Nachhaltigkeit auch in „kleinen“ Dingen II

Nachhaltigkeit auch in „kleinen“ Dingen II
Antrag Stadtrats-Mitglieder Leo Agerer, Sabine Bär, Alexandra Gaßmann, Winfried Kaum und Alexander Reissl (Stadtratsfraktion der CSU mit FREIE WÄHLER) vom 19.1.2024

Antwort Oberbürgermeister Dieter Reiter:

Sie haben am 19.1.2024 Folgendes beantragt:
„Die Stadt ersetzt beim Versand von Unterlagen an die Stadtratsmitglieder das große papierene Briefkuvert durch einen ‚Pendler‘. Dies könnte zum Beispiel ein stabiles, verschließbares Behältnis aus Karton sein, das leer vom Botendienst wieder mitgenommen wird.“

Nach § 60 Abs. 9 GeschO dürfen sich Anträge ehrenamtlicher Stadtratsmitglieder nur auf Gegenstände beziehen, für deren Erledigung der Stadtrat zuständig ist. Der Inhalt Ihres Antrages betrifft jedoch die Verwendung von Büromaterial und damit eine laufende Angelegenheit im Sinne von Art. 37 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 GO und § 22 GeschO, deren Erledigung dem Oberbürgermeister obliegt. Eine beschlussmäßige Behandlung der Angelegenheit im Stadtrat ist daher rechtlich nicht möglich.

Zu Ihrem Antrag teile ich Ihnen aber Folgendes mit: Wir sind selbst immer bemüht, möglichst ressourcenschonend zu arbeiten und nutzen nach Möglichkeit wiederverwendbare Produkte. Daher haben wir Ihren Vorschlag intensiv geprüft und nach Umsetzungsmöglichkeiten gesucht, die sowohl praktikabel im Alltag als auch ressourcensparsam sind.
Die derzeitige Praxis sieht folgendermaßen aus: Die Stadtratsmitglieder erhalten dreimal wöchentlich ihre Stadtratspost durch den Botendienst der Stadtkanzlei an ihre persönliche Adresse, in die Fraktionsbüros oder an festgelegte Ablageorte geliefert. Hierzu werden die persönlich an das Stadtratsmitglied adressierten Briefe und Unterlagen, die extern eingehen, mit den von der Stadtverwaltung erstellten Dokumenten (insbesondere öffentliche und nichtöffentliche Sitzungsunterlagen) zusammengefasst und in verschlossene Umschläge verpackt. Es ist somit sichergestellt, dass kein Zugriff durch unberechtigte Dritte erfolgen kann.
Bei einer Einführung von Pendlerbehältnissen ist es unabdingbar, dass genügend Austauschmappen pro Stadtratsmitglied zur Verfügung stehen, die Zustellungen weiterhin datenschutzkonform erfolgen und die Rückgabe der Zustellmappen vom Stadtratsmitglied zeitnah erfolgt.
Die Erstbeschaffung und der regelmäßige Ersatz von Pendlerbehältnissen sind nicht zwangsläufig wirtschaftlicher und nachhaltiger als die aktuelle Nutzung der Kuverts, welche aus recyceltem Papier hergestellt sind. Aufgrund der großen Postmenge (insbesondere der Unterlagen zu den Stadtratssitzungen) und der Vorhaltung von Ersatzmappen für den Austausch müssten für jedes Stadtratsmitglied mehrere „Pendler“ beschafft werden. Es liegen uns aktuell keine Erfahrungswerte vor, welche Haltbarkeitsdauer diese Behältnisse haben. „Pendler“ aus Karton müssten in kürzeren Abständen ausgetauscht und ersetzt werden als z.B. Kunststoffmappen, die aufgrund der Nachhaltigkeitsaspekte jedoch ausscheiden. Die Kosten und verwendeten Ressourcen würden nach unserer Einschätzung in etwa gleich hoch sein, wie bei der aktuellen Verwendung von Kuverts.

Zudem müssten Austauschmöglichkeiten der sperrigen „Pendler“ zwischen den Boten*innen der Stadtkanzlei und den Stadträten*innen installiert werden, um einen Rücktransport zu ermöglichen. Bei der Zustellung in Briefkästen scheidet bereits eine Rückgabe auf demselben Wege aus, da keine Übergabe möglich ist, so dass die Boten der Stadtkanzlei die Mappen nicht auf der Zustelltour mitnehmen können. Hinzu kommt, dass die Zustellungen regelmäßig in den Abendstunden erfolgen und die Boten die leeren Zustellmappen dreimal pro Woche mit nach Hause nehmen müssten, da nach Abschluss der Botentour am Abend keine Notwendigkeit mehr besteht, in das Rathaus zurückzufahren. Eine derartige Mitnahme nach Hause scheidet naturgemäß aus, so dass die Rückgabe anderweitig sichergestellt werden müsste. Für eine Lieferung in die Fraktionsbüros müssten neue Ablaufpläne für den Botendienst erstellt und mit den Fraktionsmitarbeitenden abgesprochen werden, wie eine datenschutzkonforme Zustellung gewährleistet ist (z.B. durch die Neuanschaffung von verschließbaren Schränken in den Fraktionsbüros), da der unbefugte Zugriff durch Dritte weiterhin verhindert werden muss, was bei wiederverwendbaren Mappen nicht der Fall wäre.

Aus den genannten Gründen bleibt es daher auch zukünftig bei der bisherigen Zustellung der Post in Kuverts an die Stadtratsmitglieder.

Wir möchten an dieser Stelle aber nochmals für die Nutzung der verschiedenen digitalen Möglichkeiten werben, die die notwendigen Materialkosten reduzieren würden: Hier ist sowohl die elektronische Ladung zu den Stadtratssitzungen samt den Sitzungsunterlagen, aber auch die elektronische Übermittlung aller neu gestellten Stadtratsanträge/-anfragen zu nennen. Daneben besteht die Möglichkeit, die Rathaus Umschau und das Amtsblatt in digitaler Form zu erhalten.

Von den vorstehenden Ausführungen bitte ich Kenntnis zu nehmen und gehe davon aus, dass die Angelegenheit damit abgeschlossen ist.