Arbeitsplatzkosten transparent darlegen!
Anfrage Stadtrats-Mitglieder Sabine Bär und Hans Hammer (CSU-Fraktion) vom 19.4.2021
Antwort IT-Referent Thomas Bönig:
In Ihrer Anfrage haben Sie folgenden Sachverhalt vorausgeschickt: „Die Corona-Pandemie hat der Stadtverwaltungen einen enormen Schub in Sachen Digitalisierung gegeben. Dennoch sind weitere Entwicklungs- schritte hin zu einer voll digitalisierten Stadtverwaltung wichtig. Um dem Stadtrat die Entscheidungen über Projekte und Maßnahmen zu erleichtern, ist die Beantwortung einiger Fragen nötig.“
Zu den im Einzelnen gestellten Fragen kann ich Ihnen Folgendes mitteilen:
Frage 1:
Wieviel Geld gibt die Landeshauptstadt München im Durchschnitt für ITK-Ausstattung für einen Arbeitsplatz aus?
Antwort:
Wir gehen für die Kostenbetrachtung von den Standard-ITK-Arbeitsplatzausstattungen aus, der aus der Basis Hard- und Software-Ausstattung sowie Telefon und Druckdiensten besteht. Wo bekannt, geben wir hier auch Vergleichswerte aus den jeweiligen Benchmarks an.
Die Kosten für einen IT-Arbeitsplatz bei der LHM lagen im Jahr 2019 bei 60,10 Euro pro Monat. Für Mobilgeräte fallen bei der LHM pro Monat 3,42 Euro an (Organisationen der Vergleichsgruppe zwischen 3,37 und 8,04 Euro).
Für Telefonie fallen 14,92 Euro (Organisationen der Vergleichsgruppe zwischen 9,82 und 17,15 Euro) pro Arbeitsplatz an.
Stockwerksdrucker werden von mehreren IT-Arbeitsplätzen genutzt. Somit verteilen sich die monatlichen Kosten von 178,81 Euro (Organisationen der Vergleichsgruppe zwischen 134,65 und 227,69 Euro) auf die IT-Arbeitsplätze.
Die monatlichen Kosten für einen IT-Arbeitsplatz belaufen sich mit Telefon und Druckmöglichkeit (Annahme: 50 IT-Arbeitsplätze/Netzdrucker) auf 78,60 Euro.
Bei dem Betrag von 78,60 Euro für einen IT-Arbeitsplatz handelt es sich um einen Betrag, der im Rahmen des IT-Benchmarkings kostenmäßig aufein vergleichbares Niveau mit den Organisationen/Unternehmen der Vergleichsgruppe gebracht wurde. D.h. wir haben um eine Vergleichbarkeit unserer Zahlen zu denen der Marktteilnehmer herstellen zu können, die LHM-spezifischen Kostenelemente (wie z.B. die Steuerungsumlage) herausgenommen. Diese spezifischen Kostenelemente werden bei allen Teilnehmern eines Benchmarks herausgenommen, um die Kosten mit denen anderer Organisationen seriös vergleichen zu können.
Die Kosten pro IT-Arbeitsplatz inklusive der im IT-Benchmarking herausgerechneten Kostenelemente liegen bei 123,90 Euro.
Frage 2:
Gibt es Zahlen von anderen Kommunen in Deutschland für deren Kosten zu Frage 1?
Antwort:
Wir haben in den Jahren 2018 und 2019 im Rahmen des IT-Benchmarkings unsere IT-Kosten und Leistungen in ausgewählten IT-Services mit anderen Organisationen verglichen. Die Gruppe der Vergleichsorganisationen besteht überwiegend aus öffentlichen Dienstleistern. Es sind aber auch wenige Industrieunternehmen und ein Energieerzeuger dabei, um die allgemeine Marktüblichkeit besser berücksichtigen zu können.
Ergänzend zu den aus unserer Sicht sehr detaillierten Ergebnissen aus dem IT-Benchmarking gibt es für die IT der LHM noch eine Feststellung vom Bayerischen Kommunalen Prüfungsverband zu den Kosten pro Arbeitsplatz. Diese werden mit 6.055 Euro für das Jahr 2019 festgestellt, wobei hier die Gesamtkosten der IT, also u.a. auch arbeitsplatzfremde Kosten wie Investitionen in Infrastruktur, Kosten für Digitalisierungsprojekte sowie Steuerungsumlagen, mit der Anzahl der Arbeitsplätze ins Verhältnis gesetzt werden.
Frage 3:
Wenn ja, wie steht die Landeshauptstadt München im Vergleich dar?
Antwort:
Im Vergleich mit anderen Organisationen (Bundesbehörden, öffentliche Dienstleister, Industrieunternehmen, Energieerzeuger) sind die Kosten für einen IT-Arbeitsplatz der LHM höher als bei den Organisationen der Vergleichsgruppe. Dort liegen die reinen Kosten ohne weitere Serviceanteile wie Telekommunikation und Drucken zwischen 32 und 50 Euro pro Arbeitsplatz und Monat. Die LHM liegt somit mit den Kosten von 60,10 Euro überden Werten der Vergleichsorganisationen. Die Gründe hierfür werden bei Frage 4 dargelegt.
