Bürokratieabbau zur Prozessbeschleunigung – umsetzen anstatt reden Antrag Stadträte Hans-Peter Mehling und Alexander Reissl (Stadtratsfraktion der CSU mit FREIE WÄHLER) vom 29.8.2023 Bürokratie abbauen – Prozesse optimieren

Bürokratieabbau zur Prozessbeschleunigung – umsetzen anstatt reden
Antrag Stadträte Hans-Peter Mehling und Alexander Reissl (Stadtratsfraktion der CSU mit FREIE WÄHLER) vom 29.8.2023
Bürokratie abbauen – Prozesse optimieren
Antrag Stadträte Leo Agerer, Hans-Peter Mehling und Manuel Pretzl (Stadtratsfraktion der CSU mit FREIE WÄHLER) vom 21.1.2024

Antwort Oberbürgermeister Dieter Reiter:

Nach §60 Abs.9 GeschO dürfen sich Anträge ehrenamtlicher Stadtratsmitglieder nur auf Gegenstände beziehen, für deren Erledigung der Stadtrat zuständig ist.
Mit Ihrem Antrag vom 29.8.2023 fordern Sie einen „Bürokratieabbau zur Prozessbeschleunigung – umsetzen anstatt reden“. Sie begründen diesen Antrag wie folgt: „Auf allen staatlichen Ebenen nimmt selbstgeschaffene Bürokratie zu und verlängert Entscheidungsprozesse. Politiker aller Ebenen bekennen sich gerne wortreich, aber lediglich abstrakt, zum Abbau von Bürokratie. Selbst die aus kommunaler Sicht viel gescholtenen Ebenen von Bund und Ländern als Hauptverursacher von Bürokratiezunahme haben die Notwendigkeit zum aktiven Handeln erkannt und einen gemeinsamen Runden Tisch ins Leben gerufen. Dieser hat den Bürokratieabbau zur Prozessbeschleunigung als Ziel. Davon unbenommen ist es den Kommunen grundsätzlich nicht untersagt, in eigener Zuständigkeit geschaffene Bürokratieanteile auch selbst wieder abzuschaffen, ohne dabei von geänderten Vorgaben von Bund und Land abhängig zu sein.
Es wäre wünschenswert, wenn der Oberbürgermeister, der Stadtrat und die Verwaltung der größten deutschen Kommune mit dem Abbau von Bürokratie zur Prozessbeschleunigung im eigenen Zuständigkeitsbereich als leuchtendes Beispiel aktiv vorangehen würden.“

Mit einem weiteren Antrag vom 25.1.2024 fordern Sie vom Oberbürgermeister „Bürokratie abbauen – Prozesse optimieren“. Darin fordern Sie den Oberbürgermeister als Chef der Verwaltung u.a. dazu auf, alle Referentinnen und Referenten anzuweisen, innerhalb eines Vierteljahres konkrete Vorschläge zur Entbürokratisierung, Optimierung und sprachlichen Vereinfachung von Prozessen zur Effizienzsteigerung im eigenen Haus zu unterbreiten. Auch diesen Antrag begründen Sie mit überbordender Bürokratie, zahlreichen zusätzlichen Regeln und Anforderungen, die sich die Verwaltung selbst auferlegt oder durch den Stadtrat auferlegt bekommt sowie mit ineffektiven Prozessen, welche die Verwaltung lähmen und unnötig Kapazitäten binden. Darüber hinaus verweisen Sie auf Auflagen, dieAntragstellern gemacht werden, die an der Realität und der Leistungsfähigkeit der Unternehmen vorbeigehen. Als Beispiel nennen Sie, dass ein in einer Parkbucht aufgestelltes Heizmobil mit einer Leuchtbarke gesichert und zweimal täglich durch das aufstellende Unternehmen kontrolliert werden muss.

Der Inhalt Ihres Antrages betrifft jedoch eine laufende Angelegenheit, deren Besorgung nach Art.37 Abs.1 GO und §22 GeschO dem Oberbürgermeister obliegt. Daher beantworte ich Ihren Antrag als Brief und darf Ihnen Folgendes dazu mitteilen:

Zu beiden Anträgen möchte ich zunächst einmal feststellen, dass ich Ihr Anliegen, Bürokratie abzubauen und Prozesse zu optimieren, teile. Wir haben in der Stadtverwaltung bereits eine effiziente Organisation hierfür etabliert:
Die Optimierung und Vereinfachung von Prozessen ist im Rahmen der Organisationshoheit der Referate und Eigenbetriebe deren laufende Aufgabe. Die zentrale Steuerung der stadtweiten Einführung des Geschäftsprozessmanagements (GPM) erfolgt im POR, konkret durch den Bereich GPM-Governance im Geschäftsbereich POR-5 „Organisation und Transformation“. Durch optimierte und entbürokratisierte Prozesse soll die Basis für die Digitalisierung geschaffen werden.

