Neue Aufgaben für die Verwaltung nur bei gleichzeitiger End-to-end Digitalisierung!

Neue Aufgaben für die Verwaltung nur bei gleichzeitiger End-to-end Digitalisierung!
Antrag Stadtrats-Mitglieder Leo Agerer und Manuel Pretzl (Stadtratsfraktion der CSU mit FREIE WÄHLER) vom 2.3.2023

Antwort Oberbürgermeister Dieter Reiter:

Sie beantragen, dass die Stadtverwaltung in Zukunft nur noch dann mit neuen Aufgaben betraut wird, „wenn vorher eine Digitalisierung der internen und/oder eine End-to-End-Digitalisierung bei externen Prozessen vor Aufgabenbeginn sichergestellt werden kann.“

Ihr Einverständnis vorausgesetzt, teile ich Ihnen auf diesem Wege zu Ihrem Antrag Folgendes mit:

Mit der Digitalisierungsstrategie hat sich die Landeshauptstadt München ein Werkzeug gegeben, um die Digitalisierung bewusst zu gestalten und dabei zu entscheiden, für welche Aufgaben Digitalisierungslösungen zum Einsatz kommen, und wo dies nicht sinnvoll ist. Sie hat sich zum Ziel gesetzt, die Prozesse der Stadt München als digitale Ende-zu-Ende-(E2E)-Prozesse zu gestalten und zu optimieren. Sofern unter Kosten-Nutzen-Aspekten sinnvoll, werden sie umfassend medienbruchfrei und automatisiert gestaltet mit dem Ziel, Effizienz, Geschwindigkeit, Mitarbeiter*innenentlastung und Kund*innenorientierung zu erreichen.

Wie im Antrag dargestellt, ist die Gestaltung von E2E-Prozessen sowie deren Digitalisierung deutlich einfacher bei neuen Aufgaben. Hier müssen keine gewohnten Routinen geändert oder bestehende Verfahren umgebaut werden. Die Stadt München arbeitet mit verschiedenen Maßnahmen an der Umsetzung digitaler E2E-Prozesse: Die Einführung der E-Akte, das München Portal der Zukunft, Digitalisierung der Geschäftsprozesse oder auch digital/4finance sind nur einige Beispiele für Maßnahmen, in denen fachliche und technische Grundlagen dafür geschaffen und Prozesse entsprechend umgesetzt werden. Die Kriterien, die für die Priorisierung der zu digitalisierenden Prozesse angelegt werden, werden koordiniert durch das Team GPM Governance (Personal- und Organisationsreferat) in Zusammenarbeit mit den GPAMs in den Referaten und dem RIT erarbeitet und an der Praxis weiterentwickelt. Neben dem Faktor „Neuigkeit“ einer Aufgabe spielen hier weitere Aspekte wie der zu erwartende Nutzen für Bürger*innen und die Verwaltung eine wichtige Rolle.Ich werde Ihren Vorschlag gerne aufgreifen. In Beschlussvorlagen, in denen Referate und Eigenbetriebe zusätzliche Personal- bzw. Sachressourcen zur Erledigung neuer Aufgaben beantragen, soll künftig auch dargestellt werden, wie und bis wann diese neuen Aufgaben möglichst umfassend digital unterstützt werden können. Dadurch erhält der e.a. Stadtrat bei seiner Beschlussfassung einen Überblick über die geplante Digitalisierung und kann ggf. steuernd eingreifen.

Wesentlichen Aspekten Ihres Antrages wird damit entsprochen.

Um Kenntnisnahme der vorstehenden Ausführungen wird gebeten. Ich gehe davon aus, dass die Angelegenheit damit abgeschlossen ist.