Software für Webmeetings: Beschafft die LHM Services GmbH zu teuer?

Software für Webmeetings: Beschafft die LHM Services GmbH zu teuer?
Anfrage Stadtrats-Mitglieder Sonja Haider und Dirk Höpner (Fraktion ÖDP/ FW) vom 21.1.2021

Antwort IT-Referent Thomas Bönig:

In Ihrer Anfrage haben Sie folgenden Sachverhalt vorausgeschickt: „In der Antwort des IT-Referates vom 26.11.2020 auf eine Stadtratsanfrage (Frage 5) wird mitgeteilt, dass für die Stadtverwaltung aus Wirtschaftlichkeitsgründen das Programm Cisco Webex als Standardsoftware für Webmeetings beschafft wurde und wird, da die Kosten bei ca. 3 Euro pro User im Monat lägen, während für das Programm MS Teams ca. 7 Euro pro User im Monat anfallen würden, was bei ca. 10.500 Usern einen erheblichen Kostenunterschied mache. In der Antwort des Referates für Bildung und Sport vom 18.11.2020 auf eine Stadtratsanfrage (Frage 2.3) wird mitgeteilt, dass die Kindertageseinrichtungen als Standard mit den Programmen Jitsi App und Cisco Webex ausgestattet wurden. In der Antwort des Referates für Bildung und Sport vom 26.11.2020 auf eine Stadtratsanfrage (Frage 8) wird mitgeteilt, dass die LHM Services GmbH, deren Betreuungsreferat das Referat für Bildung und Sport ist, die Bildungseinrichtungen mit MS Teams als Standardsoftware ausgestattet hat und ausstattet. Gemäß Mitteilung in der Rathaus-Umschau vom 3.12.2020 wurden inzwischen 140.000 derartige Accounts beschafft. Sofern hier die Kosten ebenfalls bei ca. 7 Euro pro User liegen, beträgt der Mehraufwand durch die Verwendung von MS Teams statt Cisco Webex ca. 4 Euro im Monat mal 140.000 Accounts, also rund 560.000 Euro pro Monat und somit 6,72 Mio. Euro pro Jahr.“

Zu den von Ihnen gestellten Fragen habe ich vom Referat für Bildung und Sport – abgestimmt mit der LHM-S – folgende Antworten erhalten:

Aufgrund der Covid-19-bedingten Ausnahmesituation haben das Referat für Bildung und Sport (RBS) und die LHM Services GmbH mit Beginn der Pandemie entschieden, den Schulen während der Einschränkungen des regulären Unterrichtsbetriebs kurzfristig und temporär die Kommunikationsplattform MS Teams for Education für den virtuellen Unterricht zur Verfügung zu stellen.

Frage 1:
Wie hoch sind die Kosten pro User/Account bei den Programmen Jitsi App und Cisco Webex in den Kindertageseinrichtungen?

Antwort der LHM-S in Abstimmung mit RBS:
Jitsi ist ein Open Source-Produkt und kann somit kostenfrei genutzt werden. Die Kosten für die Nutzung von Cisco WebEx wurden durch das RIT in der Beantwortung der Stadtratsanfrage „Welche Software in Zeiten von Webmeetings nutzen?“ vom 26.11.2020 dargelegt.

Frage 2:
Wie hoch sind die Kosten pro User/Account bei dem Programm MS Teams in den Bildungseinrichtungen?

Antwort der LHM-S in Abstimmung mit RBS:
Die bereitgestellte Version MS Teams for Education wird derzeit von Microsoft kostenlos zur Verfügung gestellt.

Frage 3:
Waren im Referat und Bildung und Sport die unterschiedlichen Beschaffungskosten bei den Programmen für die Kindertageseinrichtungen und für die Bildungseinrichtungen bekannt? Falls nein, warum nicht? Falls ja, inwiefern wurde für alle Einrichtungen die wirtschaftlichere Variante gewählt?

Antwort der LHM-S in Abstimmung mit RBS:
Aktuell fallen für die Nutzung der Kommunikationsplattformen im Bildungsbereich jeweils keine zusätzlichen Beschaffungs- bzw. Lizenzkosten an.

Frage 4:
Welche institutionalisierten kommunikativen Austauschrunden gibt es zwischen dem IT-Referat, dem Referat für Bildung und Sport, der LHM-Ser- vices GmbH und ggf. weiteren Stellen bei der Stadt und ihren Gesellschaften, in denen bei angestrebten Beschaffungen über die Vor- und Nachteile gleichartiger Software diskutiert wird?

Antwort der LHM-S in Abstimmung mit RBS:
Die Frage einer abgestimmten bzw. gemeinsamen Beschaffung betreffender Software für Webmeetings stellt sich vor dem Hintergrund der zusätzlichen Lizenz-Optionen, die ausschließlich für den Bildungsbereich gelten, derzeit nicht.

Frage 5:
Könnten durch gemeinsame Beschaffungen der Stadt und ihrer Gesellschaften (noch größere) Mengenrabatte realisiert werden?

Antwort der LHM-S in Abstimmung mit RBS:
Für Beschaffungen mit grundsätzlicher Bedarfs-, Anforderungs- und Umsetzungsüberschneidung werden Einkaufsvorteile durch Beschaffungssynergien, insbesondere innerhalb der SWM, in Betracht gezogen. Vielfach bestehen für den Bildungsbereich gesonderte Hardware- und Lizenzkosten bzw. -konditionen, die eine gemeinsame Beschaffung als nicht sinnvoll umsetzbar erscheinen lassen.