unserer Antwort beigefügt.
Die Anlage zur Antwort kann unter http://www.ris-muenchen.de/RII/RII/DOK/ANTRAG/3643427.pdfabgerufen werden
1 Anm.: Eine Pseudostelle ist keine Stelle im haushaltsrechtlichen Sinn. Sie wird dann eingerichtet, wenn das Haushaltsrecht für die Beschäftigung einer Dienstkraft nicht die Einrichtung einer Stelle vorschreibt, es aus Gründen der Übersichtlichkeit des Stellenplans aber sinnvoll erscheint, die Kraft auf einer „stellenähnlichen Konstruktion“ (z. B. Aushilfen-Pseudostelle) zu beschäftigen.