Nachhaltigkeitskriterien für die Stadtverwaltung

Nachhaltigkeitskriterien für die Stadtverwaltung
Antrag Stadtrats-Mitglieder Alexandra Gaßmann, Jens Luther und Sebastian Schall (Stadtratsfraktion der CSU mit FREIE WÄHLER) vom 21.1.2025

Antwort Oberbürgermeister Dieter Reiter:

In Ihrem Antrag vom 21.1.2025 fordern Sie das Direktorium auf, im Zuge der BNE Vision 2030 einheitliche und transparente Nachhaltigkeitskriterien bei Beschaffungen und Vergaben für alle Referate zu entwickeln und dem Stadtrat zur Beschlussfassung vorzulegen. Die bindenden und transparenten Kriterien sollen für die Referate einheitlich sein, damit Bürokratie reduziert wird.

Ihr Einverständnis vorausgesetzt, beantworte ich Ihren Antrag mit folgendem Schreiben:

Das Referat für Klima- und Umweltschutz (RKU) erarbeitet derzeit eine Münchner Kreislaufwirtschaftsstrategie (MKWS). Das Querschnittsthema „Nachhaltige Beschaffung“ ist hierbei ein Teil neben Gebäude und Infrastruktur, Bioökonomie und Wasser sowie Produktion und Handel. Im Rahmen der MKWS spielt nachhaltige Beschaffung eine zentrale Rolle, da die Stadtverwaltung intern durch Bewusstseinsbildung und extern durch Anreize in der Vergabepraxis nachhaltige Wirtschaftsstrukturen fördern kann. Das RKU beabsichtigt dazu Ende 2025 eine Stadtratsbefassung.

Das Direktorium sieht daher aktuell selbst keinen darüberhinausgehenden Handlungsbedarf. Ergänzend weisen wir darauf hin, dass die Verwaltungspraxis der Landeshauptstadt München Ihrem Anliegen bereits durch vielfältige inhaltliche Vorgaben und Verfahrensregelungen entspricht.

So arbeiten die Bedarfsstellen und Vergabestellen unabhängig von der jeweiligen Aufgabenzuweisung im städtischen Beschaffungssystem vertrauensvoll und kollegial zum Vorteil der Stadt zusammen.

Im städtischen Beschaffungssystem liegt die Bedarfsprüfung und damit die Sach- und Finanzverantwortung bei den Bedarfsstellen. Ist der Bedarf festgelegt und beschrieben, führt die Vergabestelle das Vergabeverfahren durch. Die Trennung von Bedarfsfestlegung und Vergabeverfahren dient Inhalt (materieller Bedarf) und Form (Verfahrensdurchführung durch Fachkräfte) der Beschaffung eines Bedarfs zur Erfüllung der städtischen Aufgaben sowie u.a. dem Vergabegrundsatz der Transparenz.Die Dienststellen beraten und unterstützen sich gegenseitig. Im Vordergrund steht die Sicherstellung der Erfüllung von städtischen Aufgaben durch eine sparsame und wirtschaftliche Beschaffung geeigneter Artikel. Bei der Bedarfsfeststellung sowie bei der Prüfung von Bedarfsalternativen beachten die Bedarfsstellen die Möglichkeit, den benötigten Artikel in nachhaltiger Qualität zu beschreiben bzw. zu beschaffen. Die Beschaffungsordnung der LHM enthält dazu beispielhaft als gesamtstädtische Vorgabe umweltbezogene Aspekte, soziale Belange, ökologische Lebensmittel, Fair-Trade etc.

Alle Anforderungen müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen und zu dessen Auftragswert und dem verfolgten Beschaffungsziel verhältnismäßig sein. Die LHM darf keine allgemeinen Anforderungen an die Unternehmenspolitik stellen.

