Ist die Ideenbörse zu langsam?

Ist die Ideenbörse zu langsam?
Anfrage Stadträte Fabian Ewald und Jens Luther (Stadtratsfraktion der CSU mit FREIE WÄHLER) vom 29.3.2023

Antwort Personal- und Organisationsreferent Andreas Mickisch:

Auf Ihre Anfrage vom 29.3.2023 nehme ich Bezug. Sie haben folgenden Sachverhalt vorausgeschickt:
„Die Ideenbörse ist eines der Instrumente, um Verbesserungsideen unserer Mitarbeiter zu hören und umzusetzen. Dies bedarf aber einer adäquaten und zeitnahen Bearbeitung dieser Vorschläge.“

Vorab einige grundsätzliche Bemerkungen zur Ideenbörse und den aktuellen Entwicklungen hinsichtlich der Weiterentwicklung:

Vor über 50 Jahren hat der Münchner Stadtrat das Betriebliche Vorschlagswesen (heute: Ideenbörse) bei der Landeshauptstadt München eingeführt. Seitdem wurden tausende Ideen mit einem Einsparvolumen von vielen Millionen Euro eingereicht und umgesetzt. Um das Potenzial der Mitarbeiter*innen noch intensiver einzubinden und die Arbeitszufriedenheit weiter zu erhöhen wird aktuell die Richtlinie der Ideenbörse überarbeitet und fortgeschrieben.

Ziel hierbei ist u.a. die Verschlankung des Verwaltungsprozesses, die Beschleunigung des Verfahrens, die digitalisierte, referatsübergreifende Sachbearbeitung, die Einbindung von Sozialen Medien, die verstärkte Bewerbung sowie die Erhöhung der Attraktivität des Jahresempfangs (mit der Stadtspitze und den Ideeneinreicher*innen).

Zu den im Einzelnen gestellten Fragen kann ich Ihnen Folgendes mitteilen:

Frage 1:
Wie viele Verbesserungsvorschläge wurden in den Jahren 2021 und 2022 über die Ideenbörse eingereicht?

Antwort:
Im Jahr 2021 wurden stadtweit 205 Vorschläge eingereicht. Im Jahr 2022 waren es 169 Vorschläge. Dies entspricht auch in etwa der Bandbreite an eingereichten Ideen wie vor der Corona-Pandemie.

Frage 2:
Wie viel Zeit beansprucht die Prüfung der Vorschläge?

Antwort:
Die tatsächliche Bearbeitungszeit für die Prüfung der Ideen hängt maßgeblich von der Komplexität der Sachverhalte und der Anzahl der zu beteiligenden Fachdienststellen ab. Dies beeinflusst die Durchlaufzeit der Prozesse maßgeblich.

In diesem Zusammenhang möchte ich mich für die gute Zusammenarbeit mit den Referaten und Eigenbetrieben bedanken, die grundsätzlich für die Erstellung der fachlichen Gutachten zuständig sind. Trotz aller Bemühungen ist den Referaten und Eigenbetrieben aus verschiedenen Gründen (Personalfluktuation, Krankheit, andere Prioritätensetzung) eine zeitnahe Bearbeitung der Ideen nicht immer möglich, so dass es zu zeitlichen Verzögerungen bei der Beantwortung und Umsetzung kommen kann.

Frage 3:
Wie lange dauert es, bis Mitarbeiter eine Rückmeldung zu Verbesserungs- ideen bekommen?

Antwort:
Der Prozess der Ideenbearbeitung sieht vor, dass unmittelbar nach Eingang der Idee bei der Ideenbörse eine Eingangsbestätigung an die Ideeneinreicher*innen erstellt wird, in der das weitere Vorgehen und ein Hinweis auf eine möglicherweise längere Bearbeitungsdauer gegeben wird. Sobald alle erforderlichen Stellungnahmen der betroffenen Fachdienststellen vorliegen, erstellt die Ideenbörse einen Entscheidungsvorschlag. Über alle Entscheidungsvorschläge berät im Anschluss die Betriebliche Kommission, die sich aus Arbeitnehmer- und Arbeitgebervertreter*innen zusammensetzt. Die Sitzungen hierfür finden vier Mal im Jahr statt. Unmittelbar nach den Sitzungen erhalten die Ideeneinreicher*innen eine Mitteilung, ob ihre Idee umgesetzt wird und welche Prämie (Geld, freie Tage, Einladung zum Jahresempfang) sie erhalten werden.

Frage 4:
Wie viele dieser Vorschläge wurden umgesetzt?

Antwort:
Im Jahr 2021 wurden insgesamt 30 Vorschläge umgesetzt.
Im Jahr 2022 wurden 16 Vorschläge umgesetzt.

Auf die Quote der umgesetzten Ideen hat die Ideenbörse nur sehr begrenzt Einfluss, da über die Realisierbarkeit ausschließlich die betroffenenFachdienststellen entscheiden. Diese müssen u. U. auch die Prozesse anpassen, Investitionen tätigen und dergleichen mehr, wenn die Ideen umgesetzt werden.

Frage 5:
Wie lange dauerten diese Umsetzungen?

Antwort:
Für die Umsetzung der Ideen sind – wie bereits bei Frage 4 ausgeführt – ausschließlich die betroffenen Fachdienststellen zuständig. Aus der guten Zusammenarbeit und den zahlreichen Abstimmungen mit den Referaten und Eigenbetrieben wissen wir, dass die überwiegende Mehrzahl der prämierten Vorschläge zum Zeitpunkt der Prämierung bereits umgesetzt wurden bzw. zeitnah umgesetzt werden.

Frage 6:
Wie viele eingereichte Ideen betreffen jeweils die einzelnen Referate?

Antwort:
Aus der folgenden Tabelle wird ersichtlich, aus welchen Bereichen der Stadtverwaltung in den Jahren 2021 und 2022 Ideen eingereicht wurden.

Um Kenntnisnahme der vorstehenden Ausführungen wird gebeten. Ich gehe davon aus, dass die Angelegenheit damit abgeschlossen ist.