Datenschutz bei Verwaltungsschreiben mit Augenmaß und Gleichberechtigung
Antrag Stadtrats-Mitglieder Herbert Danner, Anna Hanusch und Dominik Krause (Fraktion Die Grünen – rosa liste) vom 22.3.2018
Antwort Oberbürgermeister Dieter Reiter:
Sie beantragen Folgendes:
„Die Stadtverwaltung überarbeitet ihr Datenschutzkonzept bei Verwaltungsvorgängen mit dem Ziel die Transparenz zu erhöhen und gleichzeitig schutzwürdige BürgerInnendaten zu schützen. Dabei ist auf die Gleichbehandlung von BürgerInnen-Daten und Daten von Verwaltungspersonal zu achten. Der Personalrat ist in diesen Überarbeitungsprozess selbstverständlich einzubinden.“
Nach § 60 Abs. 9 GeschO dürfen sich Anträge ehrenamtlicher Stadtratsmitglieder nur auf Gegenstände beziehen, für deren Erledigung der Stadtrat zuständig ist. Die Einhaltung des Datenschutzes ist eine laufende Angelegenheit, eine Beschlussfassung im Stadtrat ist rechtlich nicht zulässig.
Rechtlicher Rahmen, Zweck von datenschutzrechtlichen Regelungen
Datenschutz ist Grundrechtsschutz. Er dient dazu, Einzelne vor Beeinträchtigungen ihres Persönlichkeitsrechts durch den Umgang mit ihren personenbezogenen Daten zu schützen. Datenschutz steht für das Recht, dass jeder Mensch grundsätzlich selbst über die Verwendung seiner persönlichen Daten entscheiden kann, das heißt, wer wann und wie darauf Zugriff hat. Dieser Umgang ist in der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), im Bayerischen Landesdatenschutzgesetz (BayDSG) und im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie in zahlreichen Spezialgesetzen festgelegt und enthält weitreichende Regelungen zur Erhebung, Speicherung, Verwendung und Archivierung personenbezogener und besonders schützenswerter Daten.
Der Datenschutz umfasst alle Bereiche des privaten und beruflichen Lebens jeder Person. Er ist von allen Unternehmen und öffentlichen Stellen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zu beachten (Art.1 Abs. 1 i. V. m. Art. 2 Abs. 1 GG).
Datenschutz bei Stadtratsvorlagen
Da öffentliche Stadtratsvorlagen über das RIS im Internet veröffentlicht und somit weltweit abgerufen, über Suchmaschinen gezielt gesucht und automatisch ausgewertet werden können, sind sie datenschutzrechtlichstrenger zu behandeln als Dokumente in Papierform, die nur bestimmten Adressaten zugänglich sind.
Im Einzelnen bedeutet dies, dass insbesondere Namen und sonstige persönliche Angaben der Bürgerinnen und Bürger, die sich mit einem Anliegen, insbesondere einer Beschwerde, an die Stadt gewandt haben, nicht enthalten sein dürfen oder ausreichend unkenntlich zu machen sind, wenn nicht deren ausdrückliche Einwilligung zur Veröffentlichung, auch im Internet, vorliegt.
Dieses gilt auch für die Veröffentlichung von Firmendaten, die Betriebs und Geschäftsgeheimnisse enthalten, und für Daten sonstiger externer Personen, soweit nicht explizit eine Zustimmung vorliegt.
Sie beklagen insbesondere, dass bei Verwaltungsvorgängen (Stadtratsvorlagen, Anschreiben an Bezirksausschüsse, etc.) Namen von städtischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geschwärzt werden und nur noch anonyme Telefon- oder Faxnummern veröffentlicht werden. Dazu ist zu sagen, dass bei RIS-Dokumenten im Hinblick auf den Persönlichkeitsschutz auch keine Namen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auftauchen dürfen, sofern diese nicht eine herausgehobene
Funktion in der Öffentlichkeit bekleiden (z.B. Referenten, Pressesprecher). Andernfalls könnten sämtliche Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter, die Beschlussvorlagen erstellen, im Internet über das RIS gesucht und gefunden werden. Soweit dies gelegentlich übersehen wird, gibt es dazu auch immer wieder Beschwerden des betroffenen Mitarbeiterkreises.
Das Direktorium ist im Rahmen der formalen Endkontrolle von Stadtratsvorlagen und immer unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Öffentlichkeit angehalten, auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Regularien zu achten.
