Umsetzung von Zero-Waste/Neues Zuhause für Büromöbel/Gebrauchtwarenbörse

Umsetzung von Zero-Waste/Neues Zuhause für Büromöbel/Gebrauchtwarenbörse
Anfrage Stadtrats-Mitglieder Heike Kainz und Manuel Pretzl (Stadtratsfraktion der CSU mit FREIE WÄHLER) vom 17.10.2024

Antwort Oberbürgermeister Dieter Reiter:

Ihrer Anfrage vom 17.10.2024 haben Sie folgenden Sachverhalt vorausgeschickt:
„Im Rahmen der Vollversammlung vom 27.7.2022 wurde vor bereits mehr als zwei Jahren in der Sitzungsvorlage Nr. 20-26/V 006600 vom Stadtrat der Landeshauptstadt München beschlossen, dass eine grundlegende Überarbeitung der bisherigen Gebrauchtwarenbörse stattfinden soll. Auf unsere Anträge vom 17.10.2023 ‚Umsetzung von Zero-Waste/Neues Zuhause für Büromöbel I-III‘ wurde mit Antwort vom 18.4.2024 mitgeteilt, dass die Gebrauchtwarenbörse aktuell im Intranet unter WILMA im Ar- beitsraum ‚Beschaffung & Vergabe‘ geführt und durch das Direktorium/ Vergabestelle 1 betreut wird. Des Weiteren wurde ausgeführt, dass diese aktuell aus städtischer Sicht nicht im gewünschten bzw. vorgestellten Umfang genutzt wird. Weiterhin teilte man uns mit, dass das Klimaschutz- und Nachhaltigkeitsmanagement des Direktoriums seit einiger Zeit intensiv an der Neukonzeption der Gebrauchtwarenbörse arbeite und verschiedene Lösungen untersucht, wobei deren Vor- und Nachteile ermittelt werden. Auf unsere Vorschläge, welche den Erwerb städtischer Altmöbel für den privaten Gebrauch oder die Weitergabe an Tochterunternehmen und andere Kommunen bzw. auch die Möglichkeit der Abgabe für mobile Arbeiten von LHM-Mitarbeitenden betreffen, wurde die weitere Prüfung angekündigt.“

Zu den im Einzelnen gestellten Fragen kann ich Ihnen Folgendes mitteilen:

Frage 1:
Welche konkreten Ergebnisse wurden zwischenzeitlich für die Neukonzeption der Gebrauchtwarenbörse seitens des Klimaschutz- und Nachhaltigkeitsmanagements des Direktoriums erzielt?

Antwort:
Das Klimaschutz- und Nachhaltigkeitsmanagement des Direktoriums entwickelte gemeinsam mit dem Anforderungsmanagement des Direktoriums ein umfassendes Fachkonzept, welches folgende Lösung zur Neukonzeptionierung der Gebrauchtwarenbörse beschreibt:
Für die stadtinterne Vermittlung von gebrauchten aber noch gebrauchsfähigen Waren wird ein Klon des vorhandenen Schwarzen Bretts desGesamtpersonalrats (GPR) im Intranet WILMA erstellt. Das Schwarze Brett des GPR funktioniert ähnlich wie bekannte Internetplattformen für Gesuche und Angebote von Gebrauchtwaren aus dem privaten Bereich. Die neue Gebrauchtwarenbörse wird in ähnlicher Form für städtische Gebrauchtwaren aufgebaut sein und dient der Vermittlung von städtischen Gebrauchtwaren zwischen Dienststellen innerhalb der LHM. Für den Transport der Gebrauchtwaren wird die Vergabestelle 1 eine städtische Rahmenvereinbarung für Umzüge ausschreiben, die bei Bedarf und auf Kosten der abnehmenden Dienststelle in Anspruch genommen werden kann.

Die zur Einleitung des IT-Projektes nötigen Vorarbeiten wurden durch das Anforderungsmanagement des Direktoriums bereits abgeschlossen. Die nun zur Umsetzung nötigen personellen und finanziellen Ressourcen stehen seitens it@M bereit und sind für das Projekt Gebrauchtwarenbörse fest eingeplant.

Frage 2:
Welche verschiedenen Lösungen wurden für die Neukonzeption in Betracht gezogen?

