Anfrage zum Bearbeitungsstand aus dem Juni 2023

Anfrage zum Bearbeitungsstand aus dem Juni 2023
Anfrage Stadtrats-Mitglieder Sabine Bär, Alexandra Gaßmann, Hans Hammer, Heike Kainz und Hans-Peter Mehling (Stadtratsfraktion der CSU mit FREIE WÄHLER) vom 14.8.2024

Antwort Oberbürgermeister Dieter Reiter:

In Ihrer Anfrage führen Sie aus:
„Am 29.6.2023 wurde von mir gemeinsam mit den Kollegen Kainz und Hammer ein Antrag mit dem Titel ‚Ruhender Verkehr – optimierte Nutzung des öffentlichen Raums‘ an Sie in Ihrer Eigenschaft als Chef der Münchner Stadtverwaltung gestellt.
Bis zum heutigen Tage gab es darauf weder eine Antwort der sicherlich beauftragten Stellen der Stadtverwaltung noch eine Bitte um Verlängerung der Bearbeitungszeit, oder eine Entschuldigung für eine bislang nicht erfolgte Bearbeitung mit entsprechender Begründung.
Bei allem Verständnis für die arbeitstechnische Auslastung der Münchner Stadtverwaltung, u.a. auch wegen der fraktionsunabhängigen Bearbeitung zahlreicher Anträge und Anfragen aus den Reihen des Münchner Stadtrats erlaube ich mir, darauf hinzuweisen, dass die verwaltungsinternen Regeln der Stadt München die Beantwortung eines Stadtratsantrags innerhalb einer Frist von 6 Monaten vorsieht, und zwar unabhängig davon, ob sie aus den Reihen der Stadträtinnen und Stadträte der Mehrheitsfraktionen stammt oder aus den Reihen der verschiedenen ‚Oppositionsfraktionen‘! Das oben beschriebene Verhalten der für eine Beantwortung fachlich zu- ständigen Verwaltungsbereiche ist in keiner Weise dazu geeignet, eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Stadtrat und Stadtverwaltung zu fördern, welche wir für eine positive Münchner Stadtpolitik gegenüber der Bürgerschaft für außerordentlich wichtig erachten.“

Zu Ihren Fragen kann ich Ihnen folgendes mitteilen:

Das Mobilitätsreferat hat zu dem in der Anfrage angesprochenen konkreten Antrag folgende Stellungnahme abgegeben:
„Die Beantwortung des Antrags war ursprünglich mit der Sitzungsvorlage 20-26/V 10861 (Beschluss der VV am 23.11.2023) vorgesehen, da in dieser das Thema inhaltlich behandelt wurde. Leider ist der Antrag im Zuge der Erstellung der Sitzungsvorlage irrtümlicherweise nicht aufgegriffen worden und wurde somit nicht bearbeitet. Die Abarbeitung des Antrags hatte daher im Nachgang des Beschlusses per Antwortschreiben zu erfolgen. Dass das Antwortschreiben die Antragsteller*innen bis zum heutigen Tag noch nicht erreicht hat, ist sehr bedauerlich und ist Folge einer referatsinternen Fehlerkette, die wir bitten zu entschuldigen. Das Antwortschreiben ist mittlerweile von der Referatsleitung des Mobilitätsreferats freigegeben und wird schnellstmöglich an die Antragsteller*innen übermittelt.“

Frage 1:
Wurde seit Beendigung der coronabasierten und vom Stadtrat beschlossenen grundsätzlichen vorübergehenden Verlängerung der Bearbeitungszeiten von Anträgen (von seinerzeit 6 auf 9 Monate) und Anfragen (von seinerzeit 3 auf 6 Monate) aus den Reihen des Stadtrats eine verwaltungsinterne Änderung der grundsätzlichen Bearbeitungszeiten beschlossen, ohne dass dies dem Stadtrat bekannt gemacht wurde?

Antwort:
Die Bearbeitungsfristen für Stadtratsanträge werden vom Stadtrat in der Geschäftsordnung des Stadtrats selbst festgelegt.
Mit Sitzungsvorlage Nr. 20-26/V 06338 vom 27.2.2022 hat der Stadtrat Maßnahmen zur Entlastung der städtischen Mitarbeiterschaft anlässlich der Belastungen durch die Corona-Pandemie einer befristeten Verlängerung der Bearbeitungszeiten für Stadtratsanträge und -anfragen zugestimmt. Die Bearbeitungsfristen für Stadtratsanträge und -anfragen wurden damals rückwirkend für den Zeitraum vom 1.1.2022 bis einschließlich 31.12.2022 von sechs auf neun Monate für Anträge und von sechs auf zwölf Wochen für Anfragen verlängert. Der Grund für die rückwirkende Regelung war, dass von der damaligen Arbeitssituation auch die bereits seit Jahresbeginn eingegangenen Anträge und Anfragen betroffen waren. Somit wurden für den Zeitraum vom 1.1.2022 bis einschließlich 31.12.2022 die Bearbeitungsfristen für Anträge von sechs auf neun Monate verlängert, § 60 Abs. 2 Satz 1 GeschO. Die Anfragen wurden nicht, wie in der Frage dargestellt, von drei auf sechs Monate verlängert, sondern von sechs auf zwölf Wochen, § 60 Abs. 3 Satz 1 GeschO.
Nachdem die Regelung von vornherein befristet war, entfiel für die Entfristung eine zusätzliche Stadtratsbefassung. Seit dem 1.1.2023 gelten daher wieder die alten Bearbeitungsfristen mit sechs Monaten für Anträge und sechs Wochen für Anfragen (§ 60 Abs. 2 Satz 1 und Abs. 3 Satz 1 GeschO).

