Wie digital ist München? (X) Optimierung von Digitalisierungseffekten: Transparenz und Umsetzungsprüfung bei Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen

Wie digital ist München? (X) Optimierung von Digitalisierungseffekten: Transparenz und Umsetzungsprüfung bei Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen
Anfrage Stadtrats-Mitglieder Leo Agerer, Sabine Bär, Fabian Ewald, Ulrike Grimm, Hans Hammer und Hans-Peter Mehling (Stadtratsfraktion der CSU mit FREIE WÄHLER) vom 5.3.2024

Antwort IT-Referentin Dr. Laura Dornheim:

In Ihrer Anfrage haben Sie folgenden Sachverhalt vorausgeschickt: „Bei Digitalisierungsvorhaben der Landeshauptstadt München wird eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung durchgeführt. Diese besteht in der Regel daraus, dass Einsparpotentiale durch Wegfall von Arbeitsbelastung auf- gezeigt werden, die dann – umgerechnet in Vollzeitäquivalente (VZÄ) – zu einer Minderung von Personalausgaben führen (sollen). Bis heute ist uns kein Digitalisierungsvorhaben bekannt, bei dem diese Einsparpotentiale nachweisbar gehoben wurden.“

Wir bedanken uns für die gewährte Fristverlängerung.

Zu den im Einzelnen gestellten Fragen kann ich Ihnen Folgendes mitteilen:

Frage 1:
Werden die avisierten Einsparungen von VZÄ im Rahmen von Digitalisierungsprojekten nachgehalten und evaluiert?

Antwort:
Nutzen in Form von haushaltswirksamen Einsparungen bei Personalmitteln ergibt sich bei Fachanwendungen und Digitalisierungsmaßnahmen für einen bestimmten Fachprozess überwiegend während der Betriebsphase. Aussagekräftige Nachprüfungen erfordern daher regelmäßig eine gewisse Zeit nach Projektende, in der der Betrieb zumindest begonnen und einen eingeschwungenen Zustand erreicht hat.
Mit dem Beschluss SV-Nr. 14-20/V 13424 („Transparente Darstellung und Wirtschaftlichkeit bei IT-Projekten“) vom 12.12.2018 wurde der Zeitpunkt der Evaluierung der Wirtschaftlichkeitseffekte auf das Ende des Lebenszyklus festgelegt. Der Lebenszyklus einer Fachanwendung beginnt mit dem Projekt und wird mit dem Betrieb fortgesetzt bis zur Außerdienststellung des IT-Services, wobei selten eine kürzere Betriebsdauer als 10 Jahre entsteht. Dadurch waren seit 2018 bis zum Zeitpunkt des Eingangs dieser Anfrage noch keine Evaluierungen erfolgt.Im Zuge des Beschlusses „Einsparpotentiale durch Digitalisierung systematisch heben“ (Sitzungsvorlage Nr. 20-26/V 17685) vom 4.2.2026 wurde begleitend das Prozessmodell zur Einführung neuer IT-Services überarbeitet. Die Evaluierung des Nutzens bzw. der Einsparpotentiale erfolgt nun deutlich früher, nach Betriebsbeginn und einer jeweils angemessenen Einschwingphase, spätestens ca. ein Jahr nach Betriebsbeginn.

Frage 2:
Welches Verfahren wird dabei angewendet? Wie wird zwischen den betroffenen Referaten (Nutzerreferat, IT-Referat, POR) Verbindlichkeit bzgl. der VZÄ-Einsparungen hergestellt?

Antwort:
Das Verfahren für das monetäre Kosten/Nutzen-Verhältnis ist die Kapitalwertmethode (hinzu kommt eine Nutzwertanalyse, beides basierend auf der sogenannten WiBe 4.1 der KBSt). Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (WiBe) im Beschluss erfolgt auf Basis von Planzahlen, die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zur Nachkalkulation erfolgt auf Basis von IST-Zahlen. Die Höhe der möglichen Einsparungen in VZÄ auf Basis der Einzeltätigkeiten, die wegfallen oder vereinfacht werden können, werden als Expertenschätzung (Experten des jeweiligen Fachbereichs) bewertet. Beginn der Wirkung der Einsparung ist i.d.R. nicht vor Projektende. Verbindlichkeit entsteht durch das Verfahren, das in der Sitzungsvorlage Nr. 20-26/V 17685 vom 4.2.2026 beschrieben wurde. Hier wird vor Projektbeginn eine Einigung über die Höhe der Gegenfinanzierung des Servicebetriebs und die darüber hinausgehenden Einsparungen, die sog. Digitalisierungsdividende, erzielt.

Frage 3:
Werden die Einsparpotentiale von Digitalisierungsprojekten vom Personalbudget der betroffenen Referate abgezogen? Wenn nein, warum nicht? Wenn ja, nach welchem Verfahren? In welcher zeitlichen Abfolge?

