Digitale Stadtratsarbeit: Einheitliche Dokumentenbezeichnungen und Darstellungsformate im RIS umsetzen

Digitale Stadtratsarbeit: Einheitliche Dokumentenbezeichnungen und Darstellungsformate im RIS umsetzen
Antrag Stadträte Leo Agerer und Hans Hammer (CSU-Fraktion) vom 30.3.2021

Antwort IT-Referent Thomas Bönig:

Ihr Einverständnis vorausgesetzt erlaube ich mir, Ihren Antrag vom 30.3.2021 als Brief zu beantworten und teile Ihnen Folgendes mit:

Bei der Festlegung eines einheitlichen Systems für die Nomenklatur der hochgeladenen Unterlagen im städtischen RIS handelt es sich um eine stadtweite einheitliche Regelung, die der Oberbürgermeister – z.B. mittels der „Allgemeinen Geschäftsanweisung der Landeshauptstadt München“ (AGAM) – erlassen kann. Aktuell sind in der AGAM Teil II Punkt 5.7 bereits die Formen der Sitzungsvorlagen für den Stadtrat geregelt. Ein Vorschlag zur Änderung der AGAM für ein einheitliches System zur Benennung der hochgeladenen Unterlagen im RIS wird aktuell im IT-Referat erarbeitet und soll noch in 2021 dem Direktorium übergeben werden.

Sie beantragen außerdem, dass insbesondere zukünftig für jeden Tagesordnungspunkt einer Sitzung ein Gesamtdokument erstellt und hochgeladen wird, welches sämtliche notwendigen Beschlussdokumente, Anträge und sonstige Anlagen umfasst. Dazu können wir Ihnen mitteilen, dass Ihrem Anliegen bereits dadurch entsprochen wurde, dass die Funktionalität im Pilotsystem „RIS-Extranet“ bereits umgesetzt ist und im produktiven „RIS-Extranet“ Ende 2021 ebenfalls zur Verfügung stehen wird. Zu jedem Tagesordnungspunkt (TOP) wird ein TOP-Gesamtdokument mit Sprung-
marken und allen für den Tagesordnungspunkt relevanten Dokumenten erstellt. Dieses TOP-Gesamtdokument können sich die Stadtratsmitglieder downloaden (= TOP-Download) oder einfach über die rechte Maustaste abspeichern. Neben dem TOP-Download wird das TOP-Gesamtdokument
auch bei dem Download der gesamten Tagesordnung (= TO-Download) für alle Tagesordnungspunkte mit zur Verfügung gestellt.

Von den vorstehenden Ausführungen bitte ich Kenntnis zu nehmen und gehe davon aus, dass die Angelegenheit damit abgeschlossen ist.