Die Landeshauptstadt München nimmt Abschied von der Stempelkarte. Die digitale Zeiterfassung kommt. Das dazu erforderliche Vergabeverfahren wurde dieser Tage erfolgreich abgeschlossen. Den Zuschlag für Beschaffung und Einführung sowie den Support in den nächsten 10 Jahren erhielt die ATOSS Software AG. Das Unternehmen mit Sitz in München ist Anbieter von Technologie- und Beratungslösungen für professionelles Workforce Management und bedarfsoptimierten Personaleinsatz. Das Personal- und Organisationsreferat sowie die Branddirektion treiben in einem gemeinsamen Projekt den Umstieg von der manuellen, auf der Stempelkarte basierenden Zeiterfassung hin zu einem modernen und leistungsfähigen Workforce Management (WFM). Die Zusammenstellung der Anforderungen an ein zukünftiges System, die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen und die Beschlussvorlagen für den Stadtrat wurden in Rekordzeit erstellt. Und in diesem Tempo geht es weiter: Der erste produktive Einsatz der elektronischen Zeiterfassung im Sinne „Ersatz der Stempelkarte“ soll bereits ab Frühjahr 2020 in einem noch auszuwählenden Pilot-Bereich starten. Danach werden mehr Funktionen wie beispielsweise Urlaubsanträge und mehr Dienststellen zugeschaltet. Parallel dazu laufen die Vorbereitungen für den vollumfänglichen Einsatz der elektronischen Zeiterfassung ab 1.1.2021 beim städtischen Eigenbetrieb it@M sowie für das neue Dienstplansystem bei der Branddirektion. Hier ist der Produktivstart für den Jahresbeginn 2022 geplant.
Bei der Implementierung geht es nicht nur um die Neubeschaffung einer elektronischen Zeitwirtschaft für die gesamte Stadtverwaltung und eines höchstanspruchsvollen Dienstplanungssystems für die Branddirektion, sondern darüber hinaus um ein Personaleinsatzplanungstool als Angebot an die gesamte Stadtverwaltung. Arbeitszeiten sollen künftig erfasst, bewertet und korrekt abgerechnet werden können, sowie Dienstpläne erstellt werden. Es geht bei einem WFM aber um wesentlich mehr: Dafür Sorge zu tragen, dass jetzt und in Zukunft die richtigen Beschäftigten zur richtigen Zeit am richtigen Platz ihre Dienste für Einwohnerinnen und Einwohner, Unternehmen und Institutionen in der Stadt München erbringen können. Dazu Personal- und Organisationsreferent Dr. Alexander Dietrich: „Ich freue mich, dass mit dem WFM ein großes Digitalisierungsprojekt innerhalb der Stadtverwaltung nun Realität wird. Die Stempelkarte war und ist ein Anachronismus. Wir beenden mit einem modernen Zeiterfassungssystem unnötigen manuellen Mehraufwand für die einzelnen Beschäftigten und Dienststellen und können uns künftig noch glaubwürdiger als moderne Arbeitgeberin präsentieren, die im Zeitalter der Digitalisierung angekommen ist.“
Thomas Bönig, IT-Referent und Chief Digital Officer: „Mit dem Münchner Weg der Digitalisierung für und mit den Menschen sollen über die Strategie München.Digital.Erleben bei der Digitalisierung von München neue Maßstäbe für eine digitale Stadtgesellschaft und Metropole gesetzt werden. Die konsequente Modernisierung der gesamten Stadt wird sich auch bei der Einführung des neuen Workforce Managements deutlich zeigen, mit der innovative Technologien und moderne Prozesse etabliert werden und der Grundsatz ‚Digital 1st‘ gelebt wird.“
Wolfgang Schäuble, Leiter der Branddirektion München:„Ich bin froh, dass nun der Weg für das Workforce Management System geebnet ist. Die Schichtplanung ist mit den vielen verschiedenen Einsatzdienstfunktionen jeden Tag ein Mammutwerk. Für den täglichen Dienstplan müssen Ruhezeiten, Abwesenheiten, Einsatzqualifikationen und gültige Eignungsuntersuchungen abgeglichen werden. Mit dem neuen Workforce Management wird es uns endlich möglich sein, die veraltete Software abzulösen und ein neues zeitgemäßes, effizientes Tool zu nutzen.“