Die Stellenbesetzungsquote im RKU und ihre Auswirkungen

Die Stellenbesetzungsquote im RKU und ihre Auswirkungen
Anfrage Stadtrat Manuel Pretzl (Stadtratsfraktion der CSU mit FREIE WÄHLER) vom 13.11.2024

Antwort Christine Kugler, Referentin für Klima- und Umweltschutz

Herr Oberbürgermeister Reiter hat mir Ihre Anfrage zur Beantwortung zugeleitet.
Zunächst bedanke ich mich für die gewährte Fristverlängerung.

Ihrer Anfrage liegt folgender Sachverhalt zu Grunde:
„In der Antwort des Referates für Klima- und Umweltschutz (RKU) vom 10.10.2024 auf die Anfrage ‚Besetzungsquote im Referat für Klima- und Umweltschutz II‘ (Anfrage Nr. 20-26/F 01004) vom 29.8.2024, teilt das RKU mit, dass ‚(…) demnach 95,91 Stellen-VZÄ unbesetzt (waren). Dies entspricht einer Quote von 24,35%.‘ Auch wenn ein positiver Trend erkennbar ist, den die Stadtratsfraktion CSU mit FREIE WÄHLER würdigt, bedeutet dies eine immer noch erhebliche Personalknappheit.“

Die darin aufgeworfenen Fragen beantworte ich unter Berücksichtigung der Stellungnahmen des Baureferats, Direktoriums, Gesundheitsreferats, IT-Referats, Kommunalreferats, Kreisverwaltungsreferats, Kulturreferats, Mobilitätsreferats, Personal- und Organisationsreferats, Referats für Arbeit und Wirtschaft, Referats für Bildung und Sport, Referats für Stadtplanung und Bauordnung, Revisionsamts, Sozialreferats und der Stadtkämmerei wie folgt:

Frage 1:
Führt die Stellenbesetzungsquote im RKU von rund 75 Prozent dazu, dass Aufgaben, die bei vollständiger Besetzung normalerweise vom Personal des RKU erledigt werden könnten, an externe Auftragnehmer vergeben werden mussten/müssen?

Antwort:
Nach wie vor erfolgen im RKU, wie in allen anderen Referaten, insbesondere zur Einbringung spezifischer Fachexpertise Vergaben. Dies ist unabhängig von der Stellenbesetzungsquote zu sehen.
Lediglich in einem Bereich werden Aufgaben durch externe Auftragnehmer erledigt, die auch in gleicher Güte von internen Dienstkräften erledigt werden könnten. Hierbei handelt es sich um 2 VZÄ im Schließ-, Pforten- und Hausmeisterdienst des Bauzentrums. Dies ist notwendig, da das Stellenbesetzungsverfahren leider erfolglos verlief.

Frage 2:
Wenn ja, wie viele Projekte bzw. Aufträge waren das in den Jahren 2023 und 2024? Welche finanziellen Auswirkungen hat diese externe Vergabe auf den Haushalt des RKU, vulgo: wie viel Geld musste deswegen mehr ausgegeben werden?

Antwort:
Für den Schließ-, Pforten- und Hausmeisterdienst im Bauzentrum wurde eine externe Vergabe durchgeführt. Für diesen Zweck werden zwei Mitarbeiter der Infotheke als Leiharbeiter beschäftigt. Die Kosten für das Jahr 2023 beliefen sich auf 135.659 Euro, im Jahr 2024 entstanden Kosten von ca. 125.000 Euro.

Frage 3:
Allgemeiner gesprochen: In welchen anderen städtischen Referaten wurden Aufgaben aufgrund von Personalmangel in den letzten beiden Jahren an externe Dienstleister vergeben? Wie hoch waren die Kosten dafür?

