Wie wirken sich die geplanten Änderungen von Microsoft für Office 2019 auf die Office-Entscheidung der LHM aus?
Anfrage Stadtrats-Mitglieder Anna Hanusch, Dominik Krause und Dr. Florian Roth (Fraktion Die Grünen/Rosa Liste) vom 22.2.2018
Antwort Thomas Bönig, Referent für Informations- und Telekommunikationstechnik:
In Ihrer Anfrage haben Sie folgenden Sachverhalt vorausgeschickt:
„Die Mehrheit des Stadtrats hat sich im Herbst letzten Jahres entschieden, die Rolle rückwärts vom freien Betriebssystem Linux hin zu Microsoft Windows zu vollziehen. Teil dieser Entscheidung war auch, eine Prüfung durch eine externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hinsichtlich der Einfüh- rung von MS Office vorzunehmen. Da eine stadtweite Einführung von MS Office mit enormen Kosten im zweistelligen Millionenbereich verbunden ist und auch zeitlich eine große Herausforderung darstellt, wäre auch ein Verbleib beim derzeitigen System (Libre Office) möglich. Wie verschiedenen Quellen zu entnehmen ist, plant Microsoft sein neues Officepaket (Office 2019 – Einführung in der zweiten Hälfte 2018) mit wesentlichen Änderungen zu versehen. Office 2019 soll nur noch auf Infrastrukturen mit Windows 10 oder Windows Server, jedoch nicht mehr auf Windows 7 Plattformen lauffähig sein. Zudem will Microsoft das zukünftige Officepaket nicht mehr als MSI Dateien, sondern nur noch als Click-and-run-Installer anbieten. Die Landeshauptstadt München verwendet aktuell – so wie viele andere große Firmen – ein Softwareverteilverfahren, welches auf MSI Dateien fußt. Damit benötigt die LHM also neben der Umstellung auf den aktuellsten Windows Client auch noch eine Umstellung auf die dann einzig mögliche Praxis zum Ausrollen von Office.
Dadurch entsteht ein sog. Vendor-lock-in-Effekt, die Stadt wird (noch mehr) dazu gezwungen, Lösungen von Microsoft zu übernehmen und diese durch (externe) Fachkräfte umzusetzen. Bei allen weiteren Änderungen von Seiten Microsofts ist die Stadt immer gezwungen, diese auch zu vollziehen, auch wenn dadurch enorme Kosten entstehen, da sonst die Betriebssystem+Office-Infrastruktur nicht mehr lauffähig wäre. Die Dokumentation ‚Das Microsoft-Dilemma‘ in der ARD führte vor Augen, wie gefährlich die Abhängigkeit von Microsoft speziell für die öffentliche Hand sein kann und welche Einsparpotenziale in der Nutzung von Open Source Lösungen lie- gen.“Zu den im Einzelnen gestellten Fragen kann ich Ihnen Folgendes mitteilen:
Frage 1:
Werden im Rahmen der Prüfung durch die externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft die oben genannten Änderungen berücksichtigt?
Antwort:
Die Microsoft Produktplanungen werden im Rahmen des Umstiegs auf einen stadtweit einheitlichen Windows-Client detailliert analysiert und fließen in eine entsprechende Releaseplanung ein. Wie im Stadtratsbeschluss vom 15.11.2017 (Sitzungsvorlage Nr. 14-20/V 09124) dargelegt, wird die Vorgehensweise und Kostenschätzung bzgl. der Bereitstellung von Microsoft Office als Bürosoftware durch eine Wirtschaftsprüfung validiert.
Frage 2:
Welche Auswirkungen hätten die o. g. Änderungen für die LHM in Bezug auf die (Wieder-) Einführung von MS Windows und MS Office?
Antwort:
Im Rahmen der „Ausplanung des IT Gutachtens zur Neuorganisation der städtischen Informations- und Kommunikationstechnik“ (Sitzungsvorlage Nr. 14-20/V 09982 vom 8.11.2018) ist die Pilotierung von 6.000 Microsoft Office Arbeitsplätzen geplant, die auf der Virtualisierungsplattform der Landeshauptstadt München zur Verfügung gestellt werden. Der Lifecycle von Microsoft Office 2016 endet im erweiterten Support am 14.10.2025. Die Umstellung von LiMux auf Windows erfolgt laut Stadtratsbeschluss im Wesentlichen in 2021/2022.
Die Microsoft Produktplanung wird im Rahmen des Umstiegs auf einen stadtweit einheitlichen Windows-Client detailliert analysiert und fließt in die Releaseplanung ein. Sie hat keine abweichenden Auswirkungen auf die im Stadtratsbeschluss dargestellte Vorgehensweise und Planung, da laut aktuellen Informationen von Microsoft der erweiterte Support von Microsoft Office 2019 ebenfalls in 2025 und damit zeitgleich zu Office 2016 endet.
