Herr Oberbürgermeister Reiter hat mir Ihre Anfrage vom 17.10.2014 zur Beantwortung übergeben.
In Ihrer Anfrage bitten Sie um Auskunft zur Versorgung der Münchner Schulen mit Einrichtungsgegenständen und Büchern. Da es sich hier um eine referatsübergreifende Thematik handelt, haben wir die Beantwortung Ihrer Fragen mit den hierfür zuständigen zentralen Vergabestellen 1 und 10 abgestimmt.
Frage 1:
Warum erfolgte diese Information so spät?
Antwort:
Die Einrichtungen wurden mit Schreiben vom 13.08.2014 über das Risiko möglicher Lieferengpässe informiert. Nachdem zum Ferienende ein hohes Bestellaufkommen vorlag und Bauprojekte zur Erstausstattung anstanden, wurde seitens GL 2 unter Einbeziehung der Vergabestellen analysiert, ob die Situation zum neuen Schuljahresbeginn zu Lieferrisiken führen könnte.
Als sich Anfang August entsprechende Meldungen für Schulmobiliar seitens der Rahmenvertragsfirma als von der Vergabestelle 1 konkretisierten, hat die Geschäftsleitung sofort auf diese Hinweise reagiert und die Einrichtungen informiert.
Eine frühere Information (vor Beginn der Schulferien) war leider nicht möglich, da bis zu diesem Zeitpunkt nicht abzusehen war, in welchem Umfang letztlich Schulmöbelbestellungen bei der betroffenen Firma eingehen würden. Von den Einrichtungen werden über das städtische Einkaufssystem SRM (Supplier Relationship Management) die Bestellungen direkt an die Lieferfirma bzw. den Hersteller generiert.
Frage 2:
Sind diese Probleme nur in diesem Schuljahr aufgetreten oder ergibt sich dieser „Bearbeitungsstau“ jährlich?
Antwort:
Ein regelmäßig hohes Bestellaufkommen zum Schuljahresende ist selbstverständlich bekannt. Dies führte in der Vergangenheit aber nicht zu Herstellungs- bzw. Lieferengpässen.
Dieses Jahr verschärfte sich die Situation dadurch, dass im Rahmen der Neuausstattungen aus dem Bereich des Zentralen Immobilienmanage-
ments erheblich mehr Bestellungen als in den Vorjahren anfielen. Nach Bekanntwerden der Lieferengpässe hat GL 2.11 „Beschaffung und Kundenbetreuung“ im Einvernehmen mit den Geschäftsbereichen, dem Zentralen Immobilienmanagement und der Vergabestelle 1 erstmalig eine Priorisierung der Bestellungen und Lieferzeitpunkte bei dem betroffenen Lieferanten durchgeführt. Es war dafür Sorge zu tragen, dass die Bereitstellung von Tischen und Stühlen für die Münchner Schülerinnen und Schüler als Erstbeschaffung gewährleistet ist. Bis auf wenige Einzelfälle bei Ersatzbeschaffungen konnte dies sichergestellt werden.
Frage 3:
Wie lange ist der Zeitraum von der Bestellung durch die Schulen bis zur Auslieferung?
Antwort:
Der Zeitraum ist abhängig von folgenden Faktoren:
- Sind Rahmenverträge vorhanden und wenn ja, welche Lieferfristen liegen den Verträgen zu Grunde (i. d. R. bei Schulmöbeln 6 Wochen) - Von der Höhe des Vergabevolumens – abhängig davon ergeben sich Fristen für die jeweiligen Ausschreibungsverfahren
- Von der personellen Besetzung in den Vergabestellen sowie der Geschäftsleitung, Abt. Finanzen (GL 2.11 Beschaffung und Kundenbetreuung sowie GL 2.23 Anlagenverwaltung) zur Bearbeitung bzw. Aus-
schreibung von Freitextbestellungen außerhalb von Rahmenverträgen (2012: 29.260 Bestellpositionen; 2014 (bis 29.10.): 27.085 Bestellpositionen, entspricht bereits 92% des Vorjahres)
- Sind die Leistungen im Rahmen der Bedarfsanforderung produktneutral entsprechend den Anforderungen des Vergaberechts beschrieben oder sind von Seiten der Vergabestelle Nachfragen bei der jeweiligen Schule erforderlich.
Aufgrund einer auch zukünftig unterstellten Häufung von Bestellanforderungen (siehe Aktionsprogramm Schul- und Kita-Bau 2020) und einer Vielzahl an Faktoren, die eine Bestellung beeinflussen, werden zukünftig größere Vorlaufzeiten notwendig. So wird das RBS den Einrichtungen im Einvernehmen mit der Vergabestelle 1 empfehlen, Bestellungen aus Rahmenverträgen für Schulmöbelausstattungen möglichst frühzeitig, spätestens aber bis Ende Mai für das nächste Schuljahr auf den Weg zu bringen.
Frage 4:
Warum sind Schultafeln, die bereits deutlich vor diesem Stau bestellt wurden, ebenfalls nicht rechtzeitig zu Schulbeginn geliefert worden?
Antwort:
Bei der Abarbeitung der Bestellanforderungen für Schultafeln kam es aufgrund nicht eindeutiger Beschreibungen zu notwendigen Rückfragen bei den Bestellern. Diese waren bei den Einrichtungen erst zum Schuljahresbeginn wieder möglich. Rund 20 Schultafeln an verschiedenen Einrichtungen konnten durch die Vergabestelle 1 erst nach Schuljahresbeginn bei den Lieferanten angefordert werden.
Eine Beschwerde von ggf. betroffenen Schulen wegen verspäteter Lieferzeitpunkte ist allerdings weder RBS – GL 2 noch der Vergabestelle 1 bekannt.
Frage 5:
Gibt es bei der Auslieferung von Schulbüchern jetzt noch einen Auslieferungsstau oder liegen wie am Truderinger Gymnasium andere Gründe vor, dass sich Schüler darüber beklagen, keine Bücher erhalten zu haben?
Antwort:
Schulbücher werden über das städtische Einkaufssystem SRM (Supplier Relationship Management) durch die Einrichtungen direkt bei der Rahmenvertragsfirma bestellt. In diesem Bereich gibt es grundsätzlich keine Lieferengpässe, der zuständigen Vergabestelle 10 wurden solche auch nicht bekannt.