Mehr Transparenz für Bürger*innen: Informationen im Ratsinformationssystem (RIS) länger zugänglich und die Recherche zuverlässiger machen

Mehr Transparenz für Bürger*innen: Informationen im Ratsinformationssystem (RIS) länger zugänglich und die Recherche zuverlässiger
machen
Antrag Stadtrats-Mitglieder Nikolaus Gradl, Anne Hübner, Lars Mentrup, Felix Sproll, Micky Wenngatz (SPD/Volt-Fraktion) und Beppo Brem, Judith Greif, Anna Hanusch, Thomas Niederbühl (Fraktion Die Grünen – Rosa Liste) vom 6.9.2023

Antwort IT-Referentin Dr. Laura Dornheim:

In Ihrem Antrag fordern Sie, die Stadtverwaltung zu beauftragen,
„1. alle Unterlagen vor – spätestens jedoch mit – dem Papierversand abrufbar ins interne RIS (‚RIS-Kernsystem‘) einzustellen (‚Digital first‘),
2. das RIS hochverfügbar zu halten,
3. öffentliche Unterlagen auch über einen Zeitraum von zehn Jahren hinweg öffentlich verfügbar zu machen,
4. für jede Beschlussvorlage – auch im öffentlichen RIS – ein leicht abrufbares Gesamtdokument zur Verfügung zu stellen,
5. im neuen Ratsinformationssystem (sowohl öffentlich als auch nichtöffentlich) im Abschnitt Informationen eine Übersicht über anhängige Stadtratsanträge mit Verlinkung auf den jeweiligen Originalvorgang einzurichten.“
Außerdem wird gefordert, die Stadtverwaltung zu beauftragen, nach Möglichkeit
„1. die Filterung nach ‚Gestellt von‘ Fraktionen/Stadtratsmitglied zu reparieren,
2. dort, wo es möglich ist, Verlinkungen zur Verfügung zu stellen. Insbesondere im Reiter ‚Gestellt von:‘ bei den RIS-Seiten von Stadtratsanträgen werden die Namen der StR-Mitglieder bisher lediglich in Textform aufgelistet, ohne deren RIS-Seite zu verlinken,
3. den RSS-Feed zu verbessern
a. Titel/Dateinamen sinnvoll lesbar gestalten inkl. Vorlagennummer
b. Einführung eines gemischten RSS-Feeds für alle Vorgänge eines Referats (Tagesordnungen/Nachträge/Anträge/Sitzungsvorlagen/...),
4. die Textsuche nach Vorlagen zu verbessern,
5. die Dateinamen im Abschnitt Dokumente zuverlässig mit den jeweiligen Vorgangsnummern und Namen zu versehen, die den Inhalt widerspiegeln,
6. die Möglichkeit der Accounterstellung für Bürger*innen und Amtsträger*innen zu schaffen, in der eigene Abonnements besser verwaltet und überblickt werden können.“
Die Umsetzung soll aus dem Referatsbudget erfolgen.
Zur Begründung Ihres Antrags führen Sie Folgendes aus: „Um die papierlose Stadtratsarbeit abzusichern, ist es notwendig, dass das Ratsinformationssystem zuverlässig arbeitet. Sonst bleibt im Zweifelsfall Papier attraktiver. Doch die tägliche Praxis zeigt Verbesserungsbedarf. Zum einen muss das RIS zu üblichen Arbeitszeiten verfügbar sein, Updates sollten nachts oder am Wochenende stattfinden. Gleichzeitig kann es nicht sein, dass Papierunterlagen die Stadtratsmitglieder früher erreichen, als dass die Vorlagen online eingestellt sind.
Auch für die Bürger*innen muss die Recherche über das Ratsinformationssystem jederzeit möglich sein. Nur so haben sie die Möglichkeit zur fundierten demokratischen Meinungsbildung. Vorgänge, die länger zurückliegen, sind für die Münchner*innen allerdings nicht mehr einsehbar. Sämtliche Unterlagen sollten deshalb digital für mehr als zehn Jahre zugänglich gemacht werden. Nur so können zurückliegende politische Entscheidungen langfristig nachvollzogen werden. Insbesondere bei großen Projekten wie Verkehrs- und Planungsthemen gibt es eine lange Historie, die im RIS zur Verfügung stehen sollte.“

Nach § 60 Abs. 9 GeschO dürfen sich Anträge ehrenamtlicher Stadtratsmitglieder nur auf Gegenstände beziehen, für deren Erledigung der Stadtrat zuständig ist. Bei den von Ihnen mittels Antrag vom 6.9.2023 vorgebrachten Anregungen handelt es sich jedoch um eine laufende Angelegenheit, die für die Stadt München keine grundsätzliche Bedeutung hat und auch keine erhebliche Verpflichtung erwarten lässt. Daher obliegt deren Besorgung nach Art. 37 Abs. 1 GO und § 22 GeschO dem Oberbürgermeister, weshalb eine Beantwortung auf diesem Wege erfolgt.

