Personalaufwand für die städtische IT
Anfrage Stadtrats-Mitglieder Anne Hübner, Hans Dieter Kaplan, Bettina Messinger, Alexander Reissl, Klaus Peter Rupp und Beatrix Zurek (SPD-Fraktion) vom 12.11.2015
Antwort Bürgermeisterin Christine Strobl:
Ihrer Anfrage haben Sie folgenden Sachverhalt zugrunde gelegt:
„Der finanzielle Aufwand für die städtischen IT-Leistungen ist erheblich an- gestiegen. Mit dem sogenannten Drei-Häuser-Konzept ist auch die Zahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der städtischen IT stark angestiegen. Zusätzlich vergibt die Stadt Werkaufträge zur Unterstützung der städti- schen IT-Abteilungen.“
Vorausschickend möchte ich darauf hinweisen, dass sich der Bedarf an Fachanwendungen stadtweit in den letzten Jahren signifikant erhöht hat (2013: 300 Vorhaben/2014: 330 Vorhaben/2015: 350 Vorhaben/2016: 360 Vorhaben). Nicht zuletzt dadurch bedingt ist, dass sich im technischen Infrastrukturbereich (z. B. Server, Speicherkapazität, Archivierung) ebenfalls ein signifikanter Anstieg der Bedarfe ergeben hat. Zudem ist durch die Umorganisation der IT in den Jahren 2007 bis 2012 ein erheblicher Stau bei den Reinvestitionen entstanden. Diese Faktoren führten zu einer deutlichen Steigerung der Arbeitslast und somit auch zu einem erhöhten Bedarf an internen und externen Kräften in der IT.
Derzeit untersucht ein externer Gutachter die Wirtschaftlichkeit der IT. Im Rahmen der Begutachtung wird auch die Wirtschaftlichkeit der IT insgesamt und in der Entwicklung in den letzten Jahren überprüft. Konkret wird unter anderem analysiert, ob die Personalkapazitäten für die Wahrnehmung der Aufgaben angemessen sind, welche Branchen und Unternehmen in welcher Größe vergleichbar mit der LHM wären und was das für die IT der LHM bedeutet. Antworten werden vom Gutachter ebenfalls zu folgenden Fragestellungen erwartet: Welcher Anteil an IT ist angemessen für die Großstadtverwaltung LHM? Was benötigt die IT der LHM an Kernkompetenz, d. h. was muss sie selbst machen und welche Möglichkeiten gibt es, externe Partner einzubeziehen?
Erst wenn diese Untersuchungsergebnisse vorliegen, können fundierte Einschätzungen zu den Zahlen getroffen werden, die mit dieser Anfrage geliefert werden.Zu den im Einzelnen gestellten Fragen kann ich Ihnen Folgendes mitteilen:
Frage 1:
Wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten in den dIKAs der Refe- rate und Eigenbetriebe?
Frage 2:
Wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten bei STRAC im Direkto- rium?
Frage 3:
Wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten bei it@M?
Antwort zu den Fragen 1-3:
Bitte beachten Sie, dass die reine Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter keinen Rückschluss auf die tatsächlich vorhandenen Kapazitäten erlaubt. Dies ist nur durch die sogenannte Vollzeitäquivalente (VZÄ) möglich, die daher ergänzend ausgewiesen ist. Die Anzahl der Vollzeitäquivalente wird durch die tatsächliche Arbeitszeit der beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (z. B. Vollzeit = 1 VZÄ) berechnet. So kommt es zu Angaben im Dezimalbereich.
Frage 4:
Welche jährlichen Auftragswerte haben die Werkverträge mit IT-Dienstlei- stern, die die dIKAs, STRAC und it@M unterstützen?
Antwort:
Zur Unterstützung der städtischen IT-Abteilungen kommen sehr häufig Dienstleistungsverträge gemäß den Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Dienstleistungen (EVB-IT-Dienstleistung) in Form von Rahmenverträgen zur Anwendung, die dem Auftraggeber über einen bestimmten Zeitraum ein definiertes Leistungsspektrum zu fest vereinbarten Konditionen vom Auftragnehmer sichern (z. B. für den Bereich SAP, fürProjektmanagement und Leitung oder zur Beratung in der Anwendungsentwicklung). Die konkrete Beauftragung erfolgt dann durch Einzelabruf z. B. eines Referates. Die Landeshauptstadt München sichert sich hierbei durch die Bündelung stadtweiter Bedarfe erhebliche Kostenvorteile und Planungssicherheit.
Im Jahr 2014 wurden im Sinne obiger Frage externe IT-Dienstleistungen durch die dIKAs, it@M und STRAC in Höhe von ca. 60 Mio. Euro inkl. Umsatzsteuer in Anspruch genommen.
Frage 5:
Mit wie vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern arbeiten diese Dienstlei- ster für die städtische IT?
Antwort:
Die reine Anzahl der externen Kräfte erlaubt auch hier keinen Rückschluss auf die tatsächlich vorhandenen Kapazitäten. Dies ist, wie bereits in der Antwort zu den Fragen 1-3 beschrieben, nur über die Angabe der Vollzeitäquivalente (VZÄ) möglich. Die Anzahl der VZÄ ist daher ergänzend ausgewiesen. Zudem sind externe Kräfte in der Regel nicht dauerhaft, sondern lediglich über einen definierten Zeitraum beschäftigt.
