Wie viel Arbeitszeit bei der LHM kann noch für produktive Tätigkeiten aufgewendet werden?

Wie viel Arbeitszeit bei der LHM kann noch für produktive Tätigkeiten aufgewendet werden?
Anfrage Stadtrat Hans Hammer (Stadtratsfraktion der CSU mit FREIE WÄHLER) vom 11.9.2024

Antwort Personal- und Organisationsreferent Andreas Mickisch:

Auf Ihre Anfrage vom 10.9.2024 nehme ich Bezug und bedanke mich für die Fristverlängerung. Sie haben folgenden Sachverhalt vorausgeschickt:

„Aus der Verwaltung erreichen uns immer häufiger Hinweise, dass der Personalaufwand für nicht produktive Aufgaben, sondern für unnötige und aufgeblähte bürokratische Tätigkeiten stetig zunimmt und die Leistungsfähigkeit der Verwaltung darunter genauso leidet wie die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Auch der Nationale Normenkontrollrat, der für Bundesgesetze den ,Erfüllungsaufwand‘ für die Wirtschaft, die Verwaltung der Länder und Kommunen sowie Bürgerinnen und Bürger prüft, schreibt im Jahresbericht 2023, dass die ,Verwaltung (...) nach Aussagen verschiedener Expertinnen und Experten eine Überlastungsgrenze erreicht‘ hat. Weiter heißt es: ,Die Handlungsfähigkeit des Staates ist in Gefahr und mit ihr die Glaubwürdigkeit von Politik und die Akzeptanz unserer demokratischen Institutionen.‘“

Zu den im Einzelnen gestellten Fragen kann ich Ihnen Folgendes mitteilen:

Frage 1:
Wie viel % der Arbeitszeit der Stadtverwaltung wird für produktive Arbeit, wie z.B. konkrete Sozialarbeit, die Bearbeitung von Bürgeranliegen, die Planung von Bauvorhaben, die Entwicklung von IT-Lösungen, die Abarbeitung von Bauanträgen etc. aufgewendet?

Frage 2:
Wie viel % der Arbeitszeit der Stadtverwaltung wird für zusätzliche Verwaltungstätigkeiten wie Datenschutz, Gleichstellungprojekte, Gendern, Klimaschutzprüfungen, und ähnliches aufgewendet?

Frage 3:
Wie viel % der Arbeitszeit der Stadtverwaltung wird für übliche administrative Tätigkeiten wie z.B. Stundenerfassung, Berichtswesen, Ablage etc. aufgewendet?

Frage 4:
Welcher Anteil der Arbeitszeit für produktive Arbeit, zusätzliche Verwaltungstätigkeiten und administrative Tätigkeit wird jeweils durch rein kommunale Regularien, die über den gesetzlichen Standard hinausgehen, gebunden?

Antwort Fragen 1-4:
Leider liegen uns keine konkreten Daten vor, die die genauen Prozentsätze für die verschiedenen Tätigkeiten quantifizieren könnten. Dennoch möchten wir Ihnen einen Überblick über die grundlegenden Aspekte und die Bedeutung der verschiedenen Arbeitsbereiche innerhalb der Stadtverwaltung geben.

Die Stadtverwaltung leistet durch ihre vielfältigen Aufgaben und Projekte einen wesentlichen Beitrag zur Lebensqualität der Bürgerinnen und Bürger. Diese produktiven Tätigkeiten sind von zentraler Bedeutung, um die Bedürfnisse der Bevölkerung zu erfüllen und die kommunale Daseinsvorsorge noch weiter zu verbessern.

Zusätzlich zu den produktiven Tätigkeiten gibt es auch eine Vielzahl von zusätzlichen Verwaltungstätigkeiten, die die Stadtverwaltung erbringen muss. Dazu gehören beispielsweise Projekte im Bereich Datenschutz, Maßnahmen zur Förderung der Gleichstellung und Gendergerechtigkeit sowie Prüfungen im Rahmen des Klimaschutzes. Diese Aufgaben sind in weiteren Teilen landes-, bundesgesetzlich bzw. auf europäischer Ebene geregelt, aber auch entscheidend, um den gesellschaftlichen Anforderungen gerecht zu werden und tragen zur Weiterentwicklung einer modernen und verantwortungsbewussten Verwaltung bei.

