Stellenbesetzung in der Zulassungsstelle?
Anfrage Stadtrats-Mitglieder Professor Dr. Jörg Hoffmann, Dr. Michael Mattar, Gabriele Neff, Thomas Ranft und Wolfgang Zeilnhofer (Fraktion FDP – HUT) vom 19.3.2019
Antwort Kreisverwaltungsreferent Dr. Thomas Böhle:
In Ihrer Anfrage vom 19.03.2019 führen Sie Folgendes aus:
„Die Zustände in der Kfz-Zulassungsstelle des Kreisverwaltungsreferates sind unhaltbar. Dass erst ab Juli wieder regulär Termine zu bekommen sind, zeigt sehr deutlich die Defizite in der Personalplanung und -steuerung des KVR auf.
Wie gestern der Presse zu entnehmen war, bieten angeblich andere Abteilungen im KVR oder andere Referate der Stadtverwaltung attraktivere Arbeitsplätze als die Kfz-Zulassungsstelle. Dies führe mit zu der erheblichen Unterbesetzung von derzeit 28 Stellen. Davon würden 5 ‚demnächst‘ neu besetzt.“
Zu Ihrer Anfrage nimmt das Kreisverwaltungsreferat im Auftrag des Herrn Oberbürgermeister wie folgt Stellung:
Die Anfrage zeigt ein nicht korrektes Bild der Personalplanung sowie der Personalsteuerung in der Fahrerlaubnisbehörde. Die Anfrage geht von der unzutreffenden Annahme aus, dass in der Kfz-Zulassungsstelle 28 Stellen unbesetzt und Termine generell erst Ende Juli zu erhalten seien. Die von Ihnen erwähnte Presseberichterstattung betrifft jedoch offensichtlich nicht die Kfz-Zulassungsstelle, sondern den Allgemeinschalterbereich der Fahrerlaubnisbehörde (KVR II/442).
Die Situation in der Fahrerlaubnisbehörde stellt sich wie folgt dar:
Im zweiten Halbjahr 2018 kam es zu vom KVR nicht beeinflussbaren personellen Veränderungen im Personalstand (Elternzeit, Wechsel zu wohnortnahen Arbeitgebern und Umsetzung auf höher bewertete Posten). Die Nachbesetzung der offenen Stellen wurde umgehend in Angriff genommen. Die Besetzungen haben sich aus unterschiedlichen Gründen, die das KVR nicht zu vertreten hatte (unter anderem Kündigungsfristen der ausgewählten Bewerberinnen und Bewerber) verzögert. Insofern wird der Vorwurf von „Defiziten in der Personalplanung und -steuerung des KVR“ ausdrücklich zurückgewiesen.Die „Ausbuchung“ bis Juli betrifft nur langfristig buchbare Termine, welche für die Kundinnen und Kunden vorgesehen sind, die ihr Anliegen in der Regel mehrere Wochen im Voraus planen können (zum Beispiel Erstantrag für einen Führerschein, Internationaler Führerschein für eine bereits länger gebuchte Auslandsreise). Um auch für kurzfristige Anliegen Termine anbieten zu können, werden die zur Verfügung stehenden Termine gestaffelt freigeschaltet (lang-, mittel- und kurzfristig). So werden jeden Tag Termine für die übernächste Woche online zur Buchung zur Verfügung gestellt, ein weiteres Terminkontingent wird kurzfristig für den gleichen Tag eingestellt. Zusätzlich werden je nach Personalstand weitere Termine für Spontanvorsprachen vorgehalten.
Bei unabweisbaren Notfällen (zum Beispiel beruflichen Notwendigkeiten oder unmittelbar bevorstehenden Auslandsreisen) erhalten Vorsprechende nach wie vor einen Notfalltermin.
Zusammenfassend ist festzustellen, dass in der Fahrerlaubnisbehörde langfristig, mittel- und kurzfristig Termine angeboten werden und die Annahme, dass erst wieder ab Juli regulär Termine zu bekommen sind, nicht zutrifft.