Antwort:
Einsparpotentiale von Digitalisierungsprojekten können nur vom Personalbudget der Referate abgezogen werden, soweit die Einsparungen auf dem Hintergrund von personellen Aufwänden entstehen. Einsparpotentiale von Digitalisierungsprojekten im Sachkostenbereich werden vom Sachkostenbudget abgezogen. Einspareffekte im Sachkostenbereich gehören mit zur Zielsetzung im Rahmen der Digitalisierungsdividende.
Die Realisierung von haushaltswirksamen Einsparungen im Bereich von Sach- und Personalkosten können in Fällen, in denen eine Sitzungsvorlageerstellt wird, über die Formulierung entsprechender Antragsziffern beauftragt werden. Die Realisierung erfolgt mit Anmeldung bei Stadtkämmerei und POR im Rahmen des nachfolgenden Haushaltszyklus.
Die Realisierung der haushaltswirksamen Einsparungen können in Fällen der laufenden Verwaltung (unterhalb der Wertgrenzen der GeschO des Stadtrats), also bei Vorhaben ohne Sitzungsvorlage, im Rahmen des regulären Haushaltsaufstellungsverfahrens erfolgen. Weitergehende Erläuterungen zum Verfahren finden sich unten bei der Antwort zu den Fragen sieben und acht.

Frage 4:
Wie wird mit (laut Planung) freiwerdenden Ressourcen bei Mitarbeitern durch Digitalisierungsprojekte umgegangen (alternative Aufgaben)?

Antwort:
Der Umgang mit den freiwerdenden Ressourcen bei Mitarbeitenden durch Digitalisierungsprojekte liegt grundsätzlich in der Hoheit der Fachreferate. Die Personalressourcen können im Rahmen von offenen Stellen und Bedarfen von den Referaten neu disponiert werden. Die konkrete Umsetzung richtet sich nach den Vorgaben des Personal- und Organisationsreferats. In einer Beschlussvorlage oder bei Mittelübertragung im Rahmen des regulären Haushaltsaufstellungsverfahrens wird bei Vorliegen von haushaltswirksamen Einsparungen pauschal das Personalbudget des Teilhaushaltes des jeweiligen Referats anhand VZÄ und Jahresmittelbeträgen herabgesetzt (dargestellt in der Beschlussvorlage 20-26/V 01810), ohne personalorganisatorische Maßnahmen ggf. in der Sitzungsvorlage dazu festzulegen (Eigenverantwortung der personalführenden Referate). Das Fachreferat würde infolge ein geringeres Personalbudget bewirtschaften.

Frage 5:
Stellen Sie bitte gesondert dar, welcher personelle Aufbau (projektbezogen a) unbefristet, b) befristet) und welche summierten Investitionen mit Digitalisierungsvorhaben der letzten 6 Jahre verbunden waren/sind, welche personellen Einsparungen (VZÄ) jeweils geplant waren/sind, welche personellen Einsparungen je schon realisiert und welche je noch geplant sind.

Antwort:
Die summierten Investitionen der Projekte und Programme, die in der Buchhaltung das Merkmal „Digitalisierung“ aufweisen, betrugen etwa 213 Mio. Euro von 2018 bis 2024 (IST-Ausgaben). Darin enthalten waren alle großen Programme wie insbesondere neoFin, neoHR, Digitalisierung im KVR, E-Akte, E- und Open Government, MPdZ etc. Im Zusammen-hang mit der Digitalisierung geschaffene Stellen sind im IT-Referat weit überwiegend unbefristet geschaffen worden. Die Dokumentation der Stellenschaffungen im Zusammenhang mit der Digitalisierung enthält kein auswertbares Merkmal „Digitalisierung“. Deswegen wurden die entsprechenden Beschlussvorlagen zu den Projekten mit Digitalisierungsmerkmal einzeln ausgewertet. Im beschriebenen Umgriff wurden von 2018 bis 2024 22,6 VZÄ an Stellen geschaffen, davon fünf Stellen befristet. In den Summen sind Digitalisierungsthemen (mit Merkmal Digitalisierung) enthalten, die in Gänze nicht auf Erzielung von Einsparungen oder Einsparpotentialen in der Verwaltung fokussiert haben, sondern in Angriff genommen wurden, -um einen Mehrwert bei Bürger*innen zu erzeugen (z.B. München APP, Digitale Teilhabe, E- und Open Government)
- um einen Mehrwert für den Klimaschutz zu erreichen (z.B. ASCEND)
- um die Attraktivität der LHM als Arbeitgeber zu stärken (z.B. Ausstattung Nachwuchskräfte)
- um gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen (z.B. E- und Open Government).

Von monetär relevanten personellen Einsparungen kann nur gesprochen werden, wenn es sich um haushaltswirksame Einsparungen handelt. Hierfür ist wie oben dargestellt die Anwendung auf konkrete Fachprozesse oder Vorgänge erforderlich. Digitalisierungsprojekte brachten i.d.R. häufig nichthaushaltswirksame Einsparpotentiale hervor, die später mit anderen Projekten und konkretem Bezug zum Fachprozess in Einsparungen transferiert wurden/werden. Dies ist bei den Digitalisierungsprogrammen, die Digitalisierungsinfrastruktur zunächst aufbauen (Plattformen, Technologien, etc.) in der Regel noch nicht der Fall.
Wo ausnahmsweise doch konkrete fachliche Prozesse benannt sind
(z.B. neoHR, Digitalisierung im KVR), liegen ggf. die realisierten Nutzeneffekte in der Zuständigkeit des jeweiligen Fachreferats.

