Verloren im System – Überforderung bei der SZE?

Verloren im System – Überforderung bei der SZE?
Anfrage Stadträtin Sonja Haider (Fraktion ÖDP/München-Liste) vom 22.4.2025

Antwort Kreisverwaltungsreferentin Dr. Hanna Sammüller:

Vielen Dank für Ihre Anfrage vom 22.4.2025 und die gewährte Fristverlängerung zur Beantwortung. In Ihrer Anfrage beziehen Sie sich auf die in der Berichterstattung erwähnten Vorwürfe gegenüber der Servicestelle für Zuwanderung und Einbürgerung (SZE) hinsichtlich eines Einzelfalles im Zusammenhang mit der Beantragung einer Niederlassungserlaubnis.

Mit dem Ehepaar hat mittlerweile in meinem Haus ein persönliches Gespräch stattgefunden.

Prüfverfahren und Erteilung der Niederlassungserlaubnis

Die Prüfung eines unbefristeten Aufenthaltstitels nimmt aufgrund der größeren Zahl an nachzuweisenden Voraussetzungen eine längere Zeit in Anspruch als die Prüfung eines befristeten Aufenthaltstitels. Nach Vorliegen der Voraussetzung und nach Abschluss der Prüfung wurde der Aufenthaltstitel (Niederlassungserlaubnis) ausgehändigt.

In der Presseberichterstattung wird dabei ein Verstoß gegen das sog. Umgehungsverbot (§ 12 BORA) moniert, indem die SZE den Aufenthaltstitel direkt aushändigte und nicht über die anwaltliche Vertretung einen Zustellungsversuch unternahm. Insofern ist zu erwähnen, dass Kund*innen gegenüber der Behörde den Wunsch äußern können, ihren Aufenthaltstitel unmittelbar selbst und ohne Zwischenschaltung der anwaltlichen Vertretung durch die SZE zu übersenden. Wie in der nachfolgenden Antwort unter Frage 4.a. vorgetragen, treten in der ausländerbehördlichen Praxis Konstellationen auf, in denen es durchaus sachgerecht ist, den Kund*innen die aufenthaltsrechtlichen Dokumente unmittelbar auszuhändigen.

Anzumerken ist auch, dass die Behörde nach Prüfung des Einzelfalles feststellen konnte, dass immer unverzüglich auf Kontaktaufnahmen reagiert wurde.

Öffentliche Informationen

Die SZE hat auf ihrer Webseite (https://stadt.muenchen.de/news/fiktionsbescheinigung.html) nochmal ausdrücklich klargestellt, dass eine Fiktionsbescheinigung wegen Verlängerung eines Aufenthaltstitels sowohlzur Fortführung der Berufstätigkeit als auch zu Auslandsreisen berechtigt. Dort heißt es (Auszug):

„Fiktionsbescheinigung berechtigt zum Arbeiten und Reisen

Das Kreisverwaltungsreferat weist darauf hin, dass eine Fiktionsbescheinigung wegen Verlängerung eines Aufenthaltstitels sowohl zur Fortführung der Berufstätigkeit als auch zu Auslandsreisen berechtigt. Das Dokument überbrückt die Zeit, in der die Behörde die Verlängerung eines Aufenthaltstitels prüft. Verzögerungen lassen sich vermeiden, indem Kund*innen ihre Unterlagen vollständig einreichen. Die Bearbeitung von Niederlassungs- erlaubnissen und Einbürgerungen kann erst beginnen, wenn Antragsteller*innen alle Voraussetzungen dafür erfüllen.“

Diese Informationen wurden auch in der Rathaus-Umschau (https://ru.muenchen.de/2025/76/Fiktionsbescheinigung-berechtigt-zum-Arbeiten-und-Reisen-117935) veröffentlicht.

Einbürgerungsverfahren

Erfreulicherweise können wir an dieser Stelle mitteilen, dass im Zuge des Gesprächs die Einbürgerung mit der Urkundenaushändigung abgeschlossen wurde.

Zu Ihrer Anfrage vom 22.4.2025 nimmt das Kreisverwaltungsreferat im Auftrag des Herrn Oberbürgermeisters im Einzelnen wie folgt Stellung:

Frage 1:
Wie viele Beschwerden bezüglich überlanger Bearbeitungszeiten und mangelhafter Kommunikation sind dem KVR bzw. der Stadtverwaltung in den Jahren 2023 bis 2025 im Zusammenhang mit der SZE bekannt geworden?

Antwort:
Beschwerden erreichen das Kreisverwaltungsreferat über verschiedene Kanäle, wie das Servicetelefon, die Sachbearbeitung, Sammel-Mailadressen oder auch das Feedbackmanagement. Eine statistische Auswertung ist daher nicht möglich, wenngleich sich eine Tendenz ableiten lässt.