Die einzelnen Fragen können wie folgt beantwortet werden:
Frage 1:
Bis wann ist vorgesehen die restlichen 23 offenen Stellen zu besetzen?
Antwort:
Bis wann die restlichen 23 offenen Stellen besetzt werden können, hängt von nicht beeinflussbaren Faktoren wie zum Beispiel den Kündigungsfristen von ausgewählten externen Bewerberinnen und Bewerbern ab. Nach wie vor finden regelmäßig Vorstellungsrunden für die Nachbesetzung der noch offenen Stellen statt. Eine genaue Prognose ist leider kaum möglich.
Frage 2:
Wie gedenkt das KVR die langen Wartezeiten in den Griff zu bekommen?
Antwort:
Die Fahrerlaubnisbehörde hat in den vergangenen Monaten bereits eine Vielzahl von Maßnahmen ergriffen, um das Angebot an Terminen für die Bürgerinnen und Bürger auszuweiten und die personelle Unterdeckung auszugleichen.So wurden beispielsweise folgende kurzfristig aber auch langfristig wirkende Maßnahmen ergriffen bzw. eingeleitet:
Zur Eröffnung weiterer Terminspuren wurde aus dem Bereich der Begutachtung Personal zugeschaltet. Um zu verhindern, dass dort unverhältnismäßig große Rückstände und lange Wartezeiten entstehen, übernimmt wiederum die sog. Bescheidgruppe Termine der zugeschalteten Kräfte aus der Begutachtung. Zudem wurde ein Kollege, der früher im Bereich des Allgemeinschalters tätig war, aus dem Bereich der Außerbetriebsetzung der Zulassungsbehörde in den Allgemeinschalter der Fahrerlaubnisbehörde abgeordnet.
Die Servicezeiten wurden um zwei Stunden erweitert (Montag von 13 bis 14 Uhr und Donnerstag 7.30 bis 8.30 Uhr).
Es wurden zusätzlich 3 Nachwuchskräfte angefordert, welche nach einer komprimierten Sondereinarbeitung einfache Vorgänge selbständig übernehmen konnten. Insgesamt waren am Allgemeinschalter 5 AnwärterInnen und bei der Führerscheinaushändigung 4 AnwärterInnen eingesetzt.
Die gebuchten Termine wurden auf Doppelbuchungen hin überprüft, Doppelbuchungen gelöscht. Die Programmierung einer „Erinnerungsmail“ wurde in Auftrag gegeben, damit Kundinnen und Kunden, welche ihren Termin nicht mehr benötigen, diesen wieder zur Onlinebuchung freigeben.
Die für einige Dienstleistungen angesetzten Terminfenster wurden gekürzt, für einige kurze Dienstleistungen das Erfordernis einer Terminvorsprache abgeschafft. So ist die Beantragung einer Karteikartenabschrift jetzt telefonisch/schriftlich ohne Termin möglich.
Die sog. langfristigen Termine wurden reduziert, während das Angebot der kurzfristigen und mittelfristigen Termine deutlich erhöht wurde. Langfristige Termine werden für einen Zeitraum bis zu 100 Tagen im Voraus angeboten. Als mittelfristig ist eine Terminbuchung in einem Zeitraum von einer bis zwei Wochen anzusehen. Kurzfristige Termine werden am vorherigen Tag bzw. auch noch am selben Tag angeboten. Je nach Personalstand werden tagesaktuell noch einige Termine für Spontanvorsprachen reserviert. Durch das Freischalten von Terminspuren in Intervallen entstehen für die Kundinnen und Kunden grundsätzlich kurze Wartezeiten auf einen Termin. Allerdings hängt dies davon ab, wann die Kundinnen und Kunden im Internet einen Termin suchen. Je weiter der Zeitpunkt der Terminsuche vom Zeitpunkt der Freischaltung der Termine liegt, desto höher ist die Wahr-scheinlichkeit, dass auf der Terminbuchungsseite im Internet keine oder nur noch sehr wenig freie Termine erscheinen. Der im ersteren Fall entstehende Eindruck, dass alle Termine in den nächsten drei Monaten vergeben sind, täuscht jedoch. Aus diesem Grund wird im Internet gesondert darauf hingewiesen, dass auch tagesaktuell noch Termine freigeschaltet werden. Eine andere Darstellung der Buchungssituation und des Terminkalenders ist mit dem aktuell im Einsatz befindlichen Programm nicht möglich.
