Leitfaden zur Aufwandsentschädigung für die Seniorenvertretung der Landeshauptstadt München

Leitfaden zur Aufwandsentschädigung für die Seniorenvertretung der Landeshauptstadt München
Antrag Stadtrats-Mitglieder Sabine Bär, Beatrix Burkhardt, Alexandra Gaßmann, Ulrike Grimm, Rudolf Schabl (Stadtratsfraktion der CSU mit FREIE WÄHLER) und Roland Hefter, Anne Hübner, Dr. Christian Köning, Barbara Likus (SPD-Fraktion) vom 22.5.2025

Antwort Sozialreferentin Dorothee Schiwy:

Nach § 60 Abs. 9 GeschO dürfen sich Anträge ehrenamtlicher Stadtratsmitglieder nur auf Gegenstände beziehen, für deren Erledigung der Stadtrat zuständig ist. Sie beantragen, den Antrag des Seniorenbeirats vom 14.5.2025 „Fortschreibung des Leitfadens zur Aufwandsentschädigung für die Seniorenvertretung der Landeshauptstadt München vom 23.4.2024“ zu übernehmen und umzusetzen. Der genannte Leitfaden dient als Vorgabe für die Verwaltung zur Abrechnung der Aufwandsentschädigungen.

Der Inhalt des Antrages betrifft deshalb eine laufende Angelegenheit, deren Besorgung nach Art. 37 Abs. 1 GO und § 22 GeschO dem Oberbürgermeister obliegt. Eine beschlussmäßige Behandlung der Angelegenheit im Stadtrat ist daher rechtlich nicht möglich.

Zu Ihrem Antrag vom 22.5.2025 teile ich Ihnen Folgendes mit:

Die Seniorenvertretung der Landeshauptstadt München stellt eine wichtige Interessensvertretung für ältere Menschen in München dar. Der Seniorenbeirat ist dabei das zentrale Beratungs- und Beschlussorgan der Seniorenvertretung und hat die Aufgabe gegenüber Stadtrat und Stadtverwaltung die Belange der älteren Einwohner*innen Münchens wahrzunehmen. Die örtlichen Seniorenvertretungen haben dabei die Aufgabe, die Verbindung zwischen den Senior*innen und dem Seniorenbeirat herzustellen und Informationen gegenseitig weiterzugeben.

Den Antrag des Seniorenbeirates der Landeshauptstadt München vom 28.4.2025 hat das Sozialreferat zum Anlass genommen, das Verfahren und den Leitfaden mit Blick auf einen schlanken Verfahrensprozess anzupassen, um so zu einer Vereinfachung für die Seniorenvertreter*innen, bzw. Seniorenbeirät*innen im Umgang mit Aufwandentschädigungen beizutragen und hier mehr Klarheit zu schaffen.

Das Verwaltungskostenbudget erhält der Seniorenbeirat zur Deckung seiner Aufgaben. Als maßgebliche Grundlage für die Einordnung der Barbeschaffungsgrenze dient die Seniorenvertretungssatzung unter § 6 Verwaltungskostenbudget.
Aus dem Verwaltungskostenbudget werden alle für die Seniorenvertretung anfallenden Kosten einschließlich der Budgets für die örtlichen Seniorenvertretungen in den Stadtbezirken gedeckt.
Die Satzung sieht weiterhin vor, dass über die Einzelverwendung von Mitteln aus dem Verwaltungskostenbudget die*der Seniorenbeiratsvorsitzende entscheidet. Hierzu ist aber die städtische Beschaffungsordnung heranzuziehen, welche eine Barbeschaffungsgrenze in Höhe von 50 Euro vorsieht.
Im Rahmen dieses Betrages genehmigt der*die Vorstandsvorsitzende die Ausgabe, wenn die*der Seniorenbeirät*in bzw. Seniorenvertreter*in persönlich unterschreibt, dass die geplante Ausgabe im Rahmen der Aufgabenerfüllung entsteht. Eine Genehmigung oder inhaltliche Prüfung durch die Geschäftsstelle ist somit im Vorfeld nicht erforderlich. Lediglich im Rahmen der Abrechnung ist die Genehmigung des*der Seniorenbeiratsvorsitzenden der Geschäftsstelle einzureichen. Das bedeutet, das Ausgaben ausschließlich dann nicht erstattet werden, wenn diese offensichtlich außerhalb der Aufgabenerfüllung der Seniorenvertretung getätigt wurden.

Das Sozialreferat hat zudem geprüft, ob der Betrag angehoben werden kann. Dies ist aber im Rahmen der zugrundeliegenden Beschaffungsordnung leider nicht möglich. Ausgaben über 50 Euro bedürfen deshalb weiterhin einer Prüfung nach den haushaltrechtlichen Grundsätzen der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit sowie der Vorgaben der Vergabe- und Beschaffungsordnung. Aus vergaberechtlichen Gründen besteht im notwendigen Verfahren daher kein Gestaltungsspielraum und somit sind Preisvergleiche weiterhin durchzuführen.
Die Seniorenvertretungen werden aber dahingehend entlastet, dass der Preisvergleich durch die Geschäftsstelle durchgeführt wird. Die Geschäftsstelle hat ein entsprechendes Formular zur Bedarfsanmeldung über 50 Euro erstellt. Das Formular schafft Klarheit und vereinheitlicht den Ablauf. Die Geschäftsstelle des Seniorenbeirats prüft die eingehenden Bedarfsanmeldung umgehend, damit Seniorenbeirät*innen schnell und rechtskonform ihren Aufgaben nachkommen können. Die Seniorenbeirät*innen werden somit auch im Verfahren zu Ausgaben über 50 Euro entlastet, da diese von der Geschäftsstelle getätigt werden und sie keine persönlichen finanziellen Vorleistungen erbringen müssen.

Damit die Seniorenvertreter*innen schnell und nachvollziehbar handeln können, erhalten sie durch die Geschäftsstelle eine Handreichung mitübersichtlich aufgelisteten Abrechnungsmöglichkeiten zu den häufigsten Themenbereichen.

Abschließend darf ich Ihnen noch mitteilen, dass die Handhabung mit dem Verwaltungskostenbudget – wie bereits oben erwähnt - der städtischen Beschaffungsordnung unterliegt und somit für alle Beiräte gleichsam Anwendung findet, daher eine Gleichstellung geboten ist.

Ich hoffe, auf Ihr Anliegen hinreichend eingegangen zu sein. Ich gehe davon aus, dass das verschlankte Verfahren nun einer unkomplizierteren Abrechnung dient, für mehr Klarheit sorgt und die bindenden Verwaltungsvorschriften der Umsetzung vieler guter Ideen der Seniorenvertretung nicht im Wege stehen.

Um Kenntnisnahme von den vorstehenden Ausführungen wird gebeten. Wir gehen davon aus, dass die Angelegenheit damit abgeschlossen ist