Mit dem Beschluss zum GPM vom 29.6.2022 (Sitzungsvorlage Nr. 20-
26/V 05733) wurde der Beschluss aus 2019 (Sitzungsvorlage Nr. 14-20/V 13507) hierzu bestätigt und weiter konkretisiert. Insofern bleibt auch der CSU-Stadtratsantrag „Prozessoptimierung in allen städtischen Referaten“ vom 16.8.2021 (20-26/A 01831) weiterhin aufgegriffen.

Darüber hinaus wurde eine regelmäßige Berichtsstruktur über die Fortschritte des stadtweiten Geschäftsprozessmanagements implementiert.

Im Antrag vom 29.8.2023 haben Sie fünf dezidierte Forderungen gestellt, zu denen ich Folgendes ausführen möchte:

Punkt 1:
Der Oberbürgermeister richtet in seinem Büro eine Fachstelle für Bürokratieabbau zur Prozessbeschleunigung in kommunaler Zuständigkeit ein.

Antwort:
Die oben dargestellten etablierten Strukturen zur Optimierung und Weiterentwicklung der Prozesse in unserer Stadtverwaltung verfolgen dieZiele, welche Sie in Ihrer Antragsbegründung anführen. Die Einrichtung einer weiteren Fachstelle, welche sich mit Bürokratieabbau zur Prozessbeschleunigung befassen soll, würde dagegen das Bestreben nach Bürokratieabbau konterkarieren.

Punkt 2:
Jedes Referat der Landeshauptstadt München richtet im Bereich der Referatsleitung ohne zusätzliche VZÄ aus der eigenen Stellenbewirtschaftung eine Stelle ein, die sich ausschließlich mit Bürokratieabbau zur Prozessbeschleunigung im Rahmen kommunaler Zuständigkeit im jeweiligen Referat beschäftigt.

Antwort:
Jedes Referat/jeder Eigenbetrieb verfügt in der heutigen Struktur über ein GPAM (Geschäftsprozess- und Anforderungsmanagement), das in der Regel bei der jeweiligen Geschäftsleitung angesiedelt und u.a. für die Optimierung und Vereinfachung der Prozesse in ihrem Bereich verantwortlich ist.

Darüber hinaus haben die Referate und Eigenbetriebe innerhalb der Geschäftsleitungen Expert*innen für Organisation und Controlling.

Punkt 3:
Der Stadtrat bildet einen Fachausschuss für Bürokratieabbau zur Prozessbeschleunigung in kommunaler Zuständigkeit.

Antwort:
Die Organisationshoheit und die Verantwortung hierfür liegt bei den Referaten und Eigenbetrieben. Das POR berichtet im Rahmen seiner Steuerungsaufgabe dem Stadtrat jährlich über die Entwicklung/den Fortschritt des GPMs einschließlich Zielerreichung in der LHM. Ein eigener Fachausschuss, wie in Ihrem Antrag gefordert, steht konträr zum berechtigten Ziel „Bürokratieabbau“.

Punkt 4:
Die Fachstelle für Bürokratieabbau zur Prozessbeschleunigung in kommunaler Zuständigkeit im OB-Büro berichtet dem Fachausschuss des Stadtrats vierteljährlich über die erzielten Ergebnisse der einzelnen Referate. Der Bericht soll konkrete Angaben zu den jeweiligen Prozessen und deren Beschleunigungspotential sowie konkrete Angaben zur Umsetzung dieser Beschleunigungen unter Angabe einer Zeitschiene enthalten.

Antwort:
Wie oben ausgeführt, sind in der Stadtverwaltung bereits eine effiziente Organisation für die Optimierung und Vereinfachung der Prozesse sowie eine regelmäßige Berichtsstruktur an den Stadtrat etabliert.

Punkt 5:
Oberbürgermeister und Stadtrat loben einen Wettbewerb unter städtischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus. In diesem Wettbewerb werden erfolgreiche Vorschläge zum Bürokratieabbau, auch finanziell, prämiert.

Antwort:
Zu jedem Thema, das in der Zuständigkeit der Landeshauptstadt München liegt, kann ein Vorschlag u.a. zur Verbesserung von Prozessen und Leistungen beim Betrieblichen Vorschlagswesen (POR-5/S1, Ideenbörse) eingereicht werden. Unter den eingereichten Vorschlägen befinden sich schon heute viele, die eine Effizienzsteigerung im Zusammenhang mit Bürokratieabbau und Prozessbeschleunigung zum Inhalt haben und prämiert werden.

Im Übrigen gehe ich davon aus, dass es zwingende Gründe der Verkehrssicherheit gibt, wenn Auflagen an die Aufsteller*innen von Heizmobilen erteilt werden. Wenn Sie hier begründete Zweifel in einem konkreten Fall haben, können Sie mir diese gerne zukommen lassen. Dann gehe ich dem Vorgang nach.

Um Kenntnisnahme der vorstehenden Ausführungen wird gebeten. Ich gehe davon aus, dass die Angelegenheiten damit abgeschlossen sind.