Verbesserung der Email-Kommunikation der Stadtverwaltung
Antrag Stadträte Dr. Alexander Dietrich und Otto Seidl (CSU-Fraktion) vom 10.9.2014
Antwort Oberbürgermeister Dieter Reiter:
Mit Ihrem Schreiben vom 10.09.2014 haben Sie folgenden Antrag gestellt:
„Der Stadtrat möge beschließen:
Der Oberbürgermeister wird gebeten, durch geeignete organisatorische und technische Maßnahmen (z. B. Änderung von Kommunikationsrichtlinien) sicherzustellen, dass vonseiten der Stadtverwaltung elektronische Text-Dokumente und Präsentationen an ehrenamtliche Stadtratsmitglieder und an externe Empfänger ausschließlich im PDF-Format verschickt werden, wenn das Dokument nur zur Kenntnisnahme und nicht zur Weiterverarbeitung durch den Empfänger bestimmt ist.“
Der Inhalt Ihres Antrages betrifft den allgemeinen Verwaltungsablauf innerhalb der Stadtverwaltung und stellt damit eine laufende Angelegenheit dar, deren Besorgung nach Art. 37 Abs. 1 GO und § 22 GeschO dem Oberbürgermeister obliegt, weshalb eine beschlussmäßige Behandlung im Stadtrat gemäß § 60 Abs. 9 GeschO rechtlich nicht möglich ist.
Zu Ihrem Anliegen kann ich Ihnen Folgendes mitteilen:
Die Stadtver waltung wird Ihre Anregung übernehmen, dass seitens der Referate und Eigenbetriebe elektronische Textdokumente, Präsentationen etc. an ehrenamtliche Stadtratsmitglieder und an externe Empfänger zukünftig ausschließlich im PDF-Format per E-Mail verschickt werden, sofern das Dokument nur zur Kenntnisnahme und nicht zur Weiterverarbeitung durch den Empfänger bestimmt ist.
Die hier einschlägige „Dienstanweisung zur Nutzung von Internet/Intranet und E-Mail“, die als innerdienstliche Vorschrift der Landeshauptstadt München u.a. die Benutzung und Behandlung elektronischer Post durch die Stadtverwaltung regelt, wird um eine entsprechende Regelung ergänzt werden.
Die o.g. Ergänzung wird nach erfolgter Überarbeitung der „Dienstanweisung zur Nutzung von Internet/Intranet und E-Mail“ allen Referaten und Eigenbetrieben der Landeshauptstadt München mittels eines Informati-onsschreibens bekannt gegeben. Sie geben dann in eigener Zuständigkeit die Information an die städtischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weiter.
Von den vorstehenden Ausführungen bitte ich Kenntnis zu nehmen und gehe davon aus, dass die Angelegenheit damit abgeschlossen ist.