KiTa Abrechnungen transparenter machen!

KiTa Abrechnungen transparenter machen!
Antrag Stadtrats-Mitglieder Professor Dr. Jörg Hoffmann, Gabriele Neff, Richard Progl und Fritz Roth (FDP BAYERNPARTEI Stadtratsfraktion) vom 21.5.2021

Antwort Stadtschulrat Florian Kraus:

In Ihrem Antrag baten Sie darum, dass die Stadtverwaltung „ein digitales Portal zur Abrechnung von KiTa- und Kindergartengebühren“ erstellen soll. Zu Ihrem Anliegen führten Sie weiter aus: „Alle Eltern erhalten Benutzerkonten, mit denen sie tagesgenau, transparent und zeitnah nachvollziehen können, wie viel sie für welche Leistungen (Betreuung, Mittagessen etc.) bezahlen müssen. Dass Eltern monatelang auf eine Abrechnung warten müssen, gehört damit der Vergangenheit an. Die Gestaltung des Portals kann sich orientieren an gebräuchlicher Software wie z.B. dem Portal der Stadtwerke München für Stromkunden oder der DATEV Lohnabrechnung.“

Für die aufgrund notwendiger Abstimmungsarbeiten verspätete Antwort bitte ich um Entschuldigung. Ihr Einverständnis vorausgesetzt, teile ich Ihnen auf diesem Weg zu Ihrem Antrag Folgendes mit:

Die Zentrale Gebührenstelle des Städtischen Trägers im Geschäftsbereich KITA (RBS-KITA-ST-ZG) bearbeitet innerhalb eines Kindertageseinrichtungsjahres rund 45.000 Einzelfälle und erlässt dabei rund 66.000 Bescheide (Monatsbescheide, die automatisiert erstellt werden, sind hier nicht mitgerechnet).

Das Arbeitspensum und die Arbeitsabläufe der Zentralen Gebührenstelle (ZG) sind grundsätzlich darauf ausgerichtet, dass sie innerhalb eines Tageseinrichtungsjahres bewältigt werden können. Das bedeutet, dass die Eltern der derzeit ca. 37.000 Kinder in städtischen Kindertageseinrichtungen und die Träger*innen für die Antragsteller*innen in der Münchner Förderformel (MFF), im Fördermodell EKI-Plus, in der Kooperativen Ganztagsbildung und in der Differenzförderung mindestens einmal in jedem Tageseinrichtungsjahr einen (endgültigen) Bescheid erhalten.

Obwohl sich das Aufgabenspektrum der ZG seit 2014 erheblich erweitert hat (Einkommensberechnung für die freigemeinnützigen und sonstigen Träger*innen in der MFF und für das Fördermodell EKI-Plus, Einkommensberechnung und Gebührenfestsetzung für das Modellprojekt Kooperative Ganztagsbildung, Ausweitung der Wirtschaftlichen Jugendhilfe auf alle durch die ZG bearbeiteten Fälle, Differenzförderung), ist es in den vergan-genen Jahren stets gelungen, alle im laufenden Tageseinrichtungsjahr zu bearbeitenden Bescheide fristgerecht bis zum Ende des jeweiligen Tageseinrichtungsjahres zu erlassen. Darüber hinaus konnte die ZG stets auch den seit dem Jahr 2016 bestehenden Auftrag der Referatsleitung erfüllen, sämtliche Neueintritte so zeitnah abzurechnen, dass diese jeweils zum 31.12. eines jeden Jahres nahezu 100% verbeschieden sind (genau 100% sind zu diesem Zeitpunkt nicht möglich, da laufend neue Anträge eingehen).

Diese Ziele konnten auch in den Jahren 2019/2020 und 2020/2021 trotz der Corona-Pandemie erfüllt werden, obwohl sich die Arbeit sowohl organisatorisch als auch personell deutlich schwieriger und aufwendiger gestaltete als in „normalen“ Tageseinrichtungsjahren. Außerdem entstand durch die erforderlichen Corona-Minderungen ein erheblicher Mehraufwand. Dass die Zielerreichung trotzdem gelang, ist nicht zuletzt dem großen Engagement der Mitarbeiter*innen, aber auch vielen organisatorischen Maßnahmen und einer laufenden Verbesserung der IT-Unterstützung zu verdanken.