Erfahrungsgemäß liegt etwa die Hälfte der Beschwerden innerhalb der regulären und kommunizierten Bearbeitungszeit. Gründe für längere Bearbeitungszeiten können beispielsweise unvollständige Unterlagen trotz mehrfacher Anforderung oder komplexe Fallkonstellationen sein.In den Jahren 2023 und 2024 hat die SZE über 163.000 Aufenthaltstitel erteilt und insgesamt mehr als 600.000 Termine sowie Vorsprachen für aufenthaltsrechtliche Angelegenheiten angeboten. Die SZE arbeitet kontinuierlich daran, die Effizienz und Qualität ihrer Dienstleistungen zu steigern und auf die Anliegen ihrer Kund*innen bestmöglich einzugehen.

Frage 2:
Wie lange dauert aktuell die durchschnittliche Bearbeitung von Anträgen auf Aufenthaltstitel, Niederlassungsbewilligung und Einbürgerung?

Antwort:
Die SZE informiert auf ihrer Webseite (https://stadt.muenchen.de/news/fiktionsbescheinigung.html) über die Bearbeitungsdauer bei Anträgen von Aufenthaltstiteln sowie der Einbürgerung.

Frage 3:
Wie viele unbesetzte Stellen gibt es derzeit in der SZE, und in welchen Bereichen bestehen die größten Engpässe?

Antwort:
In der SZE sind derzeit 93,35 von insgesamt 519,06 Stellen unbesetzt, darunter eine Vielzahl im Bereich der Aufenthaltserteilung.

Pro Jahr werden rund 81.000 Aufenthaltstitel erteilt und insgesamt über 295.000 Termine und Vorsprachen für aufenthaltsrechtliche Angelegenheiten angeboten.

Diese Zahlen verdeutlichen den beträchtlichen Arbeitsaufwand und die damit verbundenen Anforderungen an das vorhandene Personal. Der städtische Einstellungsstopp sowie die Wiederbesetzungssperre treffen einen derart parteiverkehrsintensiven Bereich wie die SZE besonders hart und beeinträchtigen ihre Fähigkeit, die hohe Nachfrage effizient und angemessen zu bearbeiten.

Dabei handelt es sich jedoch nicht um ein Münchner Phänomen, vielmehr stehen die Ausländerbehörden bundesweit unter einem enormen Belastungsdruck, was nicht zuletzt der knappen personellen Ressourcen in Relation zu den bestehenden gesetzlichen Aufgaben geschuldet ist. Diese Schieflage macht die allgemein zugängliche Studie der Bertelsmann Stiftung „An den Grenzen – Ausländerbehörden zwischen Anspruch und Alltag“ (https://www.bertelsmann-stiftung.de/de/publikationen/publikation/did/an-den-grenzen) deutlich.

Frage 4:
Welche Maßnahmen wurden seitens der Stadt ergriffen, um Personalengpässe zu beheben und die Qualität der Abläufe zu sichern?

Antwort:
Um dem bestmöglich entgegenzuwirken, arbeiten wir kontinuierlich an der Verbesserung und Optimierung der Prozesse.

Unter dem Titel „Zukunft Ausländerbehörde Gestalten“ (ZAG) passt das Kreisverwaltungsreferat gerade die Struktur und die Organisation der SZE an die neuen Gegebenheiten an. Diese beruhen auf den stark gestiegenen Antragszahlen, den vielen Änderungen im Ausländerrecht (zuletzt Staatsangehörigkeitsgesetz, Fachkräfteeinwanderungsgesetz I und II) sowie auf Digitalisierungsmaßnahmen. Daneben arbeitet die SZE an möglichst kund*innenorientierten Prozessen. Gleichzeitig darf der Sicherheitsaspekt nicht in den Hintergrund geraten.

Die SZE organisiert kontinuierlich rechtliche Schulungen sowie Informationsveranstaltungen für ihre Mitarbeiter*innen. So wird eine fachliche und rechtliche Wissensvermittlung sichergestellt. Zudem wird stichprobenartig die Arbeitsqualität der Sachbearbeitung von den Führungskräften gesichert.
Die SZE hat ihre Webseite (https://stadt.muenchen.de/buergerservice/ausland-migration.html) überarbeitet. Die Online-Services (https://stadt.muenchen.de/infos/sze-online.html) stehen neben Deutsch und Englisch auch in Arabisch, Französisch, Russisch, Spanisch, Türkisch und Ukrainisch zur Verfügung. Die Behörde prüft kontinuierlich die Implementierung neuer Technologien, um die Prozesse zu automatisieren und die Antragstellung zu erleichtern. Die Online-Antragstellung wird inzwischen bei allen rund 100 verschiedenen Dienstleistungen der SZE angeboten. Die SZE nimmt hier bundesweit eine Vorreiterrolle ein. Im März 2025 wurde darüber hinaus die KI-basierte Suche (https://stadt.muenchen.de/buergerservice/ki-suche.html) im Dienstleistungsfinder der Landeshauptstadt München eingeführt. In Planung sind zukünftige Entwicklungsstufen, wie eine umfassende Ende-zu-Ende-Digitalisierung des Verwaltungsprozesse sowie die Nutzung von künstlicher Intelligenz zur Antragsvorprüfung. Diese Vorhaben sind jedoch abhängig von der Finanzierung.

