Die Landeshauptstadt München setzt auf weniger Bürokratie und mehr Digitalisierung, um die eigene Personalverwaltung effizienter zu machen und so den Herausforderungen des Arbeitskräftemangels zu begegnen. Grundlage ist ein Reformpaket des Personal- und Organisationsreferats zur Neuordnung des städtischen Personalmanagements, dem der Stadtrat in einem fachübergreifenden Personal- und IT-Ausschuss zugestimmt hat.
Oberbürgermeister Dieter Reiter: „Die Münchnerinnen und Münchner erwarten zu Recht eine Stadtverwaltung, die ihnen einen optimalen Bürgerservice bietet und ihnen das Leben leichter macht. Auch in der Verwaltung müssen wir regelmäßig Dinge überprüfen und verbessern. Unsere Querschnittsreferate arbeiten intensiv daran, Verwaltungsprozesse zu optimieren, Doppelstrukturen zu beseitigen und die Verwaltung zukunftsfähig zu machen, immer im Interesse der Bürgerinnen und Bürger. Der Stadtrat unterstützt diese Projekte mit großer Mehrheit.“ Andreas Mickisch, Personal- und Organisationsreferent: „Eine gut funktionierende Verwaltung hält die Stadt zusammen. Dazu braucht es sinnvolle Strukturen, klare Abläufe und die richtigen Leute an den richtigen Stellen. Am besten läuft es, wenn es so einfach wie möglich ist und digital. Wir beseitigen Hindernisse und unnötige Bürokratie. Damit sich die Verwaltung nicht mit sich selbst beschäftigen muss, sondern für die Menschen in dieser Stadt da sein kann. So schaffen wir bei der Stadt ein attraktives Arbeitsumfeld und unsere Beschäftigten können sich auf das Wesentliche konzentrieren.“
Mit der Reform ist es auch gelungen, seit Juli 2022 rund 25 Millionen Euro einzusparen, die ursprünglich für externe Beratungsleistungen eingeplant waren. Die frei gewordenen Mittel stehen nun zum Teil etwa für eine bessere Unterstützung der städtischen Auszubildenden und dual Studierenden zur Verfügung.
In den nächsten zehn Jahren werden mehr als 7.500 städtische Mitarbeiter in den Ruhestand gehen. Der Arbeitskräftemangel in der Verwaltung und den kommunalen Unternehmen nimmt stetig zu. Neue Stellen zu schaffen ist wenig zielführend, da nicht alle besetzt werden können. Die Lösung: mehr Effizienz, ein starker Fokus auf die eigene Ausbildung und weitreichende Digitalisierung für alle. Mit der Modernisierung der Personalverwaltung werden weniger Beschäftigte durch interne Prozesse gebunden. Dr. Laura Dornheim, IT-Referentin: „Erfolgreiche Digitalisierung ist weit mehr als nur analoge Prozesse in Software abzubilden. Die Digitalisierung des Personalmanagements zeigt sehr gut, wie effektiv es ist, wenn zwei Querschnittsreferate ihre Kompetenzen bündeln. Uns geht es darum, alle neuen Möglichkeiten zu nutzen, um Prozesse zu vereinfachen und serviceorientierter zu gestalten. Die vielfältigen Anwendungen, die entstanden sind und entstehen, zeigen eindrucksvoll, wie gut das gelingen kann.“ Über ein neues digitales Personalservice-Portal sollen bis Ende 2025 alle städtischen Beschäftigten eigenständig ihre persönlichen Daten ändern, Reiseanträge bearbeiten, Fahrkostenzuschüsse beantragen, persönliche Dokumente und Nachweise abrufen und später auch Anträge für Mutterschutz, Elternzeit, Teilzeit, Beurlaubung oder Nebentätigkeit stellen können. Das Portal ermöglicht den Zugriff von zu Hause und über mobile Endgeräte.