Zu Ihrem Antrag vom 6.9.2023 teile ich Ihnen Folgendes mit:

Punkt 1:
Alle Unterlagen vor – spätestens jedoch mit – dem Papierversand abrufbar ins interne RIS („RIS-Kernsystem“) einstellen („Digital first“).

Antwort:
Bereits heute sind alle Unterlagen parallel mit dem Papierversand im Ratsinformationssystem (RIS) verfügbar und können abhängig von den jeweiligen Sichtrechten von Stadtratsmitgliedern im RIS-Kernsystem aufgerufen werden. Sobald Sitzungsvorlagen vom Oberbürgermeister freigegeben werden, sind die Vorlagen und Dokumente im RIS-Internet/-Extranet verfügbar. Stadtratsmitglieder, die sich elektronisch laden lassen, haben hier einen zeitlichen Vorsprung zu denen, die noch die Papierform bekommen, da die Unterlagen nach der Freigabe noch zu den einzelnen Stadtratsmitgliedern per Boten durch die Stadtkanzlei gebracht werden müssen. NachAnmeldung am RIS-Extranet können Stadtratsmitglieder die Unterlagen über den Link in der elektronischen Ladung, über die Tagesordnung oder direkt über den jeweiligen Vorgang aufrufen. Bis März 2024 war die Tagesordnung im Falle einer Nachtragsbearbeitung für kurze Zeit im RIS-Internet/-Extranet nicht verfügbar, da sie für die Einarbeitung der Nachtragspunkte offline genommen werden musste. Seit der Produktivsetzung der neuen automatisierten Nachtragsbearbeitung am 22. März 2024 ist die Tagesordnung auch im RIS-Internet/-Extranet jederzeit und ohne Unterbrechungen verfügbar.

Punkt 2:
Das RIS hochverfügbar halten.

Antwort:
Bereits heute ist das RIS hochverfügbar, so war z.B. im dritten Quartal 2023 das RIS-Kernsystem durchschnittlich 99,96% und das RIS-Internet/-Extranet 99,59% während der vereinbarten Servicezeiten verfügbar. Zurzeit prüfen wir bei der Installation einer neuen Softwareversion eine technische Entkopplung von RIS-Kernsystem und RIS-Internet/-Extranet, damit würde sich die Verfügbarkeit von RIS-Internet/-Extranet weiter verbessern. Zudem prüfen wir im Rahmen jeder Release-Planung, ob ein Rollout bevorzugt an einem Freitag stattfinden kann.

Punkt 3:
Öffentliche Unterlagen auch über einen Zeitraum von zehn Jahren hinweg öffentlich verfügbar machen.

Antwort:
Seit der Produktivsetzung des Lösch- und Datenschutzkonzeptes im Jahr 2022 werden für RIS-Vorgänge, die abgeschlossen und älter als 10 Jahre sind, nur noch Metadaten im RIS-Internet veröffentlicht. Der Grund für dieses Vorgehen ist die Forderung des Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz (BayLfD), den Grundsatz der Datensparsamkeit zu beachten. Für Mandatsträger*innen sind die Unterlagen im geschützten Bereich des RIS-Extranets weiterhin abrufbar. Das Gleiche gilt für berechtigte Beschäftigte der LHM im RIS-Kernsystem.

