Schnellerer Service im Kreisverwaltungsreferat

Schnellerer Service im Kreisverwaltungsreferat
Antrag Stadtrats-Mitglieder Professor Dr. Jörg Hoffmann, Gabriele Neff, Richard Progl und Fritz Roth (FDP BAYERNPARTEI Stadtratsfraktion) vom 23.11.2022

Antwort Stadtkämmerer Christoph Frey:

In Ihrem Antrag vom 23.11.2023 führen Sie Folgendes aus:
„Die Stadtverwaltung erarbeitet ein Konzept, wie Termine im Kreisverwaltungsreferat künftig schneller und bürgerfreundlicher abgewickelt werden können.Vor allem sollen lange „Spaziergänge“ durchs Haus vom Sachbearbeiter zum Kassenschalter und zurück schnellstmöglich der Vergangenheit angehören. Das Kreisverwaltungsreferat setzt sich mit den zuständigen Stellen ins Benehmen, um die dazu nötigen Änderungen im Kassenrecht vorzunehmen und die rechtlichen und organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen.

Begründung:
Aktuell setzen sich Behördengänge im Kreisverwaltungsreferat meist aus drei Teilen zusammen:
erst das „Vorsprechen“ bzw. Antragstellen bei einem Sachbearbeiter, dann der Marsch durchs Haus, um am Kassenschalter das Benötigte zu bezahlen, anschließend der Weg zurück zum Sachbearbeiter, um mit der Zahlungsbestätigung den Vorgang abschließen zu können. Grund dafür ist die bei Amtsvorgängen vom Kassenrecht vorgeschriebene Trennung von Bearbeitung und Vereinnahmung – das heißt, Antrag und Bezahlung dürfen nicht vom selben Sachbearbeiter vollzogen werden. Eine Änderung dieser Vorschrift und die Ausstattung jedes Mitarbeiters mit einem Kartenlesegerät zur Zahlung mit EC- oder Kreditkarte würde die Abwicklung wesentlich beschleunigen. Überlegungen dazu gibt es in der Stadtverwaltung wohl bereits seit langem, aber die guten Vorsätze wurden nie in die Praxis umgesetzt.
Dies wäre eine deutliche Verbesserung für die Münchner Bürger: Zeitersparnis, Bürgerfreundlichkeit und Kundenorientierung beim Kreisverwaltungsreferat!“

Zu Ihrem Antrag kann ich Ihnen Folgendes mitteilen:
Nach § 60 Abs. 9 GeschO dürfen sich Anträge ehrenamtlicher Stadtratsmitglieder nur auf Gegenstände beziehen, für deren Erledigung der Stadtrat zuständig ist. Sie beantragen die Erarbeitung eines Konzepts, um Termine im Kreisverwaltungsreferat künftig schneller und bürgerfreundlicherabwickeln zu können. Dabei zielt Ihr Anliegen auf einen effizienteren Ablauf des Zahlungsprozesses ab.

Der Vollzug des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der LHM obliegt der Stadtkasse als laufende Angelegenheit. Die Stadtkasse erledigt alle Kassengeschäfte der Gemeinde, Art 100 Abs. 1 GO, Art 38 ff. Komm-HV-Doppik. Die Einzahlungen von Bürgerinnen und Bürgern beim KVR sind als dezentrale Kassengeschäfte fachlich von der Stadtkasse zu steuern. Da es sich bei Ihrem Antrag um die Gestaltung kassenrechtlicher Zahlvorgänge handelt, übernimmt die Stadtkämmerei federführend die Beantwortung Ihres Antrages.

Der Inhalt des Antrages betrifft damit eine laufende Angelegenheit, deren Besorgung nach Art. 37 Abs. 1 GO und § 22 GeschO dem Oberbürgermeister obliegt. Eine beschlussmäßige Behandlung der Angelegenheit im Stadtrat ist daher rechtlich nicht möglich. Zu Ihrem Antrag vom 23.11.2022 teilen wir Ihnen aber folgendes mit:
Das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen in Deutschland trennt aus Sicherheitsgründen den Anordnungsbereich vom Vollzugsbereich. Der Grundsatz der Trennung von Anordnung und Vollzug und der damit einhergehenden Funktionstrennung zwischen Personen, die Forderungen oder Verbindlichkeiten festsetzen und denen, die sie ab der Fälligkeit behandeln (Verbuchung, Verfolgung, Zahlungsverkehr etc.) sind fundamentale Grundsätze des Haushaltsrechts. Durch ihre strikte Einhaltung soll die Veruntreuung von öffentlichen Geldern von vornherein wirksam verhindert werden. Eine Verbesserung der Abläufe ist daher nur prozessual oder technisch möglich.

Das bisherige IT-Umfeld der Terminals im KVR ließ keine organisatorische, technische oder prozessuale Vereinfachung zu.
Im März 2023 wurde im KVR- Bürgerbüro ein neues Kassensystem in Betrieb gesetzt. Damit wurden die bisher fehlenden technischen Voraussetzungen geschaffen, um bisherige Zahlungsprozesse kontinuierlich verbessern zu können. Somit können jetzt auch Kassenautomaten in Betrieb genommen werden, die direkt über die Kassensoftware mit dem Fachverfahren kommunizieren können, was bisher nicht der Fall war. Ebenfalls kann an allen Automaten unkompliziert unbar bezahlt werden, auch per Near Field Communication (NFC). Das verkürzt den Zahlungsprozess für die Bürgerinnen und Bürger erheblich und bringt zusätzlich auch eine Entlastung der personenbesetzten Kassen im KVR mit sich.
Auch in Bezug auf den Einsatz von Kartenzahlungsterminals direkt am Tisch der Sachbearbeitung könnten sich durch technische Neuerungen ausSicht der Stadtkasse Chancen zur weiteren Verbesserung der Zahlprozesse ergeben.
Immerhin empfanden laut einer aktuellen Kundenumfrage des KVR, in der die Bürgerinnen und Bürger zum Zahlungsvorgang gefragt wurden, lediglich 7 Prozent der Befragten diesen als kompliziert (Ergebnisse der „Kundenbefragung zur Verbesserung der Customer Journey“ des KVR, städtisches Intranet, 26.2.2023). Mit den erweiterten Bezahlmöglichkeiten, die nach dieser Befragung ab März 2023 eingeführt worden sind, sind noch weitere Möglichkeiten vorhanden, die Zufriedenheit der Bürgerinnen und Bürger zu erhöhen.

Um Kenntnisnahme von den vorstehenden Ausführungen wird gebeten. Wir gehen davon aus, dass die Angelegenheit damit abgeschlossen ist.