Frage 6:
Bei welchen Digitalisierungsvorhaben hat sich die Wirtschaftlichkeitsbe- trachtung ex post a. bestätigt? b. nicht bestätigt? Woran liegt das?

Antwort:
Bei den IT-Beschlüssen zu Fachverfahren seit Gründung des IT-Referats sind in einigen Fällen die Projekte abgeschlossen, in anderen Fällen laufen die Projekte noch. Keiner der auf Basis des Beschluss 12.12.2018 zu untersuchenden IT-Services war zwischenzeitlich am Ende der Betriebsphase angekommen, daher gibt es weder bestätigte noch unbestätigte ex postWirtschaftlichkeitsbetrachtungen zu IT-Beschlüssen in Bezug auf einzelne Fachverfahren ab dem genannten Zeitraum.
Mit der im Juli 2025 behandelten Beschlussvorlage zu neoHR wurde jedoch als bekanntes Beispiel eine signifikante haushaltswirksame Personaleinsparung aufgezeigt, bei der die Personalbudgeteinsparungen die Betriebskosten klar überstiegen. Die Grafik aus dem Entwurf der Sitzungsvorlage Nr. 20-26/V 15138, geplant für die Sitzung des IT-Ausschuss am 23.7.2025, zeigt anschaulich, dass sich die haushaltswirksamen Einsparungen über den Zeitverlauf einstellen, somit eine „Digitale Dividende“ zurückfließt:
 

Frage 7:
Besteht aus Sicht des IT-Referats/des POR eine Regelungslücke zum verbindlichen Umgang mit VZÄ-Einsparungen im Rahmen von Digitalisierungsprojekten?

Frage 8:
Ggf.: Wie könnte diese behoben werden?

Antwort:
Eine Regelungslücke besteht aus Sicht des IT-Referats und des Personal- und Organisationsreferats hier nicht. Mit Beschluss des IT-Ausschusses vom 28.1.2026 und der Vollversammlung am 4.2.2026 wurde die Ver-
waltung beauftragt, insbesondere bei den städtischen Digitalisierungsprojekten die „Digitalisierungsdividende“, also die Einsparungen, die die Projekt- und Betriebskosten eines Projektes übersteigen, mittels eines strukturierten Verfahrens systematisch zu erheben und zu realisieren. Das geänderte Verfahren gilt ab dem 1.7.2026.
Aus gesamtstädtischer Sicht muss es das Ziel sein, durch Digitalisierung effektiv Personal- und Sachkosten einzusparen und diese Digitalisierungs-dividende dem städtischen Haushalt zuzuführen. Aus diesem Grund haben sich Stadtkämmerei (SKA), das Personal- und Organisationsreferat (POR) sowie das IT-Referat (RIT) auf ein verbindliches Vorgehen bei neuen Digitalisierungsprojekten geeinigt.
Es wurde ein neues Gremium der drei beteiligten Referate SKA, POR und RIT etabliert, das sich regelmäßig über anstehende Digitalisierungsprojekte und deren wirtschaftliche Effekte austauscht. Das IT-Referat wird beauftragt, gemeinsam mit dem jeweiligen Fachreferat in der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung die realistisch erwartbaren Einspareffekte eines Projektes, die über die reinen Projekt- und Betriebskosten hinaus gehen, zu beziffern. Sollte es zwischen IT- und Fachreferat keine Einigung bezüglich der Digitalisierungsdividende geben, wird das Gremium einbezogen, um unter Berücksichtigung der Stellungnahme des Fachreferats eine Entscheidung über die zu erzielenden Einsparungen zu treffen.

Der erwartete Realisierungszeitpunkt gibt an, wann Stellen eingezogen bzw. Sachmittel gekürzt werden und fällt standardmäßig mit dem Go-Live, also der Inbetriebnahme eines neuen IT-Services zusammen. Während der Projektlaufzeit soll die festgelegte Digitalisierungsdividende in regelmäßigen Abständen überprüft und dem Digitalisierungsboard vorgelegt werden. Verändert sich das Ergebnis hinsichtlich der zu erzielenden Digitalisierungsdividende, ist ein vorzeitiger Stopp des Projekts möglich.
Die Vereinbarung über die Höhe der Digitalisierungsdividende und die daraus resultierenden Mittelkürzungen und -übertragungen ist schriftlich zwischen Fachreferat, POR, SKA und RIT zu treffen. Die Entscheidung über die Durchführung eines Digitalisierungsprojektes setzt weiterhin die Zustimmung des IT-Referats sowie des jeweiligen Fachreferats voraus.