Antwort:
Folgende Rückmeldungen haben die nachstehenden Referate gegeben:

Baureferat:
„Im Baureferat konnte in den letzten Jahren trotz intensiver Bemühungen (Einstellungsoffensiven, eigener Ausbildung, Marketingmaßnahmen) insbesondere für die Mangelberufe (z.B. Ingenieurberufe) bzw. für Positionen mit besonderen Anforderungen (Berufserfahrungen, Spezialkenntnisse) nicht ausreichend Personal gewonnen werden. Die zusätzliche Auftragslage und die schwierige Bewerber*innenlage führten im Baureferat dazu, dass 468 Stellen (440 VZÄ) zum Dezember 2024 unbesetzt bleiben mussten.

Da viele Leistungen z.B. im Bereich des Bauunterhaltes, des Betriebes oder im Rahmen von Bauprojekten (Bau-/Planungs-/Projektmanagementleistungen) ganz oder teilweise an Firmen und Ingenieurbüros vergeben werden und der Umfang zudem jährlichen Schwankungen unterworfen ist, kann hieraus keine Ableitung erfolgen, ob sich einzelne Auftragsvergaben bei Vollbesetzung durch mehr Eigenleistung verändert hätten.

Unmittelbar erheben und aufschlüsseln lassen sich nur einzelne, eindeutige Vergaben an externe Firmen aufgrund von Personalmangel z.B. im Bereich der Verkehrssicherheit/Störungsbehebung (Straßenbeleuchtung), von Projektmanagementaufgaben (U-Bahnbau) oder in geringem Umfang bei Beschäftigung von Leiharbeitnehmer*innen im Rahmen einer Arbeitnehmerüberlassung (nach den gesamtstädtischen Vorgaben z.B. aufgrund längerer Beurlaubungen, Erkrankungen oder Verzögerungen bei Stellenbesetzungsverfahren).

Die konkret ermittelbaren Zusatzkosten durch die Beschäftigung von Leiharbeitskräften und die Vergabe von Aufträgen an externe Firmen betrugen
-    für 2023 ca. 242.000 Euro und
-    für 2024 ca. 354.000 Euro“

Direktorium:
„Für den Abbau des Vorhabenstaus im Direktorium wurden 2023 und 2024 externe Kapazitäten über das IT-Referat zugeschaltet. Im Jahr 2023 beliefen sich die Kosten auf insgesamt 189.973,69 Euro, im Jahr 2024 auf insgesamt 191.284,70 Euro.“

Gesundheitsreferat:
„Das Gesundheitsreferat meldet für den Kernbereich Fehlanzeige. Es wurden keine Aufgaben in den Jahren 2023 und 2024 an externe Dienstleister/Auftragnehmer vergeben. Somit entstanden auch keine Zusatzkosten.

Die städtischen Friedhöfe griffen in den Jahren 2023 und 2024 auf insgesamt drei Zeitarbeitskräfte für folgende Bereiche zu:

Die entstandenen Zusatzkosten können der Spalte ‚Kosten‘ entnommen werden. Insgesamt belaufen sich diese im Jahr 2023 auf 23.458,02 Euro und im Jahr 2024 auf 39.891,17 Euro.“

IT-Referat:
„Das IT-Referat sieht sich am Standort München in einem Wettbewerb mit großen Technologieunternehmen um entsprechend qualifizierte Fachkräfte. Insbesondere in Bereichen mit speziellen Anforderungen an Berufserfahrung und Spezialkenntnissen (z.B. Cyber Security) konnten nicht ausreichend Bewerber*innen gefunden werden. Aus diesem Grund war das Referat auch in den Jahren 2023 und 2024 gezwungen, auf externe Beratungsleistungen zurückzugreifen. Diese Entscheidung wurde u.a. auch durch die steigende Komplexität der Projekte und Anforderungen im Bereich Informationssicherheitsmanagement (ISM) sowie durch die Notwendigkeit, spezifisches Fachwissen und zusätzliche Ressourcen kurzfristig und oft zeitlich befristet zur Verfügung zu haben, beeinflusst.

Im ISM ist für die Jahre 2023 und 2024 von durchschnittlich 8 offenen Stellen pro Jahr auszugehen, von denen etwa 6 Vollzeitäquivalente (VZÄ) jährlich durch externe Dienstleister kompensiert wurden.