Darüber hinaus fallen in der Stadtverwaltung auch administrative Tätigkeiten an, die für den reibungslosen Ablauf unerlässlich sind. Dazu zählen Aufgaben wie die Arbeitszeiterfassung, das Berichtswesen und andere organisatorische Tätigkeiten. Diese administrativen Aufgaben sind wichtig, um Transparenz, Effizienz und eine ordnungsgemäße Dokumentation sicherzustellen.

Während wir also keine spezifischen Prozentsätze zur Verfügung stellen können, ist es mir wichtig zu betonen, dass alle diese Tätigkeiten – produktive, zusätzliche und administrative – zusammenwirken, um die gesetzten Ziele der Stadtverwaltung zu erreichen. Jede dieser Kategorien trägt auf ihre Weise zur gesamten Leistungsfähigkeit der Verwaltung bei und ist unverzichtbar für die Erfüllung der kommunalen Aufgaben.Unbestritten ist jedoch auch, dass kontinuierliche Anstrengungen notwendig sind, um Bürokratie abzubauen und die administrativen Aufgaben auf das oben dargestellte notwendige Maß zu beschränken. Hierzu zählt auch eine effektive Aufgabenkritik, sowohl in den mit Fachaufgaben betrauten Organisationseinheiten wie auch in Bereichen, die Querschnittsfunktionen innehaben bzw. bei den Fachstellen.

Beispielhaft verweise ich hier auf den Personalbereich. Mit dem Abschluss des Programms neoHR werden strukturell stadtweit 200 Vollzeitäquivalente (umgerechnet 16 Mio. Euro Personalkosten pro Jahr) weniger für die Erledigung von HR- bzw. Organisationsaufgaben benötigt. Diese Kapazitäten können in den Referaten für die Erfüllung von „produktiven“ Tätigkeiten eingesetzt werden.

Im Übrigen verweise ich auf die kürzlichen Beantwortungen zu den Anträgen Ihrer Fraktion „Klarheit bei den versteckten Kosten durch bürokratischen Mehraufwand“, „Bürokratieabbau zur Prozessbeschleunigung – umsetzen anstatt reden“ sowie „Bürokratie abbauen – Prozesse optimieren“. Dort sind die Aktivitäten der Landeshauptstadt München diesbezüglich dargestellt.

Frage 5:
Beteiligt sich die Landeshauptstadt München an interkommunalem Benchmarking, um Verwaltungsprozesse möglichst schlank zu halten (Vergleichsringe etc.)? Falls ja, wie sehen die Werte für vergleichbare Kommunen aus? Falls nein, warum nicht?

Antwort:
Die Landeshauptstadt München ist seit dem Jahr 2006 u.a. Mitglied im Vergleichsring „Personalwesen“ der deutschen Städte der Größenklasse 1. In diesem Vergleichsring werden aktuell jährlich mehr als 60 Kennzahlen verglichen. Um eine größtmögliche Vergleichbarkeit zu erhalten, werden die Zahlen der einzelnen Städte um nicht vergleichbare Bereiche bereinigt. Zum Beispiel wird bei der Landeshauptstadt München Lehrpersonal nicht berücksichtigt, weil andere Städte keine kommunalen Schulen haben.

Den Mitgliedern des Vergleichsrings Personalwesen ist es – wie in derartigen Vergleichsringen üblich – nicht erlaubt, konkrete Zahlen einzelner Städte zu veröffentlichen. Es ist allerdings festzustellen, dass die Landeshauptstadt München in sehr vielen Bereichen gut aufgestellt ist und einen Vergleich mit anderen Großstädten nicht zu scheuen braucht. Um weitereVerbesserungen zu erzielen, wurde das Programm neoHR initiiert, das u.a. zum Ziel hat, die Head Count Ratio in der Personalbetreuung zu optimieren.

Ebenso ist die Landeshauptstadt München Mitglied im Vergleichsring „Prozessmanagement“ und nimmt an interkommunalen Erfahrungsaustauschen (IKEA´s) teil.

Abschließend wird für die Beantwortung Ihrer Frage auf die Bekanntgabe im Finanzausschuss „Bericht über den interaktiven Haushalt und interkommunale Vergleiche“ Nr. 20-26/V 11593 vom 23.4.2024, hier insbesondere auf die Ziffern 2 und 3, verwiesen.

Ich gehe davon aus, dass die Sache damit ihre Erledigung gefunden hat.