Die durchgeführten Benchmarks sind anonym. D.h. wir kennen unsere Position innerhalb der Vergleichsgruppe pro IT-Service. Die anderen Organisationen sind uns namentlich jedoch nicht bekannt.
Frage 4:
Wenn die Landeshauptstadt München im Kosten/Nutzen Vergleich im Verhältnis zu anderen Kommunen in Deutschland schlechter aufgestellt ist, warum ist das so?
Antwort:
Die Höhe der Kosten hat organisatorische und technische Gründe. Vor der Gründung des IT-Referats war die jahrzehntelange dezentral geprägte Struktur der Arbeitsplatzbetreuung durch geteilte Kompetenzen, unterschiedliche Standards bei zwei Betriebssystemen und zwangsläufig dann auch hoher Redundanz in deren Betreuung geprägt. Diese Organisationsstruktur war nicht geeignet, wirksame und übergreifende Optimierungen anzustoßen. Ebenso schlagen diese damit in Verbindung stehenden Kosteneffekte auch im Jahr 2019 noch voll durch, wenngleich das IT-Referat bereits entsprechende Maßnahmen eingeleitet hat:
- höhere Standardisierung in den Anwendungen, idealerweise nur noch ein Tool für gleiche Aufgabenstellungen;
- Reduzierung von Druckern und Multifunktionsgeräten (siehe SV 20-26/V 02360 AP-Drucker um 50% reduzieren);
- Abbau von mehrfachen Endgeräten, d.h. pro Mitarbeiter*in nur noch ein Gerät;
- WIN10 Rollout, wir setzen hier auf einheitliche Standards und automatisierte Softwareverteilung;
- Abbau von Doppelstrukturen, z.B. Field-Service über das Filialkonzept; -diverse Maßnahmen zur Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation;
- Hinterfragen von Mehrfachredundanz bei der Datenaufbewahrung,
Sicherung und Archivierung;
- Ablöseprojekte von teuren Infrastrukturthemen, z.B. veraltete Natural-Anwendungen;
- es wurden in den operativen Bereichen IBS und KM 2020 Effizienzprogramme gestartet, um Synergiepotentiale zu identifizieren und zu heben.Ebenso im Betrachtungszeitraum 2019 hatte die LHM auf den IT-Arbeitsplätzen noch Limux und Windows parallel im Einsatz. Neben den höheren Kosten eines Parallelbetriebs der Betriebssysteme führte das auch in einigen Fällen zur Auswahl teurerer Lösungen bei weiteren IT-Services. Beispielsweise erfüllte im Bereich des Fileservice nur ein Anbieter diese speziellen technischen Anforderungen des Parallelbetriebs von Linux und Windows und konnte dieses Alleinstellungsmerkmal dann auch entsprechend teuer anbieten.
Frage 5:
Wenn nein, sind die Kosten für die ITK-Ausstattung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Sicht des IT-Referat zu hoch oder zu gering?
Antwort:
Siehe dazu Antwort zu Frage 3.
Frage 6:
Gibt es Vergleiche mit Unternehmen aus der freien Wirtschaft und deren Kosten zu Frage 1?
Antwort:
In unserer Gruppe der Vergleichsorganisationen sind auch Wirtschaftsunternehmen enthalten. Diese bewegen sich kostenmäßig gleichmäßig verteilt im Wertebereich zwischen 32 und 50 Euro bei den IT-Arbeitsplätzen deutlich unterhalb unserer 60,10 Euro/Monat.
Bei den mobilen Geräten hat die LHM gegenüber den Vergleichsorganisationen mit 3,42 Euro/Monat einen Spitzenplatz bei Kosteneffizienz. Im Bereich der Telefonie sortiert sich die LHM mit 14,92 Euro/Monat am Ende der Vergleichsgruppe ein. Grund hierfür sind die mittlerweile hohen Betriebskosten der eingesetzten und nicht mehr marktüblichen Technik.
Frage 7:
Wenn ja, wie steht die Landehauptstadt München im Vergleich dar?
Antwort:
Im Vergleich zu den Organisationen der Vergleichsgruppe hat die LHM hohe Arbeitsplatzkosten. Es wurden nicht nur aus den Erkenntnissen der Benchmarks Maßnahmen identifiziert und eingeleitet, um die erkannten Defizite zu beseitigen und so auch aktiv zu geringeren IT-Arbeitsplatzkosten zu kommen.Nur die Arbeitsplatzkosten zu optimieren, erscheint uns allerdings zu kurz gegriffen. Ziel muss es sein, sich insgesamt bei den IT-Services mehr an den Marktstandards zu orientieren, d.h. die bestehenden IT-Services an marktübliche Zuschnitte angleichen, deren Komplexität durch Abbau von marktunüblichen Sonderlösungen zu reduzieren und – wo möglich und sinnvoll – IT-Services dann auch nicht mehr selber betreiben.