Mit Antrag vom 24.2.2016 haben Sie das Sozialreferat gebeten, gemeinsam mit den Wohlfahrts- und Jugendverbänden ein vereinfachtes Verfahren festzulegen, wonach von Helferinnen und Helfern in der ehrenamtlichen Flüchtlingshilfe lediglich ein einziges erweitertes Führungszeugnis (FZ) beantragt werden muss, das in geeigneter Weise datengeschützt an mehreren Einsatzorten verwendet werden kann. Zudem haben Sie beantragt, dass gemeinsam mit dem Kreisverwaltungsreferat (KVR) ein geeignetes Verfahren zur Beantragung geprüft und dargestellt wird.
Ihr Antrag bezieht sich auf eine laufende Angelegenheit, die in die Zuständigkeit des Oberbürgermeisters fällt. Da sich nach § 60 Abs. 9 S. 1 GeschO Anträge ehrenamtlicher Stadtratsmitglieder nur auf Gegenstände beziehen dürfen, für deren Erledigung der Stadtrat zuständig ist, ist eine beschlussmäßige Behandlung Ihres Antrages im Stadtrat aus Rechtsgründen leider nicht möglich.
Inhaltlich kann ich Ihnen zu Ihrem Antrag vom 24.2.2016 aber Folgendes mitteilen:
Anfang des Jahres haben Abstimmungsgespräche zwischen den betroffenen Fachdienststellen des Sozialreferats und dem Bürgerbüro des Kreisverwaltungsreferates (KVR) stattgefunden, um ein rechtmäßiges, vereinfachtes Verfahren zur Beantragung von einfachen und erweiterten FZ für ehrenamtlich tätige Personen zu erarbeiten.
Die Ergebnisse dieses Fachaustausches fließen derzeit in eine neue Dienstanweisung ein.
Vorab sei jedoch erwähnt, dass der in der neuen Dienstanweisung niedergelegte Verfahrensablauf zur Beantragung von (erweiterten) FZ – wie in Ihrem Antrag gefordert – bereits sicherstellt, dass von ehrenamtlich tätigen Helferinnen und Helfern lediglich ein (erweitertes) FZ beantragt werden muss und nicht mehrere FZ vorgelegt werden müssen, wenn sich die Ehrenamtlichen an verschiedenen Standorten oder in verschiedenen Projekten engagieren.
Bei der Beantragung eines FZ handelt es sich um einen datenschutzrechtlich äußerst sensiblen Vorgang, bei dem aus rechtlichen Gründen danach zu differenzieren ist, ob die ehrenamtlich tätige Person unter unmittelbarer Verantwortung und Weisungsbefugnis des Sozialreferates oder aber eines freien Trägers tätig ist.
Erfolgt der Einsatz der Ehrenamtlichen unter unmittelbarer Verantwortung und Weisungsbefugnis des Sozialreferates, kann die Beantragung des FZ durch die Ehrenamtlichen nach Absprache mit dem Bürgerbüro des KVR in einem vereinfachten Verfahren über die jeweiligen Fachdienststellen des Sozialreferates erfolgen. Es handelt sich in dieser Konstellation um ein (erweitertes) Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde, das nach der Antragstellung zunächst unmittelbar vom Bundesamt für Justiz an die jeweilige Fachdienststelle des Sozialreferates, über welche die persönliche Beantragung durch den Ehrenamtlichen erfolgt ist, gesendet wird.
Nachdem die Fachdienststelle Einsicht in das FZ genommen und diese Einsichtnahme entsprechend dokumentiert hat, wird das FZ dem Ehrenamtlichen zugesendet. Dieser kann das FZ sodann bei Bedarf zur Vorlage bei weiteren Organisationen verwenden.
Erfolgt der Einsatz der Ehrenamtlichen unter unmittelbarer Verantwortung und Weisungsbefugnis eines freien Trägers, kann das Verfahren zur Beantragung des FZ aus Rechtsgründen – auch nach Absprache mit dem Bürgerbüro des KVR – nicht über das vorgenannte, vereinfachte Verfahren erfolgen. Vielmehr muss die Beantragung des FZ über das jeweils zuständige Bürgerbüro des Wohnsitzes der Ehrenamtlichen als Antragsteller ablaufen. Da das FZ in dieser Konstellation nicht der Vorlage bei einer Fachdienststelle des Sozialreferates als Behörde, sondern zur Vorlage bei einem freien Träger dient, handelt es sich in diesem Fall nicht um ein FZ zur Vorlage bei einer Behörde, sondern um ein FZ zu privaten Zwecken. Dieses wird nach der Beantragung bei dem zuständigen Bürgerbüro vom Bundesamt für Justiz direkt dem Antragsteller übersendet. Dieser kann das FZ sodann zur Vorlage bei mehreren Organisationen/Trägern verwenden. Denn auch die freien Träger dürfen vor der Tätigkeitsaufnahme nur Einsicht in das FZ nehmen und diese Einsichtnahme dokumentieren, dürfen das FZ aber nicht einbehalten.
Demnach ist in jedem Fall, d.h. sowohl bei einem Einsatz von Helferinnen und Helfern unter unmittelbarer Verantwortung des Sozialreferates als auch