Wie effizient beantwortet der Stadtschulrat Fragen von Münchner Elternbeiräten städtischer Schulen?

Wie effizient beantwortet der Stadtschulrat Fragen von Münchner Elternbeiräten städtischer Schulen?
Anfrage Stadtrats-Mitglieder Professor Dr. Jörg Hoffmann, Gabriele Neff, Richard Progl und Fritz Roth (FDP BAYERNPARTEI Stadtratsfraktion) vom 28.6.2022

Antwort Stadtschulrat Florian Kraus:

Ich nehme Bezug auf Ihre Anfrage vom 28.6.2022 und bitte zunächst um Entschuldigung für die aufgrund eines Büroversehens verspätete Antwort.

Sie haben Ihrer Anfrage folgenden Text vorausgeschickt:
„Uns wurde berichtet, dass bereits am 10.4.2021 beim Stadtschulrat ein Schreiben des Elternbeirates des städtischen Adolf-Weber-Gymnasiums einging, in welchem der besorgte Elternbeirat Fragen zum Thema eines Wechsels des Videokonferenzsystems für den Unterricht stellt. Auf diese Fragen ist, trotz wiederholter Kontaktversuche, nur eine Eingangsbestätigung als Antwort des Stadtschulrates erfolgt – auch über ein Jahr später wartet der Elternbeirat immer noch auf die Beantwortung der Fragen. Wohlgemerkt handelt es sich bei den Fragenden nicht um einzelne Eltern, sondern um den Elternbeirat, der ein wichtiges Organ der Schulfamilie ist. Aus unserer Sicht muss ein Stadtschulrat für die Elternbeiräte ein erreichbarer Ansprechpartner sein, der in angemessener Zeit reagiert.“

Zu den von Ihnen gestellten Fragen kann ich Ihnen Folgendes mitteilen:

Die Anfrage des Elternbeirats wurde an eine private Mailadresse versendet, welche in Zusammenhang mit meiner – inzwischen – abgeschalteten privaten Homepage stand. Zuvor gab es leider mehrfach Probleme mit dem für die Homepage verantwortlichen IT-Dienstleister. Insbesondere funktionierte die E-Mail-Weiterleitung zuletzt nicht zufriedenstellend. Aus diesem Grund habe ich vom Anliegen des Elternbeirats keine Kenntnis bekommen. Erst nachdem das Anliegen erneut im Jahr 2022 an mich herangetragen wurde, konnte eine Bearbeitung erfolgen. Die Antwort an den Elternbeirat leite ich Ihnen auch zu.

Frage 1:
Wie ist der Prozess bei einer Kontaktaufnahme eines Elternbeirats mit dem Schulreferat strukturiert? Wie wird gewährleistet, dass Anfragen zeitnah beantwortet werden und keine Anfrage verloren geht?

Antwort:
Täglich erreichen das Referat für Bildung und Sport auf unterschiedlichen Wegen eine Vielzahl von Anfragen. Sämtliche Anfragen, auch die von Elternbeiräten, welche zentral im Bereich der Referatsleitung eingehen, werden zentral durch das Vorzimmer des Referenten erfasst und entsprechend dem inhaltlichen Schwerpunkt des Anliegens mit einer in der Regel zweiwöchigen Bearbeitungsfrist an den zuständigen Geschäftsbereich innerhalb des Referats verteilt. Der Geschäftsbereich verfasst dann einen Antwortentwurf und leitet diesen im Anschluss dem Büro der Referatsleitung zu. Nach Mitzeichnung des Büros der Referatsleitung, des Stadtdirektors und Unterschrift des Stadtschulrats wird die Antwort an die*den Anfragesteller*in übermittelt. Das Controlling des Bearbeitungsprozesses wird dabei engmaschig durch das Vorzimmer des Stadtschulrats sichergestellt. Nicht fristgerecht eingereichte Antwortentwürfe werden stets moniert. Es kann jedoch (siehe Antwort zu Frage 3) immer wieder vorkommen, dass auf Grund von personellen Engpässen oder auf Grund der großen Komplexität eines Anliegens Fristverlängerungen benötigt werden.

Frage 2:
Wie lange dauert die Beantwortung einer Anfrage eines Elternbeirats durch den Stadtschulrat durchschnittlich?

Antwort:
Die durchschnittliche Bearbeitungsdauer einer Anfrage (Eingang der Anfrage bis Auslauf des Antwortschreibens) betrug im Referat für Bildung und Sport im Jahr 2022 26,62 Tage. Dies umfasst sowohl einfache Fragestellungen, welche oft innerhalb von wenigen Tagen beantwortet werden können als auch umfangreiche Fragenkataloge, die mehrwöchige Recherchearbeiten auslösen.

Frage 3:
Warum müssen Elternbeiräte in städtischen Schulen so lange auf Antworten zu einfachen Fragen warten? Ist eine Prozessoptimierung geplant?

Antwort:
Der Stadtschulrat und die Mitarbeiter*innen im Referat für Bildung und Sport sind stets um eine möglichst schnelle und sorgfältige Beantwortung aller Anfragen bemüht. Vor dem Hintergrund der aktuellen Herausforderungen wie der Mehrbelastung durch die Corona-Pandemie und der aktuellen Situation in der Ukraine lassen sich Verzögerungen im Beantwortungsprozess leider nicht immer vermeiden. Vor allem während der Hochphasen der Coronapandemie erreichten das Referat für Bildung und Sport eine immense Anzahl an Anfragen zu diversen Themen im Schul- und Kitabereich im Hinblick auf den Umgang mit der Pandemie. Mein Haus hat, trotz aller zusätzlichen Belastungen, welche in der Zeit der Pandemie und aktuell durch den Krieg in der Ukraine gegeben sind, stets alle Anfragen aus Politik, Verbänden, Gesellschaft und selbstverständlich auch aller Einrichtungen so schnell es ging beantwortet. Der Stadtrat hat der Mehrbelastung der Verwaltung durch eine vorübergehend verlängerte Bearbeitungsfrist von Stadtratsanträgen (neun statt sechs Monate) sowie Stadtratsanfragen (12 statt sechs Wochen) mit Beschluss vom 27.4.2022 Rechnung getragen. Um einen möglichst reibungslosen Bearbeitungsprozess zu gewährleisten, werden interne Prozesse sowohl von der Referatsleitung als auch von den Geschäftsbereichen fortlaufend kritisch hinterfragt und ggf. angepasst.

Frage 4:
Wie viele unbeantwortete Fragen und Kontaktaufnahmen liegen derzeit im Schulreferat?

Antwort:
Im Referat für Bildung und Sport geht über verschiedenste Kanäle fortlaufend eine Vielzahl an Anfragen und Kontaktaufnahmen ein, deren Beantwortung teilweise von den Geschäftsbereichen direkt ohne Einbeziehung der Referatsleitung erfolgt. Die Anzahl an unbeantworteten Fragen und Kontaktaufnahmen kann daher nicht seriös beziffert werden.

Frage 5:
Fühlt sich der Stadtschulrat über die Problematiken an den 356 Münchner Schulen ausreichend informiert?

Antwort:
Ja.

Frage 6:
Benötigen andere Referate ähnlich lange zur Beantwortung von Fragen aus der Bevölkerung?

Antwort:
Dem Referat für Bildung und Sport liegen hierzu keine Erkenntnisse vor. Allerdings wird davon ausgegangen, dass die anderen Referate ebenfalls ihr Bestes geben, Anfragen schnell und zuverlässig zu beantworten.

Die Anlage kann unter dem Link https://risi.muenchen.de/risi/dokument/v/7606417 abgerufen werden.