Des Weiteren wurde in der Sitzung des Ältestenrats vom 29.9.2023 der Auftrag erteilt, mit dem BayLfD zu klären, ob eine Bereitstellung von nichtöffentlichen Sitzungsunterlagen für die Stadträt*innen über den bisherigen Zeitraum nach den Sitzungen hinaus rechtlich zulässig erscheint.In seiner Stellungnahme bestätigte der BayLfD seine in der Vergangenheit bereits mehrfach geäußerte Rechtsauffassung, an der sich nach Inkrafttreten der DSGVO und trotz des Digitalisierungsschubs der letzten Jahre nichts geändert habe. Maßgeblich für ihn sei dabei vor allem Art. 54 Abs. 3 S. 1 BayGO. Da diese Vorschrift bei der kürzlich erfolgten Novellierung der Bay-GO nicht geändert wurde, habe wohl auch der Gesetzgeber trotz des Digitalisierungsschubs keinen Anpassungsbedarf gesehen.
Die Haltung des BayLfD kann wie folgt zusammengefasst werden:
1. Vorbereitende nichtöffentliche Sitzungsunterlagen dürfen vor der Sitzung in das RIS eingestellt werden, müssen jedoch nach Ablauf der Sitzung aus dem RIS entfernt werden. Hinsichtlich nichtöffentlicher Sitzungsunterlagen gibt es keine Rechtsgrundlage für die Nutzung des RIS als dauerhaftes Archiv für die Stadtratsmitglieder.
Es gibt kein allgemeines gesetzliches Akteneinsichtsrecht für einzelne Stadtratsmitglieder. Art. 54 Abs. 3 S. 1 BayGO regelt zudem abschließend, dass Stadtratsmitglieder lediglich ein Recht auf Einsichtnahme, nicht aber auf Kopie der nichtöffentlichen Sitzungsniederschriften haben. Die elektronische Bereitstellung von Dokumenten im RIS nach den Sitzungen kommt dabei wegen der Vervielfältigungs- und Verbreitungsmöglichkeit einer Kopie gleich.
2. Kopien von nichtöffentlichen Beschlüssen können in das RIS eingestellt werden, sobald die Geheimhaltungsgründe weggefallen sind (Art. 52 Abs. 3 i. V. m. Art. 54 Abs. 3 S. 1 BayGO).
3. Niederschriften und andere Dokumente zu nichtöffentlichen Sitzungen, soweit sie nicht von Ziffer 1 und 2 umfasst sind, dürfen nicht in das RIS eingestellt werden, es sei denn die LHM kann durch technisch-organisatorische Maßnahmen sicherstellen, dass das Risiko der unzulässigen Verwendung der Dokumente auf ein Minimum reduziert ist.
4. Unabhängig von diesen Vorgaben dürfen Dokumente, die besonders sensible personenbezogene Daten enthalten, nach Ansicht des BayLfD überhaupt nicht in das RIS eingestellt werden. Dies umfasst jedenfalls alle Angelegenheiten, deren Sensibilität so hoch ist, dass sie nur als Tischvorlage in der jeweiligen Sitzung selbst ausgeteilt und danach wieder eingesammelt werden dürfen.

Punkt 4:
Für jede Beschlussvorlage – auch im öffentlichen RIS – ein leicht abrufbares Gesamtdokument zur Verfügung stellen

Antwort:
Die Umsetzung eines Gesamtdokuments pro Tagesordnungspunkt
(TOP-Gesamtdokument) im RIS-Internet (analog RIS-Extranet) wäre technisch grundsätzlich möglich. In Abstimmung mit dem behördlichenDatenschutz ist die Bereitstellung eines TOP-Gesamtdokuments nur möglich, wenn sichergestellt wird, dass nur öffentliche Informationen im TOP-Gesamtdokument zur Verfügung gestellt werden und keine personenbezogenen Daten – pbD (z. B. von Beschäftigten, Bürger*innen, Auftragsverarbeiter*innen, etc.) darin enthalten sind. Eine technische und/oder organisatorische Lösung wäre mit dem Datenschutz abzustimmen. Außerdem müssten bei einer Bereitstellung von TOP-Gesamtdokumenten für die Bürgerschaft umfangreiche Änderungen im RIS erfolgen, da sich diese TOP-Gesamtdokumente deutlich von denen der Mandatsträger*innen unterscheiden. Die Mandatsträger*innen erhalten Zugriff auf weit mehr Dokumente als die Bürgerschaft, z.B. nichtöffentliche Dokumente in Vorgängen. Des Weiteren benötigen die TOP-Gesamtdokumente wegen ihrer Größe erheblichen Speicherplatz, vor allem, wenn eine zusätzliche Version für die Bürgerschaft bereitgestellt werden müsste. Eine Erweiterung des Speicherplatzes wäre ebenso wie die Anpassung des RIS zeit- und kostenbehaftet. Sie kann nicht aus dem bestehenden Haushalt des RIT getragen werden und steht deshalb in keinem wirtschaftlich vertretbaren Verhältnis zu dem erreichbaren Mehrwert.