Das Zusammenwirken von Bedarfsstellen und Vergabestellen ist im städtischen Beschaffungssystem dahingehend konkretisiert, dass für die Beschaffung von stadtweit benötigtem Bedarf zentrale Vergabestellen eingerichtet wurden. Die zentralen Vergabestellen fassen den stadtweit benötigten Bedarf zusammen, bündeln ihn, schreiben ihn gemeinsam aus und erhalten durch das zusammengefasste Volumen bessere Konditionen auf dem Markt, als wenn jeder Bedarf einzeln ausgeschrieben worden wäre. Dieses Vorgehen ist effizient und ressourcenschonend, weil ein Vergabeverfahren zur Beschaffung von vergleichbaren Bedarfen innerhalb der Stadtverwaltung nur einmal und nicht mehrmals durchgeführt werden muss. Die von den zentralen Vergabestellen im einem zusammengefassten Vergabeverfahren geforderten nachhaltigen Anforderungen an einen Artikel treffen somit auf alle Artikel zu, die die zusammengefasste Ausschreibung enthält. Dieses Vorgehen sichert die Qualität und den Standard von den in der Stadtverwaltung benötigten und verwendeten Artikeln.

Die von einer zentralen Vergabestelle gemeinsam und gebündelt ausgeschriebenen Artikel bzw. Artikelgruppen stehen der Stadtverwaltung in Form von Rahmenvereinbarungen für mehrere Jahre zur Verfügung. Das Instrument der Rahmenvereinbarungen ist ein zentraler Bestandteil des städtischen Beschaffungssystems. Die Bestellung aus einer Rahmenvereinbarung durch eine Bedarfsstelle ist unmittelbar beim Lieferanten möglich, ohne dass ein eigenes Vergabeverfahren durchgeführt werden muss. Liegt für einen Artikel oder eine Artikelgruppe eine Rahmenvereinbarung vor, sind die Bedarfsstellen verpflichtet, daraus abzurufen. Die abrufende Bedarfsstelle spart sich eine eigene Ausschreibung und bekommt einenArtikel, bei dessen Ausschreibung die zuständige Vergabestelle Nachhaltigkeitskriterien beachtet hat.

Der Wirkungskreis der zentralen Vergabestellen umfasst derzeit ca. 1.000 Artikel bzw. Artikelgruppen. Verschiedene Artikelgruppen, wie z.B. die Artikelgruppe „Bürobedarf“ oder „Werkzeuge“ beinhalten eine Vielzahl von Einzelprodukten. Die zentralen Vergabestellen erkennen stadtweit nachgefragten Bedarf, versuchen diesen sinnvoll zu bündeln, um neue Rahmenvereinbarungen ausschreiben oder bestehende erweitern zu können. Innerhalb einer Rahmenvereinbarung sind weitgehend einheitliche Nachhaltigkeitskriterien möglich. Die Vielzahl der in der Stadtverwaltung benötigten Artikel bzw. Artikelgruppen macht jedoch deutlich, dass dafür keine einheitlichen Nachhaltigkeitskriterien gegeben sein können.

Die zentralen Vergabestellen sind nach dem städtischen Aufgabengliederungsplan dem (Fach-)Referat zugeordnet, in dem die Mehrzahl der zu beschaffenden Artikel benötigt werden oder die meiste Fachkompetenz vorliegt.

Diese Zuordnung einer zentralen Vergabestelle zu einem (Fach-)Referat stellt sicher, dass die Fachkompetenz des jeweiligen (Fach-)Referats der jeweiligen zentralen Vergabestelle und damit der gesamten Stadtverwaltung zugutekommt (Produkt- und Marktkenntnis). Die Zuordnung zu einem (Fach-)Referat gewährleistet dabei auch, dass Nachhaltigkeitskriterien für die jeweiligen Artikel bzw. Artikelgruppen bekannt sind und zur Anwendung kommen.

Beispielsweise beschafft die zentrale Vergabestelle im IT-Referat Hard- und Software, die zentrale Vergabestelle im Referat für Bildung und Sport Schulbücher und die zentrale Vergabestelle im KVR-Branddirektion Löschmittel. Die Vergabestelle 1 des Direktoriums beschafft stadtweit Artikel bzw. Artikelgruppen im Bereich Bürobedarf, Einrichtung, Druckerzeugnisse, Reinigung, Bewachung, Maschinen und Fahrzeuge. Die Dienstkräfte der Vergabestelle 1 werden hierbei durch das Klimaschutz- und Nachhaltigkeitsmanagement des Direktoriums unterstützt und erhalten für sie relevante Informationen und praxisorientierte Hilfestellungen bezüglich der zu beschaffenden Produktgruppen und Dienstleistungen wie z.B. Musterformulierungen für Nachhaltigkeitskriterien und deren Nachweismöglichkeiten. Die Prozesse sind dahingehend optimiert, dass sichergestellt ist, dass in Vergabeverfahren die diesbezüglich aktuellen Standards einfließen und neue Entwicklungen berücksichtigt werden können. Ein Beispiel für eine EU-weite Ausschreibung mit 50 Prozentpunkten Nachhaltigkeitskriterienfür Zuschlag und Wertung ist die der Rahmenvereinbarungen über Büromaterial und Büromaschinen (Nr. 20-26/V 13888, VPA 25.9.2024). Nachhaltige Beschaffung inkludiert zudem das SDG 5 (Sustainable Development Goal) der Geschlechtergerechtigkeit. Die Vergabestelle 1 wird auch diesem Nachhaltigkeitsziel durch die vorgenommene Implementierung geschlechtergerechter Vergabe gerecht.