Frage 5:
Wie viele Mitarbeitende wurden in den letzten zwei Jahren neu eingestellt, und wie erfolgt deren Einarbeitung im Bereich Aufenthaltsrecht?

Antwort:
In den letzten zwei Jahren wurden im Rahmen von Stellenmehrungen sowie Stellennachbesetzungen 182 neue Kolleg*innen in der SZE eingestellt. Die Einarbeitung verläuft grundsätzlich in den zuständigen Fachbereichen mit Einarbeitungspat*innen. Zudem erhalten neu eingestellte Mitarbeiter*innen während ihrer Einarbeitung bei der SZE umfassende rechtliche, organisatorische und technische Schulungen.

Frage 6:
Wie stellt die Stadt sicher, dass die Kommunikation mit anwaltlich vertretenen Personen korrekt erfolgt, insbesondere unter Beachtung des sogenannten Umgehungsverbots?

Antwort:
Die Mitarbeiter*innen der SZE werden regelmäßig dafür sensibilisiert, dass im Falle einer bestehenden anwaltlichen Vertretung die Kommunikation ausschließlich über Rechtsanwält*innen zu erfolgen hat. In der ausländerbehördlichen Praxis tritt jedoch oftmals die Situation auf, dass Kund*innen ohne ihre anwaltliche Vertretung am Notfall-Servicepoint vorsprechen und eine zeitnahe sowie sachdienliche Information einfordern. Hierauf reagieren die Mitarbeiter*innen der SZE möglichst unbürokratisch im Sinne der Kundschaft und händigen ggf. Aufenthaltsdokumente direkt an die Kundschaft aus. Somit stößt das Konstrukt des Umgehungsverbots auf seine Grenzen.

Die Rechtsabteilung des Kreisverwaltungsreferats ist in diesem Zusammenhang der Ansicht, dass im Falle des Bestehens eines wichtigen Grundes eine direkte Kommunikation mit den Betroffenen erfolgen bzw. Dokumente auch vor Ort ausgestellt werden können. Gleichzeitig ist die bevollmächtigte Person im Nachgang über die erfolgten Verfahrensschritte zu unterrichten. Auch diesbezüglich sensibilisieren wir regelmäßig die Mitarbeiter*innen der SZE.

Im Übrigen hat die Kundin – ohne anwaltliche Vertretung – selbst die SZE kontaktiert.

Frage 7:
Wie viele Aufenthaltstitel wurden im Jahr 2024 beantragt und wie viele davon befinden sich noch in Bearbeitung?

Antwort:
Im Jahr 2024 sind in der SZE rund 530.000 Anträge und Anfragen eingegangen, von denen mehr als 515.000 bearbeitet wurden. Eine Konkretisierung zu Einzelfällen, die sich noch in Bearbeitung befinden, ist zum aktuellen Zeitpunkt nicht möglich.

Frage 8:
Wie viele Fiktionsbescheinigungen wurden im Jahr 2024 ausgestellt?

Antwort:
Im Jahr 2024 wurden 76.983 Fiktionsbescheinigungen ausgestellt.

Frage 9:
Welche Maßnahmen ergreift die Stadt, um sicherzustellen, dass Fiktionsbescheinigungen von Arbeitgebern, Banken und anderen Institutionen im Alltag tatsächlich anerkannt werden?

Antwort:
Über die bundeseinheitliche Fiktionsbescheinigung und deren Reichweite informiert die SZE auf ihrer Webseite (https://stadt.muenchen.de/news/fiktionsbescheinigung.html) sowie regelmäßig in Newslettern und bei Infoveranstaltungen für Anwält*innen, NGOs und Wirtschaftsverbände und zuletzt auch in der Rathausumschau (https://ru.muenchen.de/2025/76/Fiktionsbescheinigung-berechtigt-zum-Arbeiten-und-Reisen-117935).

Frage 10:
Gibt es Überlegungen, eine zentrale Beschwerdestelle oder ein digitales Antrags-Tracking einzuführen, um Transparenz und Vertrauen in die Arbeit der SZE zu stärken?

Antwort:
Das Kreisverwaltungsreferat bietet die Möglichkeit an, das Feedbackmanagement zu kontaktieren. Zur Kontaktaufnahme informiert das Kreisverwaltungsreferat auf ihrer Webseite (https://service.muenchen.de/intelliform/forms/01/02/02/charmeoffensive/index).

Derzeit arbeitet die SZE zusammen mit dem IT-Dienstleister it@M (https://stadt.muenchen.de/infos/itm-eigenbetrieb-im-it-referat.html) an der Einführung eines Tools, in dem die Kund*innen online den Antragstatus des elektronischen Aufenthaltstitels (eAT) einsehen können. Nach vorliegenden Informationen läuft derzeit das Vergabeverfahren bei it@M (https://stadt.muenchen.de/infos/itm-eigenbetrieb-im-it-referat.html). Ein genaues Einführungsdatum kann derzeit nicht genannt werden. Die Einführung und der Betrieb des Tools liegen im Zuständigkeitsbereich des IT-Dienstleisters.