Punkt 5:
Im neuen Ratsinformationssystem (sowohl öffentlich als auch nichtöffentlich) im Abschnitt Informationen eine Übersicht über anhängige Stadtratsanträge mit Verlinkung auf den jeweiligen Originalvorgang einrichten.

Antwort:
Die zu einer Sitzungsvorlage anhängigen Vorgänge (z.B. Stadtratsanträge) sind bereits heute über den Link „Anhängige Vorgänge“ im Bereich „Kurzinformationen“ aufrufbar.



Nach Aufruf der anhängigen Vorgänge kann die Sitzungsvorlage über die „Zurück-Funktion“ des Browsers sowie über einen Link in den „Breadcrumbs“ direkt wieder aufgerufen werden.

Außerdem können Sie in der Ansicht der anhängigen Vorgänge über den Link „Ergebnisse“ den einzelnen anhängigen Vorgang aufrufen und sehen dann im Bereich „Ergebnisse“ die Verlinkung auf die Sitzungsvorlage. Zudem finden Sie Sitzungsvorlagen und die anhängigen Vorgänge einzeln verlinkt in den Tagesordnungen.

Zum zweiten Teil Ihres Antrages teile ich Ihnen Folgendes mit:

Punkt 1:
Die Filterung nach „Gestellt von“ Fraktionen/Stadtratsmitglied reparieren.

Antwort:
Im Stadtratsbereich können Anfragen und Anträge von Fraktionen/Gruppierungen, von Stadtratsmitgliedern, von Verbänden sowie von Referent*innen gestellt werden. Abhängig davon wird das Pflichtfeld „Gestellt von“ mit den jeweiligen Antragstellenden befüllt.
Das Feld „Initiative“ kann zusätzlich mit Stadtratsmitgliedern befüllt werden, die den Vorgang initiiert haben.

Neben der Recherchemöglichkeit zu StR-Anträgen und -Anfragen über den Link „Stadtratsarbeit“ bei Fraktionen/Gruppierungen und bei Stadtratsmitgliedern, kann im RIS-Internet/-Extranet über die „Erweiterte Suche“ im Bereich „Beteiligte Personen“ im Suchfeld „Antragsteller*in“ nach Fraktionen/Gruppierungen, Stadtratsmitgliedern, Verbänden und Referent*innen und im Suchfeld „Initiative“ nach Stadtratsmitgliedern gesucht werden.

Somit ist keine Fehlerbehandlung erforderlich.

Punkt 2:
Dort, wo es möglich ist, Verlinkungen zur Verfügung stellen. Insbesondere im Reiter „Gestellt von:“ bei den RIS-Seiten von Stadtratsanträgen werden die Namen der StR-Mitglieder bisher lediglich in Textform aufgelistet, ohne deren RIS-Seite zu verlinken

Antwort:
Das RIS-Internet/-Extranet bietet sowohl der Öffentlichkeit als auch den Mandatsträger*innen viele Recherche-Möglichkeiten zur Arbeit einzelner Mandatsträger*innen bzw. Faktionen/Gruppierungen. Z.B. werden über den Link „Stadtratsarbeit“ sowohl bei jeder Fraktion/Gruppierung als auch bei jedem Stadtratsmitglied alle Anträge und Anfragen aufgelistet.

Außerdem kann man sich zu jeder Fraktion/Gruppierung und zu jedem Stadtratsmitglied einen RSS-Feed abonnieren, der über neue Anträge und Anfragen informiert. Eine Prüfung der Verlinkung der Fraktionen/Gruppierungen in den Trefferlisten und eine Prüfung der Verlinkung der Fraktionen/ Gruppierungen bzw. Stadtratsmitglieder in den Einzelvorgängen hat ergeben, dass die Verlinkungen aus Gründen der Revisionssicherheit nicht möglich sind. So müsste z.B. eine zukünftige Namensänderung auch in den Verlinkungen von abgeschlossenen Vorgängen geändert werden, damit die Verlinkungen auch weiterhin funktionieren und nicht zu einem toten Link werden.



Punkt 3:
Den RSS-Feed verbessern
a. Titel/Dateinamen sinnvoll lesbar gestalten inkl. Vorlagennummer
b Einführung eines gemischten RSS-Feeds für alle Vorgänge eines Referats (Tagesordnungen/Nachträge/Anträge/Sitzungsvorlagen/ ...)