Frage 2:
Sollten die angesprochenen Bearbeitungszeiten nach wie vor dem diese betreffenden, gültigen Stadtratsbeschluss entsprechen, wie stellen die einzelnen Referate die Einhaltung dieser Zeiten sicher respektive überwachen sie diese Fristen?

Antwort:
Wie ich bereits in der Antwort auf den Antrag Nr. 20-26/A 03415 von Frau Stadträtin Beatrix Burkhardt und Herrn Stadtrat Hans-Peter Mehling sowie in der Anfrage Nr. 20-26/F 00753 von Herrn Stadtrat Hans Hammer vom 25.7.2023 ausgeführt habe, bearbeiten die Referate die ihnen zugewiesenen Anträge und Anfragen in eigener Zuständigkeit und im Rahmen ihrer personellen Ressourcen. Das Direktorium überwacht hier lediglich die Anträge und Anfragen, bei denen die Frist bereits abgelaufen ist und auch keine Fristverlängerung vorliegt.

Frage 3:
Wird auch innerhalb der Stadtverwaltung die Mitarbeiterschaft regelmäßig auf die Dauer der gültigen Bearbeitungszeiten für die Beantwortung von Anfragen und Anträgen aus dem Stadtrat (und selbstverständlich auch aus den BA bzw. Bürgerschaftsversammlungen) hingewiesen.

Antwort:
In jedem Zuleitungsschreiben, mit dem ein Stadtratsantrag oder eine Stadtratsanfrage einem Referat zur Bearbeitung zugewiesen wird, wird auf die in der Geschäftsordnung des Stadtrats festgelegte Bearbeitungsfrist hingewiesen.

Frage 4:
Gibt es innerhalb der Stadtverwaltung ein einheitliches Verfahren für alle Referate das beschreibt, in welcher Weise gegenüber den antragstellenden Stadträtinnen und Stadträten zu reagieren ist, wenn absehbar wird, dass bekannte Bearbeitungsfristen (z.B. wegen fehlender Zuarbeit von verwaltungsinternen, oder -externen Fachstellen) nicht eingehalten werden können (z.B. vor Ablauf der Bearbeitungsfrist ein begründeter Hinweis an die Antrag-/Anfragenstellenden dass die Bearbeitungsfrist nicht einge- halten werden kann sowie die Bitte um Zustimmung zu einer Fristverlän- gerung)? Falls nicht, kann so ein einheitliches Verfahren, möglicherweise mittels Einsatzes von KI, durch Anweisung des Chefs der Stadtverwaltung initiiert werden?

Antwort:
Das Direktorium hat den Referaten hier ein Formular für die Beantragung von Fristverlängerungen zur Verfügung gestellt. Darin ist auch eine ausführliche Begründung anzugeben, die zu der Verzögerung bei der Bearbeitung führt.Darüber hinaus arbeitet die Stadtverwaltung mit dem Ratsinformationssystem. Fristversäumnisse können darin nicht nur durch das Direktorium, sondern auch durch die Fachreferate relativ unkompliziert über eine erweiterte Suchfunktion ermittelt werden und die Daten über einen Excel-Export nach den gewünschten Fristen sortiert werden. Der Einsatz einer KI ist nicht erforderlich.

Frage 5:
Welche Verfahren und Möglichkeiten gibt es für die jeweiligen federführenden antrags-/anfragebearbeitenden Stellen die erforderliche Zuarbeit stadtverwaltungsinterner Stellen anderer Referate oder externer Stellen (von 100% Stadttöchtern wie z.B. SWM, oder auch Auftragsnehmern wie z.B. die Münchner S-Bahn) in einem verhältnismäßigen Zeitrahmen sicher- zustellen und können diese Verfahren und Möglichkeiten ggf. optimiert und geschärft werden?

Antwort
Die fristgerechte Bearbeitung der Anträge/Anfragen und welche Verfahren oder Möglichkeiten hierfür verwendet werden, liegt in der Zuständigkeit der einzelnen Referate. Grundsätzlich funktionieren diese Prozesse gut. Die Beantwortungszeiträume sind jedoch insbesondere von der Komplexität der Anträge und Anfragen abhängig und z.B. auch davon, wie viele andere städtische Stellen oder Referate ggf. noch eingebunden werden müssen.

Frage 6:
Wie kann zukünftig der Umgang aller Bereiche der Stadtverwaltung mit den Bearbeitungsfristen von Anfragen und Anträgen aus dem Stadtrat durch ein einheitliches Verfahren so standardisiert werden, dass die unabdingbar notwendige vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen dem Stadt- rat und der Stadtverwaltung gefördert und zudem transparenter wird?

Antwort:
Neben der Überwachung der Fristen (s. Antwort zu Frage 4) geht das Direktorium selbstverständlich auf Referate zu, bei denen sich Fristversäumnisse häufen bzw. die Zahl der Versäumnisse ansteigt. Das Mobilitätsreferat ist nach Abschluss der Gründungsphase nun dabei, Prozesse und Abläufe zu optimieren.