Dabei sind die Gründe für einen Einsatz von externen Kräften vielfältig und in den überwiegenden Fällen sogar unabweisbar. Dies trifft nach verwaltungsinterner Einschätzung auf ca. 3/4 der unten angegebenen Kapazitäten zu. Umgekehrt wird das verbleibende Viertel der externen Kapazitäten auf meine Initiative hin sukzessive durch internes Personal ersetzt.
Aus sachlichen Gründen unabweisbar ist ein Einsatz von externen Kräften, wenn Spezial-Know-How in unregelmäßigen Abständen, einmalig, stunden- bzw. tageweise benötigt wird oder ein Einsatz in einem kritischen Projekt erfolgt oder durch Stadtratsbeschluss beauftragt wird (z. B. externer Controller).
Aus personellen Gründen unabweisbar ist ein Einsatz von externen Kräften zur Abfederung von Spitzenauslastungen, Überbrückung bis zur Stellenbesetzung bei nicht verschiebbaren Aufgaben, längerer ungeplanter Abwesenheiten oder bei bereits begonnener Projektarbeit, die nicht zurückgestellt werden kann.
Bei den dIKAs der Referate und Eigenbetriebe, beim Referat für Bildung und Sport (RBS-ZIB), dem technischen Dienstleister it@M und STRAC im Direktorium waren in einer Momentaufnahme im Januar/Februar 2016 insgesamt 250 VZÄ (ca. 375 externe Kräfte) eingesetzt.Frage 6:
Verfügt die Stadt über Benchmark-Werte vergleichbarer deutscher Städte oder größerer Unternehmen, ggf. auch städtischer Tochterunternehmen.
Antwort:
Erfahrungsgemäß sind Benchmark-Werte auf Grund der kommunalen Größenordnung und Aufgabenstruktur der Landeshauptstadt München oftmals nur bedingt als Maßstab oder zur Orientierung geeignet. Dies gilt für die Vergleichsringe der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGST) auf nationaler Ebene ebenso wie auch für die internationale Gartner-Studie, deren Fokus auf europäischen Städten liegt, allerdings ohne deutsche.
Bei größeren Unternehmen differiert der Einsatz externer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stark. Dies ist aber auch branchenabhängig. Teilweise sind vergleichbar viele Externe wie Interne im Einsatz. Echte Benchmarks müssten noch aufgebaut werden.
Bei den Stadtwerken München (SWM) wurde ebenfalls um Vergleichswerte angefragt. Aus dem Antwortschreiben der SWM, Bereich Informations- und Prozesstechnik (S-IP), werden hierzu die wesentlichen Aussagen wiedergegeben:
Der Umsatz des Bereichs Informations- und Prozesstechnik hat sich in den letzten 10 Jahren auf etwa 100 Mio. p.a. verdoppelt, das Projektvolumen steigt (auf zuletzt >100 Mio. p.a.) ebenfalls kontinuierlich an und auch die Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in diesem Bereich hat sich in den letzten 10 Jahren verdoppelt.
Um das steigende Auftragsvolumen und die ebenfalls zunehmende Komplexität der Anwendungslandschaft beherrschbar zu halten, hat S-IP seine Ablauforganisation in den letzten Jahren bereichsübergreifend vereinheitlicht, standardisierte IT-Prozesse eingeführt und das zugehörige Managementsystem in 2014 nach ISO20000 durch den TÜV Süd zertifizieren lassen.
Bei S-IP gibt es bisher kein „outsourcing“ von kompletten IT-Leistungsbestandteilen, sondern nur ein „outtasking“.
Auch bei S-IP sind in erheblichem Umfang externe Kräfte im Einsatz. Der externe Anteil in Relation zum internen ist dabei ganz unterschiedlich hoch. Während beispielsweise im commodity Geschäft wie der Wartung der Speichersysteme oder dem Austausch von PCs und Notebooks am
Arbeitsplatz der externe Anteil sehr hoch ist, kann es im Bereich der Appli-kationsentwicklung ganz unterschiedlich aussehen: Standard Fehlerbehebung, Testen etc. werden häufig nach außen vergeben, innovative Themen, bei denen die SWM einen Wettbewerbsvorteil generieren möchten (mobile Lösungen, Webentwicklung, app-Entwicklung für die MVG etc.) werden immer mit einem ausreichend großen internen MA-Stamm besetzt, um den Know-How Aufbau sicherzustellen.
In einem Audit durch den Lehrstuhl Informatik der TUM wurde kürzlich bestätigt, dass das Verhältnis von externen zu internen MA im Bereich Anwendungen (IT-Projekte, Einführung und Entwicklung von Business Applikationen) im Mittel bei etwa 50:50 liegt.
Bei länger absehbarem externen Bedarf (z. B. bei Spezial-Know-How im SAP Umfeld oder der Schutz- und Kraftwerks- oder Netzleittechnik) werden auch Rahmenverträge mit Externen eingegangen.
Insgesamt ist es aber unbefriedigend, dass es derzeit keinen „Vergleichsmaßstab“ für die Landeshauptstadt München gibt. Diesen Umstand hat die Landeshauptstadt München aktiv angegangen. Es gibt konkret die Bestrebung, mit einer der Einwohnerzahl vergleichbaren deutschen Großstadt in Zusammenarbeit zu gehen. Erwartet werden Aussagen insbesondere zur Transparenz und Vergleichbarkeit der Kostenstrukturen.