Antwort zu 3a:
Der RSS-Feed von Vorlagen enthielt ursprünglich im Titel nur die Vorlagen-Nr., jedoch keinen Dateinamen. Seit Produktivsetzung der aktualisierten RIS-Version am 22. März 2024 wird der gekürzte Betreff ebenfalls im Titel dargestellt.

Antwort zu 3b:
Im Stadtratsbereich werden Sitzungsvorlagen von den Referaten eingebracht und können pro Referat über die Aktion „RSS – Sitzungsvorlagen“ abonniert werden.
Anträge und Anfragen werden überwiegend von Fraktionen/Gruppierungen und von Stadtratsmitgliedern gestellt und können über die Aktion „RSS-Anträge“ pro Fraktion/Gruppierung bzw. Stadtratsmitglied oder fraktionsübergreifend über die Aktion „RSS aktuelle Vorgänge“ abonniert werden. Ein gemischter RSS-Feed für alle Vorgänge eines Referats ist nicht möglich, da ein RSS-Feed nur zu Gruppen von Vorgängen, z.B. alle Sitzungsvorlagen eines Referats, alle Anträge eines Stadtratsmitglieds oder einer Fraktion informiert. Tagesordnungen und Nachträge sind im RIS keineigenständiger Vorgang, sondern Bestandteil einer Stadtratssitzung zu einem bestimmten Datum. Zudem werden nicht alle Stadtratssitzungen von einem Referat vorbereitet, z.B. Verwaltungs- und Personalausschuss oder Vollversammlung.

Punkt 4:
Die Textsuche nach Vorlagen verbessern

Antwort:
Grundsätzlich ist die stadtweite Vorgabe, dass durchsuchbare Dokumente ins RIS eingestellt werden müssen. Das Direktorium wird diese Vorgabe nochmals an die Beschlussstellen der Referate sowie die BA-Geschäftsstellen kommunizieren. Über den Service „Scanmux“ kann eine PDF-Datei oder ein eingescanntes Dokument in eine durchsuchbare PDF-Datei umgewandelt werden. Zum anderen kann seit kurzem an allen Multifunktionsgeräten ein Dokument unter Verwendung des Features „Scan2Email PDF 1.7 als durchsuchbares PDF“ eingescannt werden. Zusätzlich werden wir die Migration der Altdaten im RIS prüfen, um die Trefferquote bei einer Textsuche zu verbessern.

Punkt 5:
Die Dateinamen im Abschnitt Dokumente zuverlässig mit den jeweiligen Vorgangsnummern und Namen versehen, die den Inhalt widerspiegeln.

Antwort:
Ein Vorschlag zur Nomenklatur wurde ans Direktorium zur weiteren Bearbeitung gegeben.
Dabei sollen die Dokumente eines Vorgangs einheitlich benannt werden mit der Vorgangsnummer, der Art des Dokuments sowie möglichst eindeutige Stichworte, wie z.B. Tram-Westtangente oder Brenner-Nordzulauf. Die Umsetzung des Vorschlags in den Referaten wird vom Direktorium in Kürze entsprechend umgesetzt.

Punkt 6:
Die Möglichkeit der Accounterstellung für Bürger*innen und Amtsträger*innen schaffen, in der eigene Abonnements besser verwaltet und überblickt werden können.

Antwort:
Mandatsträger*innen können die eigenen Abonnements bereits im RIS-Extranet verwalten. Die vorhandenen Abonnements werden aufgelistet und können nach Objekt und Status der Abonnement-Nachricht gefiltert sowiezeitlich sortiert werden. Zudem können alle gelesenen Abonnement-Nachrichten per Aktion entfernt werden und Abonnements abgemeldet werden.

Bürger*innen haben diese Möglichkeiten nicht, da für die Öffentlichkeit keine Userverwaltung implementiert ist. Für die Nutzer*innen des RIS-Internet funktionieren die Abonnements ähnlich simpel wie bei einem Newsletter (Anmeldung mit E-Mail-Adresse, Bestätigung der E-Mail-Adresse, Abmeldung über Link in jeder Abonnement-Nachricht).
Die Implementierung einer Userverwaltung für die Öffentlichkeit steht in keinem wirtschaftlich vertretbaren Verhältnis zu dem erreichbaren Mehrwert. Aktuell sind ca. 590 Abonnements von Bürger*innen aktiviert. Um Kenntnisnahme von den vorstehenden Ausführungen wird gebeten. Wir gehen davon aus, dass die Angelegenheit damit abgeschlossen ist.