Die Umstellung der Installationsart seitens Microsoft von MSI Paketen auf Click-to-Run Installation setzt eine leicht andere Vorgehensweise bei der Erstellung der Softwarepakete voraus. Es werden Installationsdateien per Click-to-Run Installation erzeugt und die Ergebnisse verteilt. Die Verteilung erfolgt nach wie vor mit der vorhandenen Softwareverteilung und hat keine kapazitären Auswirkungen.
Frage 3:
Welche zusätzlichen Kosten würden der LHM entstehen wenn sie a) alle Clients vorzeitig auf Windows 10 umstellen muss? b) ein neues Softwareinstallationsverfahren einführen muss?
Antwort:
Sowohl der Umstieg auf Windows 10 als auch die Einführung einer neuen Softwareverteilung wurde im Stadtratsbeschluss beplant und durch den Stadtrat beschlossen. Der Aufbau einer neuen Softwareverteilung ist bis Q4 2019 und die Ablösung von LiMux – durch Windows – für die Jahre 2021 und 2022 geplant. Eine Ablösung der bestehenden Windows 7 Arbeitsplätze muss aufgrund des Supportendes bereits zum Januar 2020 erfolgt sein. Eine schnellere Umstellung ist aufgrund der im Beschluss postulierten Abhängigkeiten zu den Teilprojekten Verwaltungsnetz 2.0 und einheitlicher Verzeichnisdienst nicht möglich.
Frage 4:
Wie schätzt die LHM den zusätzlichen Arbeits- und Zeitaufwand ein, wenn flächendeckend Office bei der LHM eingesetzt werden muss?
Antwort:
Im Rahmen des Stadtratsbeschlusses wurde festgelegt, „vor einem flächendeckenden Umstieg von LibreOffice auf Microsoft Office die Umstellung nochmals detaillierter zu analysieren und zu planen sowie Aufwände, Kosten und Vorgehensplanung durch einen externen Wirtschaftsprüfer validieren zu lassen.“
Diese detaillierte Analyse wird selbstverständlich auf Basis der aktuellen Markt- und Produktsituation unter Berücksichtigung der Client- und Digitalisierungs-Strategie der Landeshauptstadt München erfolgen, die gemäß Gutachten die langfristige Ausrichtung sowohl beim Betriebssystem als auch für den Office Einsatz definieren wird. Diese Strategie wird im RIT erarbeitet. Zu berücksichtigen sind dabei neben den Produktstrategien der Hersteller und den Arten der Produktbereitstellung vor allem die Bedarfe, die sich daraus ergeben, wenn die Stadt vermehrt Kerngeschäftsprozesse (Services) dem Bürger über ein Portal anbieten möchte. Dazu benötigt es eine plattformunabhängige Bereitstellung, die auch die Chance bietet, sich in den internen Abläufen an diese Unabhängigkeit anzulehnen, wie es bereits im Stadtratsbeschluss vom 15.2.2017 „Ergebnis der externen Begutachtung der IT der LHM“ (Sitzungsvorlage Nr. 14-20/V 07007) als strategische Zielsetzung festgelegt wurde.Die Strategie und die Ergebnisse des Wirtschaftsprüfers werden dann, wie im Stadtratsbeschluss festgelegt, dem Stadtrat erneut vorgelegt werden.
Frage 5:
Inwiefern bindet sich die LHM an Microsoft, wenn sie in Zukunft keine eigenen Spielräume für das Ausrollen von Office-Software mehr hat?
Antwort:
Innerhalb der für Microsoft Produkte definierten Produktlebenszyklen und Supportzeiträume bestehen Spielräume, die analysiert und im Rahmen der Releaseplanungen berücksichtigt werden. In Bezug auf Microsoft Office besteht ein Vendor lock-in insoweit, dass kein nennenswerter Einfluss auf die Office Entwicklung genommen werden kann.
Frage 6:
Benötigt die LHM in Zukunft fortlaufend externe Fachkräfte, um die Um- stellung bei Office anzupassen und an die Benutzer weiterzugeben?
Antwort:
Die LHM benötigt fortlaufend Fachkräfte, die im Rahmen des Lifecycles Produkte updaten sowie auf neue, aktuelle Releases umstellen. Inwieweit es sich dabei um externe Fachkräfte handelt ist abhängig von der Stellenbesetzung, die insbesondere im Microsoft Betriebssystem- bzw. Office-Umfeld aufgrund der hohen Mitarbeiternachfrage am Personalmarkt schwierig ist. Selbstverständlich ist es maßgebliches Ziel interne Fachkräfte einzusetzen.