Die Fahrerlaubnisbehörde wird auch weiterhin sämtliche organisatorischen und personellen Maßnahmen ergreifen, welche zu einer Verbesserung der Situation führen können. Eine nachhaltige, spürbare Verbesserung des Terminangebots wird sich allerdings erst dann ergeben, wenn die neuen Kolleginnen und Kollegen ihren Dienst angetreten haben, eingearbeitet sind und so das Terminangebot quantitativ erweitert werden kann.
Frage 3:
Wann ist die Einführung einer Gleitzeit auch in der Kfz-Zulassungsstelle vorgesehen?
Antwort:
In den Parteiverkehrsbereichen des Kreisverwaltungsreferates gilt grundsätzlich die „gleitende Arbeitszeit“, allerdings mit der Einschränkung, dass dienstliche Interessen nicht entgegen stehen. Bei festen Öffnungszeiten mit Parteiverkehr ist es unvermeidbar, dass die Beschäftigten gewissen Einschränkungen hinsichtlich der Anwesenheitszeiten unterliegen.
Frage 4:
Welche weiteren Personalmaßnahmen und -steuerungsmaßnahmen sind vorgesehen, um die innerbehördliche Attraktivität der Arbeitsplätze in der Kfz-Zulassungsstelle zu steigern?
Antwort:
Die Arbeitsplätze in der Fahrerlaubnisbehörde sind von ihrer Einwertung her nicht unattraktiv, die Fluktuation war bisher eher im gesamtstädtischen Durchschnitt angesiedelt; die Ursachen der eingangs geschilderten schwierigen Personalsituation (Wechsel auf höher bewertete Dienstposten und zu wohnortnahen externen Arbeitgebern, Elternzeit) sind auch Ausdruck einer persönlichen Entwicklung, die unterschiedliche Beweggründe haben kann. Zudem ist die Einwertung von Stellen an tarifrechtliche und beamtenrechtliche Parameter gebunden und daher nicht beeinflussbar.Um ähnlich schwierigen, kaum steuerbaren Personalsituationen besser begegnen zu können, werden im Kreisverwaltungsreferat im Rahmen einer Organisationsuntersuchung derzeit verschiedene Maßnahmen geprüft. So ist geplant, die zeitaufwändige Teilnahme am Beschäftigtenlehrgang I durch den Besuch des Zertifikatslehrgang Verwaltung (ZLV) zu ersetzen, wie das bereits in anderen Parteiverkehrsbereichen geschehen ist.
Abgesehen davon hat das Kreisverwaltungsreferat schon seit längerem im Benehmen mit Herrn Oberbürgermeister und dem Personal- und Organisationsreferenten bislang ohne Erfolg Bemühungen unternommen, den Belastungen in den Parteiverkehrsbereichen durch finanzielle Anreize, sprich der Zulage für erschwerten Parteiverkehr (ZEP), gerecht zu werden. Ich werde dem Stadtrat hierzu in Kürze einen weiteren Vorschlag unterbreiten.
Die zeitnahe Nachbesetzung freier Stellen stößt aufgrund des bekannten Mangels an qualifizierten Arbeitskräften jedoch auch in vielen anderen Bereichen der Stadtverwaltung sowie in der Privatwirtschaft derzeit auf Probleme.