2 Jahre Homeoffice – Was läuft gut in der Stadtverwaltung, was eher nicht?

2 Jahre Homeoffice – Was läuft gut in der Stadtverwaltung, was eher nicht?
Anfrage Stadtrats-Mitglieder Professor Dr. Jörg Hoffmann, Gabriele Neff, Richard Progl und Fritz Roth (FDP BAYERNPARTEI Stadtratsfraktion) vom 19.1.2023

Antwort Personal- und Organisationsreferat:

Auf Ihre Anfrage vom 19.1.2023 nehme ich Bezug. Sie haben folgenden Sachverhalt vorausgeschickt:
„Seit gut zwei Jahren hat sich das Arbeiten im Homeoffice auch in der Münchner Stadtverwaltung etabliert. Das IT-Referat hat es in kurzer Zeit geschafft, alle Mitarbeiter mit der dazu nötigen Hardware auszustatten, so dass der Verwaltungsbetrieb weitgehend reibungslos läuft. Auch nach dem Ende der Pandemie-Beschränkungen sind die städtischen Dienstgebäude deutlich leerer als zuvor, viele Schreibtische bleiben unbenutzt, weil die Mitarbeiter von Zuhause arbeiten.
Nach zwei Jahren ist es Zeit für einen Erfahrungsbericht – was hat sich bewährt, was nicht, wo gibt es noch Schwierigkeiten?“

Bevor ich auf die von Ihnen übermittelten Fragen im Einzelnen eingehe, folgende Ausführungen vorab:

Mit Stadtratsbeschluss vom 18.5.2022 hat der Stadtrat die unter Einbindung des Gesamtpersonalrats sowie weiterer Beteiligter entwickelte Homeoffice-Strategie der Landeshauptstadt München beschlossen. Seitdem wird intensiv mit dem Gesamtpersonalrat an der Überarbeitung der derzeitigen Regelungen zum Homeoffice bzw. Mobilem Arbeiten und einer neuen Dienstvereinbarung gearbeitet. Dabei werden auch die Erfahrungen, die während der letzten Jahre im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie und dem verstärkten Arbeiten von zu Hause aus gemacht wurden, mit berücksichtigt. Wie vom Stadtrat beschlossen, wird das Personal- und Organisationsreferat vor Unterzeichnung einer neuen Dienstvereinbarung dem Stadtrat eine Bekanntgabe mit den Inhalten der künftigen Regelungen zum mobilen Arbeiten vorlegen.

Konkrete Erfahrungswerte für das Arbeiten im Homeoffice während der Corona-Pandemie liegen auf Grundlage von zwei Homeoffice-Umfragen aus den Jahren 2020/2021 vor. Die aus den Umfragen gewonnenen Erkenntnisse waren Grundlage des Stadtratsbeschlusses vom 18.5.2022 und stellen eine wesentliche Basis für die Weiterentwicklung der Homeoffice-Strategie der Landeshauptstadt München dar.Zu den im Einzelnen gestellten Fragen kann ich Ihnen Folgendes mitteilen:

Frage 1:
Wie schätzt das Personal- und Organisationsreferat die Erfahrungen aus zwei Jahren Homeoffice ein?

Antwort:
Auf Grund der Erfahrungen der Beschäftigten mit Homeoffice während der Pandemie soll Homeoffice auch nach Ende der Pandemie wo immer möglich als zweite gleichberechtigte Möglichkeit zur Einbringung der Arbeitszeit fest etabliert werden. Neben den zahlreichen Vorteilen, die Homeoffice vielen Beschäftigten in ihren jeweiligen Lebenssituationen (Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Flexibilität bei der Pflege von Angehörigen, Wegezeiten zur Arbeit, etc.) bietet, stellt ein dauerhaftes Bekenntnis der Landeshauptstadt München zu einer zukunftsorientierten Homeoffice-Strategie eine Chance für die Landeshauptstadt München dar, zum Beispiel mit Blick auf die Aufwertung der „Arbeitgebermarke Landeshauptstadt München“, die Gewinnung von Personal, die höhere Arbeitszufriedenheit von vielen Beschäftigten, den geringeren Schadstoffausstoß durch die Vermeidung von Individualverkehr, die Reduzierung des Verkehrsaufkommens im Berufsverkehr, eine Vorbildfunktion für Münchner Firmen und andere öffentliche Arbeitgeber*innen sowie die Einsparmöglichkeiten bei den Büroarbeitsplätzen und der Anmietung von Büroflächen. Nicht zuletzt ermöglicht es Homeoffice bzw. mobile Arbeit, personelle Ressourcen besser auszuschöpfen und führt zu einer besseren Arbeitseffizienz.

Frage 2:
Gibt es Bereiche, in denen die Remote-Arbeit besonders gut bzw. eher schlecht läuft? Wenn ja, welche?

Antwort:
Dem Personal- und Organisationsreferat sind aktuell keine Bereiche bekannt, bei denen Remote-Arbeit besonders schlecht läuft. Wobei ich anmerken möchte, dass in der Stadtverwaltung auch Aufgaben zu erledigen sind, die sich nicht oder nur bedingt für das Arbeiten von zu Hause aus eignen, zum Beispiel Bereiche mit Kundenkontakt.
In den beiden Homeoffice-Umfragen wurde deutlich, dass die Beschäftigten mit dem Arbeiten von zu Hause gute Erfahrungen gemacht haben.