So können für die große Mehrheit der Kinder bereits zu Beginn des Tageseinrichtungsjahres vorläufige oder endgültige Bescheide erstellt werden bzw. gelten die Gebührenbescheide des Vorjahres vorläufig weiter. Die Eltern erlangen somit frühzeitig Kenntnis über die (grundsätzlich) zu bezahlenden Besuchs- und Verpflegungsgebühren. Die vorläufigen Festsetzungen werden innerhalb des laufenden Tageseinrichtungsjahres endgültig bearbeitet, was freilich nur Zug um Zug erfolgen kann, wobei auch die satzungsgemäße Frist (31.12.) für die Antragstellung auf Gebührenermäßigung beachtet werden muss.

Bei den Bescheiden ist eine größtmögliche Transparenz und Nachvollziehbarkeit gegeben. Allerdings würde eine exakte Abbildung der Verpflegungsteilnahme eine jeweils monatliche, nachträgliche Verbescheidung erfordern, was eine Vervielfachung des Bescheidaufkommens mit entsprechender Kostensteigerung mit sich brächte. Derzeit wären auch die IT-technischen Voraussetzungen dafür nicht gegeben.

Der Geschäftsbereich KITA ist jedoch stets daran interessiert, den Service für die Bürger*innen zu verbessern. So wird auch die Digitalisierung der Gebührenabrechnung ständig vorangetrieben und ist fester Bestandteil der KITA-Digitalisierungsstrategie.Zur Umsetzung dieser Digitalisierungsstrategie wird das System zur Anmeldung der Kinder (kita finder+) um ein Antragsmodul zur Beantragung von Entgeltermäßigungen erweitert. Das Gebührensystem K@RL wird über eine Schnittstelle mit dem kita finder+ verbunden. Dies bedeutet, dass Eltern ihren Antrag auf Entgeltermäßigung zukünftig (voraussichtlich ab 2023) online stellen, die dazugehörigen Unterlagen im Portal hochladen können und im Verfahren digital begleitet werden.

Im Projekt kita zuschuss+ wird die Differenzkostenabrechnung im Rahmen der Förderung für freie Träger*innen digitalisiert. Damit wird die Online-Beantragung der Entgeltberechnung für Eltern in Einrichtungen der MFF ermöglicht. Der Beantragungsprozess wird beschleunigt und die Kommunikation zwischen Eltern, Träger*innen und dem Geschäftsbereich KITA vereinfacht.

Mit diesen Maßnahmen wird der kita finder+ mittelfristig zum Elternportal für betreute Kinder ausgebaut. Damit werden auch Informationen zur Gebührenfestsetzung und -abrechnung im Elternportal zur Verfügung gestellt. Nach aktueller Planung kann dies jedoch nicht vor 2025 erfolgen.

Abschließend soll darauf hingewiesen werden, dass bei KITA derzeit bereits drei große, eigene IT-Projekte bearbeitet werden. Ein weiteres zeitgleiches Digitalisierungsprojekt ist mit den bestehenden personellen Ressourcen weder bei KITA noch bei der zuständigen Geschäftsleitung im Referat für Bildung und Sport (RBS-GL-GPAM) umsetzbar, daher muss grundsätzlich eine zeitliche Reihung und Priorisierung stattfinden. Diese Situation hat sich in der aktuellen Haushaltssituation weiter verschärft.

In diesem Zusammenhang soll auch auf eine weitere Hürde hingewiesen werden, die bei diesem Digitalisierungswunsch zu überwinden wäre: Der notwendige IT-Stadtratsbeschluss für ein Verfahren in dieser Größenordnung verlangt hohe Anforderungen an die Wirtschaftlichkeit und erfordert gemäß den aktuellen Regelungen Einsparungen an Personal- oder Sachkosten in den Fachbereichen. Das Angebot dieses Services an die Bürger*innen jedoch kann keine bzw. nur sehr geringe Einsparungen im Personal- oder Sachkostenbereich hervorbringen. Damit würde dieses Vorhaben derzeit bereits an der erforderlichen Wirtschaftlichkeit scheitern.

Ich bitte um Kenntnisnahme der vorstehenden Ausführungen und gehe gleichzeitig davon aus, dass die Angelegenheit damit abgeschlossen ist.