Im Rahmen des Programms E-Akte hat das IT-Referat insbesondere Aufgaben an externe Dienstleister übertragen, da im Rahmen des Eckdatenverfahrens keine Stellen bewilligt wurden.

Für it@M wurde eine Rahmenvereinbarung zur IT-Linienunterstützung mit einer Laufzeit von 4 Jahren (Juli 2022 bis Juni 2026) abgeschlossen. Rahmenvereinbarung RUE III enthält zwei Lose zur Arbeitnehmerüberlassung. Es gibt ein Los zur Unterstützung der Verwaltung und ein Los zur Unterstützung der IT bei Linienaufgaben.

Seit Beginn der Rahmenvereinbarung (Juli 2022) sind bis zum Stichtag 15.1.2025 folgende Kosten angefallen:

RUE III – Los 4
Controller*in    392.836,89 €
Anlagenbuchhalter*in    33.472,95 €
Kreditorenbuchhalter*in    493.455,20 €
Sachbearbeiter*in Beschaffungswesen    136.710,43 €
Summe    1.056.475,48 €

RUE III – Los 5
DevOps Engineer (unterschiedliche Schwerpunkte)    4.290.832,15 €
Mitarbeiter*in im Projektmanagementoffice    295.845,58 €
Testanalyst*in    312.476,82 €
Business Analyst*in    77.351,90 €
Kommunikationsmanager*in    108.682,10 €
Service Level Manager*in    170.896,95 €
IT-Controller*in    19.883,76 €
Tester*in - Testunterstützung    53.576,16 €
Summe    5.329.545,42 €“

Kommunalreferat:
„Stellenvakanzen sind im Jahresverlauf in allen Bereichen des Referates zu verzeichnen. Grundsätzlich ist es Ziel, die auf diesen Stellen eigentlich anfallenden Arbeiten über Vertretungsregelungen und Priorisierungen aufzufangen; ggf. kann auch eine Aufgabenkritik erforderlich sein. In wenigen Einzelfällen mussten dennoch aufgrund eines bestehenden Personalmangels externe Dienstleistungen in Anspruch genommen werden. So war in den genannten Jahren die Beauftragung von Rechtsanwaltskanzleien zur Unterstützung der Rechtsabteilung des Referates, die Vergabe von Reparaturleistungen für den Fuhrpark, für die Versorgungstechnik sowie für das Anforderungs- und Projektmanagement des Abfallwirtschaftsbetriebes München und von unterstützenden Revierleitertätigkeiten sowie für den Holzverkauf bei der Forstverwaltung erforderlich.

Die Kosten für diese externen Beauftragungen liegen für den Hoheitsbereich des Referates (Rechtsabteilung, Forstverwaltung) für die beiden Jahre bei ca. 100.000 Euro und für den Abfallwirtschaftsbetrieb München bei rd. 1,9 Mio. Euro. Dem entgegenzurechnen wären Personalkosten, die aufgrund fehlenden Personals nicht angefallen sind.“

Kreisverwaltungsreferat:
„Das Kreisverwaltungsreferat meldet für die vergangenen beiden Jahre einen Einsatz eines externen Mitarbeiters im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung:

Unterstützung EDV im Bereich KVR-II/4 Fahrerlaubnisbehörde
Kosten (aus Budget externe Unterstützung bei IT@M)
2023: 182.403,20 Euro
2024: 88.921,56 Euro

Im Übrigen wird Fehlanzeige vermeldet.“

Kulturreferat:
„In den Jahren 2023 und 2024 waren jeweils befristet insgesamt 6 Leiharbeitskräfte mit Aufgaben betraut, für die kurzfristig kein geeignetes städtisches Personal zur Verfügung stand.

