Digitalisierung mit sozialem Fokus – Mitarbeitende in städtischen Heimen entlasten

Digitalisierung mit sozialem Fokus – Mitarbeitende in städtischen Heimen entlasten
Antrag Stadtrats-Mitglieder Judith Greif, Clara Nitsche, Felix Sproll, Andreas Voßeler (Fraktion Die Grünen – Rosa Liste), Roland Hefter, Barbara Likus, Lars Mentrup, Lena Odell, Dr. Julia Schmitt-Thiel und Micky Wenngatz (SPD-Fraktion) vom 6.6.2025

Antwort Andreas Mickisch, Personal- und Organisationsreferent:

Nach § 60 Abs. 9 GeschO dürfen sich Anträge ehrenamtlicher Stadtratsmitglieder nur auf Gegenstände beziehen, für deren Erledigung der Stadtrat zuständig ist.

Sie beantragen:
„Das Personal- und Organisationsreferat wird in enger Abstimmung mit dem RIT und dem Sozialreferat beauftragt, eine elektronische Schichtplanung (Workforce-Management) für städtische Heime und Kitas einzuführen. Ein konkreter Zeitplan mit Ressourcen- und Schulungskonzept wird dem Stadtrat vorgelegt.“

Ihr Einverständnis vorausgesetzt, teilen wir Ihnen auf diesem Wege zu Ihrem Antrag vom 6.6.2025 Folgendes mit:

Für eine elektronische Schichtplanung (Personaleinsatzplanung) bietet sich die im Rahmen des Projektes Workforce-Management (WFM) beschaffte Software ASES (auch WFM genannt) der Firma ATOSS an, welche bereits für die Zeiterfassung im gesamten Geltungsbereich der DV-Flex 2.0 sowie als Personaleinsatzplanung bei der Branddirektion eingeführt ist.

Die Einführung der Personaleinsatzplanung in der Branddirektion wurde größtenteils durch die Firma ATOSS durchgeführt, da die städtischen Kolleg*innen mit der Zeiterfassung im DV-Flex-Bereich betraut waren. Daher wurde im Rahmen des Folgeprojektes WFM-Next der Fokus darauf gelegt, die internen Kolleg*innen auch für die Administration von Personaleinsatzplanungen zu befähigen. Im Zuge dessen wurden drei weitere Bereiche integriert (KVR - Kommunaler Außendienst, GSR - Schulgesundheit und RAW - Touristeninfo). Die Einführung der Personaleinsatzplanung im Sozialreferat konnte hingegen nach zwei ersten Workshops aufgrund begrenzten Budgets, knapper Ressourcen und der limitierten Projektlaufzeit im Projekt vorerst nicht fortgeführt werden.Es ist geplant, alle weiteren Personaleinsatzplanungen im Betrieb einzuführen, sowie die weiteren städtischen Bereiche, die nicht Teil der DV-Flex 2.0 sind, soweit sinnvoll, in die elektronische Zeiterfassung mit Workforce-Management aufzunehmen.
Dazu werden verschiedene Varianten erstellt, die eine zielgerichtete Planung ermöglichen. Da die Verwendung des Systems unbedingt im bereitgestellten Standard erfolgen muss, sind insbesondere auch organisatorische Veränderungen in den Referaten zu diskutieren. Beispielsweise wäre ein Beitritt zur DV-Flex 2.0 ein einfacher Schritt, das System in noch nicht teilnehmenden Bereichen auszurollen. Genauso ist teilweise individuell zu prüfen, inwieweit die im System bestehende technische Personaleinsatzplanung die Arbeitszeitrealität vor Ort abbilden kann.

In der IT-Portfolioplanung für 2026 sind dazu Rollouts geplant.

Die städtischen Heime des Sozialreferates sind in dieser Betrachtung prioritär vorgemerkt, auch die städtischen Unterkünfte des Sozialreferates sind bei zukünftigen Planungen berücksichtigt, sodass dort im Jahr 2026 die Einführung der Personaleinsatzplanung erfolgen kann.

Im Bereich KITA des Referates für Bildung und Sport besteht nach wie vor sehr großes Interesse an einer digitalen Lösung für die Arbeitszeiterfassung im Erziehungsbereich. Hier scheiterten Umsetzungen in der Vergangenheit vor allem am Fehlen eines für eine Arbeitszeiterfassung geeigneten digitalen Zugangs der Kolleg*innen. Dieser ist zum einen mit dem sogenannten „Zugang für Beschäftigte“ mittlerweile gegeben. Zum anderen vereinfacht die WFM-App auf privaten Endgeräten die Nutzung deutlich. Grundsätzlich ist der Bereich KITA auch an einer Personaleinsatzplanung interessiert. Die Voraussetzungen vor Ort fließen in die oben genannten Planungen mit ein.

In welchen Bereichen der LHM der Rollout darüber hinaus einfach oder am meisten nutzbringend ist, wird derzeit noch ermittelt. Diese Analysen und Planungen werden im POR zusammen mit dem IT-Referat parallel im Laufe des Jahres 2026 erstellt, sodass im Anschluss weitere Rollouts stattfinden können.

Wir sind daher zuversichtlich, dass künftig noch weitere Bereiche der Stadtverwaltung von der erfolgreichen Einführung unseres elektronischen Zeiterfassungssystems profitieren können.

Um Kenntnisnahme der vorstehenden Ausführungen wird gebeten. Wir gehen davon aus, dass die Angelegenheit damit abgeschlossen ist.