(Digitale) Akteneinsicht in Planunterlagen der LBK zeitnah ermöglichen
Antrag Stadträte Andreas Barbor, Fabian Ewald und Winfried Kaum (CSU- Fraktion) vom 21.1.2021
Antwort Stadtbaurätin Professorin Dr. (Univ. Florenz) Elisabeth Merk:
Mit Antrag vom 21.1.2021 beantragten Sie, das Referat für Stadtplanung und Bauordnung möge schnellstmöglich Corona-konform wieder die Einsichtnahme in Unterlagen der Lokalbaukommission ermöglichen. Hierzu sollten auch die Möglichkeiten der digitalen Akteneinsicht geprüft und gegebenenfalls genutzt werden.
Nach § 60 Abs. 9 GeschO dürfen sich Anträge ehrenamtlicher Stadtratsmitglieder nur auf Gegenstände beziehen, für deren Erledigung der Stadtrat zuständig ist. Der Inhalt Ihres Antrages betrifft jedoch eine laufende Angelegenheit, deren Besorgung nach Art. 37 Abs. 1 GO und § 22 GeschO dem Oberbürgermeister obliegt, weil die Einsichtnahme in die Plan-unterlagen der Lokalbaukommission im Rahmen der Bauaufsicht erfolgt. Eine beschlussmäßige Behandlung der Angelegenheit im Stadtrat ist daher rechtlich nicht möglich.
Hierzu teilen wir Ihnen Folgendes mit:
Das Referat für Stadtplanung und Bauordnung – Lokalbaukommission ermöglicht entsprechend den gesetzlichen Vorgaben in laufenden Verfahren Akteneinsicht gemäß Art. 29 des Bayerischen Verwaltungsverfahrensgesetzes. Daneben können Eigentümer*innen oder von diesen bevollmächtigte Personen auch unabhängig von laufenden Verwaltungsverfahren gegen geringe Gebühr Akteneinsicht in die vorhandenen Bauakten in der Zentralregistratur der Lokalbaukommission nehmen. Dieses Angebot wird seit vielen Jahrzehnten gerne und zahlreich angenommen.
Aufgrund der akuten Pandemielage und den damit verbundenen Kontaktbeschränkungen ist dies derzeit nur sehr eingeschränkt möglich. Im Herbst konnten noch gezielt Termine für die Akteneinsicht angeboten werden, seit dem bundesweiten Lockdown zum 17.12.2020 ist das Haus für den regulären Kundenverkehr gesperrt. Eine schrittweise Lockerung ist aber absehbar.
In nachweislich eiligen Fällen insbesondere in laufenden Verfahren, z.B. bei Klagen gegen bauaufsichtliche Bescheide, terminierten Gerichtsverfahren,gerichtlich beauftragen Wertermittlungen, und anderen dringlichen Fällen, werden in Absprache mit den Betroffenen individuelle Lösungen gesucht, sodass Akteneinsicht genommen werden kann.
Aufgrund der Vielzahl der Anfragen, die derzeit nur eingeschränkt bedient werden können, wird hierbei allerdings ein strenger Maßstab angelegt. Dabei ist auch zu berücksichtigen, dass die Archivierung der Genehmigungsunterlagen natürlich in erster Linie den Eigentümer*innen selbst obliegt. Die Zentralregistratur der Lokalbaukommission ist kein öffentliches Archiv. Unter den aktuellen Pandemie-Bedingungen kann den Eigentümer*innen oder deren Bevollmächtigten daher nur in Ausnahmefällen Akteneinsicht ermöglicht, bzw. die nachgesuchte Information in sonstiger Weise zugänglich gemacht werden.
Das Referat für Stadtplanung und Bauordnung – Lokalbaukommission arbeitet aktuell an der Digitalisierung der Baugenehmigungsverfahren inklusive digitaler Akteneinsicht. Der Stand der Umsetzung inklusive dem Pilotprojekt digitale Akteneinsicht wurde dem Stadtrat kürzlich vorgestellt (Vorlagen-Nr. 20-26/V 01705, behandelt in der VV vom 3.3.2021). Aktuell ist zum Einen eine digitale Authentifizierung noch nicht umsetzbar. Das Hauptproblem ist aber, dass ein Großteil der Bestandsakten noch nicht digital zur Verfügung steht. Eine Digitalisierung „auf Abruf“ ist bei der Vielzahl der angefragten Akteneinsichten (durchschnittlich 10.000 p.a. alleine durch Externe in den Jahren 2018, 2019, 2020) nicht möglich. Aktuell reicht die Kapazität der hauseigenen Scanstelle gerade dafür aus, die Arbeitsfähigkeit der Lokalbaukommission bei der Erteilung der Baugenehmigungen unter Pandemiebedingungen sicherzustellen.
Eine Vergabe von Kopier- oder Digitalisierungsaufträgen ist aufgrund des Umfangs der Akten meist nicht möglich. Die Kundin/der Kunde benötigt in der Regel nur bestimmte Unterlagen aus der Akte, welche sie oder er selbst identifizieren muss. Das Digitalisieren kompletter Akten ist mit erheblichen Kosten verbunden, die bei eigener Einsicht durch die Kundin/ den Kunden nicht entstehen. Problematisch bei der Abgabe der Bauakten außer Haus ist auch, dass die Aktenbände für die Digitalisierung bzw. zum Kopieren aufgetrennt werden müssen und hierbei das Risiko von Aktenbeschädigung, Aktenunordnung oder sogar Aktenverlust besteht. Für einen Standardworkflow im Massengeschäft ist ein solches Prozedere daher nicht tauglich. Auch der Datenschutz müsste durchgängig gewährleistet sein. Warum andere Kommunen oder Bauaufsichtsbehörden ein solches Modell anbieten, kann seitens der Lokalbaukommission nicht abschließend beurteilt werden, es mag einen Unterschied machen, wie groß die Be-hörde ist, wie viele Anfragen es gibt, wie umfangreich die Akten sind oder wie sorgfältig Datenschutzbestimmungen beachtet werden.
Um Kenntnisnahme von den vorstehenden Ausführungen wird gebeten. Wir gehen davon aus, dass die Angelegenheit damit abgeschlossen ist.