Die Kosten hierfür betrugen im Jahr 2023 rd. 83.000 Euro, im Jahr 2024 rd. 116.000 Euro.“

Mobilitätsreferat:
„Zu Ihrer Mail vom 5.12.24 melden wir für das Mobilitätsreferat für die Beantwortung der Ziffer 3 folgende Vergaben, die aufgrund von nicht besetzten Stellen erfolgt sind.

Die weiteren Stellenvakanzen in den Jahren 2023 und 2024 haben nicht dazu geführt, dass Aufgaben, die eigentlich in Eigenleistung hätten erbracht werden können, an externe Dienstleister vergeben worden sind. Der LHM sind in diesem Sachzusammenhang keine weiteren Mehrkosten bzw. Mehrausgaben entstanden.“

Personal- und Organisationsreferat:
„Im POR fielen im angefragten Zeitraum Kosten in Höhe von 100.000 Euro an, in denen Beratungsleistungen wegen einer nicht besetzten Stelle von extern eigekauft wurden. Diese Kosten sind als Bruttokosten zu verstehen, d.h. die Personalkosten, die bei einer Besetzung der fraglichen Stelle (JMB E 12 im Jahr 2023: 100.030 Euro) entstanden wären, sind hier nicht gegengerechnet.“

Referat für Arbeit und Wirtschaft:
Es wurde Fehlanzeige gemeldet.

Referat für Bildung und Sport:
„Im RBS (Kernbereich) wurden aufgrund von Personalmangel in den Jahren 2023 und 2024 keine Aufgaben an externe Dienstleister/Auftragnehmer vergeben.“

Referat für Stadtplanung und Bauordnung:
Es wurde Fehlanzeige gemeldet.

Revisionsamt:
Es wurde Fehlanzeige gemeldet.

Sozialreferat:
„Im Sozialreferat sind für Aufgaben, die aufgrund von Personalmangel an externe Dienstleister gegeben wurden, folgende zusätzlichen Sachkosten entstanden:
-    2023: 74.811,85 Euro
-    2024: 54.087,00 Euro
 
Wir bitten zu beachten, dass hier zwar zusätzliche Sachkosten entstanden sind, dem gegenüber aber aufgrund unbesetzter Stellen deutlich geringere Kosten im Personalhaushalt angefallen sind.“

Stadtkämmerei:
„In der Stadtkämmerei war in den letzten Jahren eine deutlich sinkende Besetzungsquote zu verzeichnen. U.a. durch den Stellenbesetzungsstopp während der Jahre 2020/2021.
Da die Stadtkämmerei über Jahre versucht hat, Aufgabenmehrungen und Zusatzaufgaben ohne große Stellenplanausweitungen zu meistern, hatte dies massive Auswirkungen.

U.a. ist das durchschnittliche Freizeitguthaben der Kolleg*innen deutlich gestiegen.

In der Stadtkämmerei können leider, auf Grund der rechtlichen Prägung, der Komplexität und strategischen Bedeutung, Aufgaben nur sehr bedingt, zeitlich begrenzt, an externe Auftragnehmer*innen vergeben werden.
Möglich war dies im Bereich der SKA 3.3 ‚Kommunale Verbindlichkeiten‘. Um hier den auf Grund von Personalmangel entstandenen massiven Stau an zu begleichenden Rechnungen abzubauen und damit Imageschäden für die LHM und Liquiditätsprobleme bei unseren Dienstleistern/Lieferanten zu vermeiden, wurden folgende Arbeitnehmerüberlassungen vorgenommen:

Ausführungszeitraum: 5.12.2022 bis 4.3.2023,
Kosten im Jahr 2022: 21.610,50 Euro,
Kosten im Jahr 2023: 79.599,81 Euro,
Personenanzahl: 5 Leiharbeitnehmer*innen.

Ausführungszeitraum: 10.8.2023 bis 9.10.2023,
Plan-Budget: 150.000 Euro,
Kosten im Jahr 2023: 91.123,34 Euro,
Personenanzahl: 5 Leiharbeitnehmer*innen,
Bei einer Person wurde eine zweimonatige Verlängerungsoption in Aspruch genommen.“