Zusätzlich werden Bedarfsstellen und zentrale Vergabestellen bei der Markterkundung und Produktauswahl in Bezug auf Nachhaltigkeitskriterien des jeweiligen Artikels durch eine Vielzahl von Leitfäden und Gütezeichen unterstützt, z.B. durch den Leitfaden „Umwelt- und Klimaschutz in Behörden“ des Bayerischen Landesamtes für Umwelt“*1. Darüber hinaus sind die Bekanntmachungen der Bayerischen Staatsregierung zur Berücksichtigung von Umweltgesichtspunkten bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Quelle: https://www.gesetze-bayern.de/Content/Document/BayVwV160136) und zur Vermeidung des Erwerbs von Produkten aus ausbeuterischer Kinderarbeit (Quelle: https://www.gesetze-bayern.de/Content/Document/BayVwV121019) zu beachten. Eine weitere hilfreiche Informationsquelle ist der „Kompass Nachhaltigkeit“ der Servicestelle Kommunen in der einen Welt (SKEW)*2. Hier sind neben vielen Praxisbeispielen auch im Bereich Grundlagenwissen verschiedene Leitfäden weiterer öffentlicher Stellen zu finden.

Um die Zielsetzung der Nachhaltigkeit gegenüber den Auftragnehmern wiederholt zu verdeutlichen und zu vertiefen, sind vom Direktorium in die zusätzlichen Vertragsbedingungen zur Vergabe- und Vertragsordnung entsprechende Formulierungen aufgenommen worden.

Die Sitzungsvorlage Nr. 20-26/V 089531 vom 19.4.2023 gibt einen umfassenden Überblick über die aktuellen Maßnahmen zur Fortführung und Erweiterung der nachhaltigen Beschaffung bei zentralen Vergabestellen (Quelle: https://risi.muenchen.de/risi/sitzungsvorlage/detail/7578325).

Das RKU unterstützt die städtischen Dienstkräfte beim Einsatz von Nachhaltigkeitskriterien für Beschaffungen und Vergaben in allen Referaten. Es knüpft an die vorstehend beschriebenen bereits etablierten Aktivitäten in diesem Bereich an. Die städtischen Dienststellen erfahren dadurch bei der Weiterentwicklung eines ganzheitlichen nachhaltigen Verwaltungshandelns zusätzliche Unterstützung durch die vom Stadtrat beschlossenen Koordinierungs- und Fachstellen wie die Fachstelle „Eine Welt“, die Fachstelle „Bildung für nachhaltige Entwicklung (BNE)“ oder die Koordinierungsstelle „Circular Economy (CEKS)“ und das Sachgebiet nachhaltige Ernährung.Die Koordinierungsstelle für zirkuläre Kreislaufwirtschaft (CEKS) erarbeitet derzeit die eingangs genannte MKWS.

Die VGSt 1 und die Gleichstellungsstelle für Frauen waren in die Beantwortung Ihres Stadtratsantrags eingebunden. Das RKU hat von diesem Antwortschreiben Kenntnis genommen.

Von den vorstehenden Ausführungen bitte ich Kenntnis zu nehmen und gehe davon aus, dass die Angelegenheit damit abgeschlossen ist.

*1 https://www.bestellen.bayern.de/application/applstarter?APPL=eshop&DIR=eshop&ACTIONxSETVAL( artdtl.htm,APGxNODENR:750,AARTxNR:lfu_all_00123,AARTxNODENR:336170,USERxBODYURL: artdtl.htm,KATALOG:StMUG,AKATxNAME:StMUG,ALLE:x)=X

*2 https://www.kompass-nachhaltigkeit.de/