Antwort:
Für die Neukonzeption der Gebrauchtwarenbörse wurden mehrere Lösungswege untersucht:

Eine Möglichkeit lag im Ausbau und Verbesserung der aktuellen Seite der Gebrauchtwarenbörse im Intranet WILMA. Dessen Umwandlung wäre zwar kostengünstig und schnell umsetzbar, jedoch auf Grund seiner umständlichen Bedienung und der betreuungsintensiven Aktualisierungsverfahren für einen größeren Mengenumsatz in der Praxis nicht geeignet gewesen.

Eine weitere Lösung hätte die Nutzung einer Online-Plattform eines externen Dienstleisters dargestellt. Diese hätte zwar die Einbindung unterschiedlichster Nutzer in und außerhalb der LHM vereinfacht, wäre aber nur sehr aufwändig und kostenintensiv umzusetzen. Ein zusätzlicher Anmeldeprozess inklusive separatem Login hätte zudem ein unnötiges Hindernis für die stadtinterne Vermittlung dargestellt und erst aufwändig bekannt gemacht und beworben werden müssen.

Die praktikabelste Lösung ergibt sich aus Sicht der Vergabestelle 1 schließlich in der Adaptierung einer bereits gut funktionierenden und breit akzeptierten und damit sehr niederschwelligen Lösung innerhalb der LHM:Einer Kopie des Schwarzen Bretts des Gesamtpersonalrats. Das Anforderungsmanagement des Direktoriums kam im Zuge seiner eigenen, darauf aufbauenden Analyse möglicher Lösungen (eigene Programmierung einer neuen Plattform/Kaufen einer Marktlösung/Mieten einer Marktlösung/Anpassen eines ähnlichen, eigenen Programms) in Zusammenarbeit mit der Vergabestelle 1 zu dem gleichen Schluss.

Frage 3:
Wann ist mit einer konkreten Umsetzung der Neukonzeption unter gegebenen Umständen zu rechnen?

Antwort:
Da die finanziellen und personellen Ressourcen seitens it@M bereitgestellt werden, befindet sich das Projekt aktuell bereits in der weiteren Umsetzung.

Mit Beendigung der Phase des Anforderungsmanagement sind nun die Anforderungen an eine künftige Gebrauchtwarenbörse definiert, ein Lösungsweg ermittelt und die Einhaltung städtischer Richtlinien (Datenschutz, IT-Sicherheit, Barrierefreiheit etc.) geprüft. Danach folgt die Phase „Realisierung und Test“, in der das Programm erstellt wird und dessen Funktionalität gründlich getestet wird. Darauf folgt eine Phase der Abnahme. Abgeschlossen wird der Gesamtprozess mit der Einführung des Programms.

Mit einer Einführung der neuen Gebrauchtwarenbörse wird unter Berücksichtigung der geschilderten Projektphasen seitens des Anforderungsmanagements des Direktoriums ab Ende 2025 gerechnet. Eine etwaige Verzögerung durch die aktuell schwierige Haushaltslage ist aber natürlich nicht ganz auszuschließen.

Frage 4:
Welche Ergebnisse wurden im Rahmen der weiteren Prüfung bezüglich dem privaten Altmöbelerwerb, der Weitergabe an Tochterunternehmen und andere Kommunen und Abgabe für mobile Arbeiten von LHM-Mitarbeitenden erzielt?

Antwort:
Die neue Gebrauchtwarenbörse wird in erster Linie der Vermittlung von nicht mehr benötigten aber noch gebrauchsfähigen Waren innerhalb der LHM dienen. Das vorrangige Projektziel liegt in der Verringerung von städtischen Neuanschaffungen sowie der ortsnahen und längeren Nutzung vonbereits vorhandenen Ressourcen. Die Abgabe an Privatpersonen, Tochterunternehmen oder andere Kommunen soll daher nur stattfinden, wenn eine stadtinterne Vermittlung nachweislich nicht gelungen ist.

Für den Fall, dass sich innerhalb der LHM kein geeigneter Abnehmer für die angebotenen Gebrauchtwaren findet, hat die Stadtkämmerei Schenkungsverträge entwickelt. Dienststellen der LHM können auf diese Weise ihre Gebrauchtwaren nach einem erfolglosen Vermittlungsversuch innerhalb der Gebrauchtwarenbörse kostenfrei, und ohne dass gegenüber der LHM ein Anspruch auf Gewährleistung oder Schadensersatz entsteht, an Dritte abgeben. Die Abwicklung erfolgt dann unter Beachtung der haushalts- und steuerrechtlichen Vorgaben.

Diese Lösung gibt der innerstädtischen Weiternutzung von Gebrauchtwaren Vorrang und hält gleichzeitig einen Weg für die Weitergabe an Dritte offen.