Frage 3:
Hat sich die IT-Ausstattung der Mitarbeiter für das Homeoffice bewährt? Wo kann bzw. sollte noch nachgebessert werden?

Antwort:
Die Landeshauptstadt München strebt an, all ihren Beschäftigten mit einem IT-Arbeitsplatz, deren Tätigkeit grundsätzlich mobil erfolgen kann, neben einem Laptop externe Peripheriegeräte wie z.B. eine Maus und Tastatur zur Verfügung zu stellen.

Für das Jahr 2022 hat der Stadtrat ein Sonderbudget in Höhe von zwei Millionen Euro bereitgestellt, um die Homeoffice-Ausstattung für städtische Bedienstete zu verbessern. Ziel ist es, das Arbeiten im Homeoffice im Rahmen der o.g. Ausführungen für jede*n zu ermöglichen. Vom Angebot haben viele Mitarbeitende Gebrauch gemacht und Monitore, Headsets, Maus- und Tastatur-Sets sowie USB Hubs wahlweise an ihren Arbeitsplatz oder nach Hause liefern lassen. Insgesamt wurden bisher über 17.500 IT-Artikel (Monitore, Headsets, Funk-Maus/Tastatur Kombinationen, USB Hubs) ausgegeben. Dieser Service wird so geführt.

Frage 4:
Gibt es Erkenntnisse über die Zufriedenheit der städtischen Mitarbeiter mit den neuen Möglichkeiten zur Remote-Arbeit? Was sind die häufigsten Kritikpunkte, was wird besonders geschätzt?

Antwort:
Die Beantwortung dieser Frage stützt sich auf die Ergebnisse der beiden eingangs erwähnten Homeoffice-Umfragen aus den Jahren 2020 und 2021. In der Homeoffice-Umfrage im März 2021 gaben 85% der Befragten an, dass sie auch weiterhin, unabhängig von der konkreten Anzahl der Homeoffice-Tage, von zu Hause aus arbeiten wollen. Die eigene Homeoffice-Erfahrung wurde sowohl in der ersten Homeoffice-Umfrage im Herbst 2020 mit 92% als auch in der zweiten Homeoffice-Umfrage (Frühling 2021) mit 90% (eher) gut bewertet. Besonders geschätzt werden die bei Frage 1 angeführten zahlreichen Vorteile, die Remote-Arbeit vielen Beschäftigten in ihren jeweiligen Lebenssituationen (Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Flexibilität bei der Pflege von Angehörigen, Wegezeiten zur Arbeit, etc.) bietet. Außerdem lässt Remote-Arbeit verstärkt konzentriertes Arbeiten durch weniger Störungen zu und erhöht damit die Arbeitseffizienz. Homeoffice lässt die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben verschwinden, was sowohl positive als auch negative Effekte für die psychische Gesundheit der Beschäftigten mit sich bringen kann. Neben der Arbeit müssen viele Beschäftigte die Betreuung der Kinder übernehmen oder mit der*dem Lebenspartner*in auf engem Raum arbeiten. Die Arbeit im häuslichen Umfeld stellt damit erhöhte Anforderungen an die Abgrenzungs- und Selbstorganisationskompetenz der Beschäftigten, um eine Entgrenzungvon Beruflichem und Privaten ebenso zu vermeiden wie Überforderungs- bzw. Unterforderungstendenzen. Zum anderen können Konflikte zwischen Mitarbeiter*innen und Führungskräften entstehen, wenn in der Zusammenarbeit keine ausreichende Vertrauenskultur etabliert ist. Die Zusammenarbeit in Teams erforderte ebenfalls veränderte Kommunikationswege zur Vermeidung von Entfremdung und sinkender Bindung zwischen Teammitgliedern untereinander und der jeweiligen Führungskraft. Das Fehlen sozialer Kontakte wird ebenfalls bei den häufigsten Kritikpunkten genannt. Wir bieten Beratungs- und Schulungsangebote an, um diesen Nachteilen entgegenzuwirken.

Frage 5:
Gibt es Erkenntnisse über die Zufriedenheit der Vorgesetzten mit Mitarbeitern im Homeoffice? Wie wird die Effizienz der Arbeit eingeschätzt? Gibt es eine Leistungsüberprüfung der Arbeit von Zuhause?

Antwort:
Bei den durchgeführten Homeoffice-Umfragen gaben 94% der befragten Führungskräfte an, Homeoffice für eine sinnvolle Ergänzung der Büroarbeit zu halten. Eine Einschätzung zur Arbeitseffizienz wurde nicht abgefragt und kann daher nicht beantwortet werden. Eine Leistungsüberprüfung der Arbeit von Zuhause ist weder in der derzeitigen Dienstvereinbarung Mobiles Arbeiten/Homeoffice noch im § 4a der Dienstanweisung Corona, der aktuell die Genehmigungsgrundlage für das Arbeiten von zu Hause aus darstellt, enthalten und auch für die Zukunft nicht vorgesehen. Die Führungskräfte haben genauso wie bei der Arbeit in Präsenz einen Überblick über die geleisteten Aufgaben. Durch die positive Einschätzung von 94% der Führungskräfte kann man unseres Erachtens auch einen positiven Rückschluss auf die Arbeitseffizienz gewinnen.