Datenschutz bei BA-Vorlagen
Die an eine Bürgerversammlung gerichteten Anträge werden grundsätzlich öffentlich im Ratsinformationssystem (RIS) eingepflegt und stehen damit der Öffentlichkeit zur Verfügung. Lediglich die persönlichen Angaben der antragstellenden Personen werden nur nichtöffentlich im RIS erfasst. Es ist aus Sicht des Datenschutzes durchaus unterschiedlich zu bewerten, ob der (Sach)Antrag im Rahmen einer Bürgerversammlung öffentlich vorgetragen wird, oder ob die persönlichen Angaben der Antragstellerin bzw. des Antragstellers dauerhaft für die Allgemeinheit im Internet abrufbar sind. Die frühere Praxis, die Antragstellerinnen und Antragsteller auf dem Wortmeldebogen um ihr Einverständnis zu einer Veröffentlichung der persönlichen Angaben – auch im Internet - zu bitten, hat sich nicht bewährt. Immer wie-der gab es trotz anfänglicher Zustimmung den Wunsch, die Daten im Internet nachträglich zu anonymisieren, auch weil den Bürgerinnen und Bürgern die Tragweite ihrer Entscheidung zum Zeitpunkt der Abgabe ihrer Erklärung nicht bewusst war.
Ergänzend ist anzumerken, dass eine Bürgerversammlungsempfehlung zwar durch eine Antragstellerin bzw. Antragsteller initiiert ist, letztlich aber erst nach mehrheitlicher Zustimmung aller anwesenden Gemeindebürgerinnen und Gemeindebürger beschlossen und wirksam wird. Da es sich somit um eine Empfehlung des gesamten Gremiums Bürgerversammlung handelt, ist eine öffentliche Nennung der antragstellenden Person auch aus diesem Grund nicht erforderlich. Zudem besteht ja für die Bezirksausschüsse bei Rückfragen jederzeit die Möglichkeit, über die BA-Geschäftsstellen Kontakt mit den Initiatorinnen/en der Bürgerversammlungsempfehlung aufzunehmen.
Beschlussvorlagen für Zuwendungen aus dem Stadtbezirksbudget werden zweigeteilt im RIS eingestellt. Der im RIS-Internet eingestellte und damit für die Öffentlichkeit sichtbare Teil enthält nur die jeweilige Maßnahme, die beantragte Zuwendungshöhe sowie den Namen der antragstellenden Initiativen, Vereine etc.. Namen natürlicher Personen oder personenbezogene Daten werden nicht genannt. Der zweite Teil der Vorlage, die Antragsunterlagen mit allen Anlagen, die auch die in Ihrem Antrag genannten schützenswerten Daten enthalten, werden nichtöffentlich im RIS eingestellt, aber natürlich den Bezirksausschussmitgliedern für die Beratung in der Sitzung zur Verfügung gestellt. Diese Handhabung gilt auch für andere Tagesordnungspunkte der Bezirksausschüsse. Unterlagen, die schützenswerte Daten enthalten, werden nicht oder nur geschwärzt im RIS-Internet eingestellt.
In Bezug auf den Umgang mit diesen und anderen schützenswerten Daten in den öffentlichen Sitzungen der Bezirksausschüsse ist darauf zu verweisen, dass alle Mitglieder der Bezirksausschüsse der Pflicht zur Verschwiegenheit unterliegen (§ 7 BA-Satzung). Alle schützenswerten Daten, die den Bezirksausschussmitgliedern zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendigerweise zur Verfügung gestellt werden, sind von diesen vertraulich zu behandeln und dürfen in öffentlichen Sitzungen nicht verbreitet werden, weder schriftlich noch mündlich. Es gibt beispielsweise auch keine Notwendigkeit, im Fall des von Ihnen angesprochenen beantragten Behinderten-Parkplatzes über die antragstellende Person selbst zu sprechen. Sollte dies zur Entscheidungsfindung ausnahmsweise erforderlich sein, ist die Diskussion in nichtöffentlicher Sitzung zu führen.Grundsätzlich sind alle Sitzungen der Bezirksausschüsse öffentlich, sofern nicht Rücksichten auf das Wohl der Allgemeinheit oder berechtigte Ansprüche einzelner entgegenstehen. Dies ist bereits bei der Aufstellung der Tagesordnung vom Vorstand des jeweiligen Bezirksausschusses zu berücksichtigen.
Um Kenntnisnahme der vorstehenden Ausführungen wird gebeten. Ich gehe davon aus, dass die Angelegenheit damit abgeschlossen ist.